Wir veröffentlichen an dieser Stelle in regelmäßigen Abständen Artikel aus dem Blog von Microsoft MVP Thomas Pött.

In Microsoft Teams können Sie einen externen Gast für Gruppen-Besprechungen oder zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten zu Ihrem Team hinzufügen. Auf diese Weise lässt sich die Zusammenarbeit noch effizienter gestalten. Den Gastzugriff können Sie einerseits über Teams Client und andererseits über Azure AD verwalten. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie keinen Gastnutzer aus einer Office 365-Gruppe hinzufügen können, wenn dieser nicht gleichzeitig auch als Gastnutzer in Azure AD vorhanden ist.

Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie Sie einen Gastaccount über beide Varianten einrichten können.

Hinzufügen eines Gastbenutzers aus Teams-Client

Der vom Team-Besitzer verwaltete Gastzugriff wird im Microsoft Teams-Client gesteuert. Hierfür ist es notwendig, dass der Zugriff als Gast für den jeweiligen Benutzer aktiviert ist. Navigieren Sie zum jeweiligen Team und klicken Sie auf „Weitere Optionen […]“ und anschließend auf „Manage Team/Team verwalten“. An dieser Stelle können Sie unter „Members/Mitglieder“ einen Gastbenutzer hinzufügen, indem Sie seine bzw. ihre externe Teams-Adresse mit „Name @ Domäne“ eingeben.

Nachdem der (Gast-)Benutzer hinzugefügt wurde, wird dieser als Mitglied in Ihrem Team angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie versuchen, einen Gastbenutzer über eine Office 365-Gruppe dem Team hinzuzufügen, wird Ihnen angezeigt, dass dies nicht möglich ist. Der Benutzer wird als „nicht gefunden“ angezeigt.

Hinzufügen eines Gastbenutzers aus dem Azure AD-Portal:

Öffnen Sie im Browser https://aad.portal.azure.com und klicken Sie auf „User/Benutzer“. Hier können Sie, wie nachfolgend abgebildet, mit dem Hinzufügen eines externen Gastnutzers beginnen.

Sobald der Nutzer Ihrem Azure AD Portal hinzugefügt wurde, können Sie diesen entweder in eine Office 365-Gruppe einladen, oder ihn über das Teamadministrationsportal zu einem Mitglied eines Teams machen. Wenn Sie eine neue Suche starten, wird Ihnen der Gastnutzer angezeigt.

Außerdem wird dem Gastnutzer, direkt nachdem Sie ihn zum Azure AD Portal hinzugefügt haben, eine automatisierte E-Mail gesendet. In dieser wird er darüber informiert, dass er nun als Gast angemeldet ist und den Zugriff auf Microsoft 365 Anwendungen überprüfen kann.

Im nächsten Schritt kann dieser sehen welche Zugriffsrechte (bspw. SharePoint) ihm eingeräumt wurden. Microsoft Teams erscheint beim Gastnutzer nur unter „Group Links“, wenn dieser zu einem Team hinzugefügt wurde.

Der erstellte Gastaccount lässt sich dann auch direkt von Microsoft Teams aus verwalten.

Microsoft, Microsoft Teams

Neue Features in Microsoft Teams

By Michaela Kum on

30. Oktober 2019

- Microsoft, Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein Tool, das sich stetig weiterentwickelt und regelmäßig mit neuen Features aufwartet. Wir werfen heute einen Blick zurück und zeigen Ihnen, welche Neuheiten in den vergangenen Monaten in Teams integriert worden.

Besprechungen werden im Teams-Kalender anzeigt

Zusätzlich zur bisherigen Agenda-Ansicht beinhaltet der Kalender in Teams jetzt auch eine wöchentliche Ansicht des Terminplans. Wählen Sie dafür auf der linken Symbolleiste in Teams die Funktion „Kalender“ aus, um sich diesen anzusehen. In der oberen rechten Ecke des Kalenders können Sie über die Menüfunktion auch einzelne Tage auswählen, um den Blick gezielt darauf zu richten.

Kanalbenachrichtigungen auf dem Desktop

Mit der Kanalbenachrichtigung haben Sie ab sofort noch mehr Kontrolle darüber, welche Mitteilungen Sie von den einzelnen Kanälen erhalten möchten. Gehen Sie hierfür auf den jeweiligen Kanalnamen und klicken Sie auf „Weitere Optionen […]“. Unter „Kanalbenachrichtigungen“ können Sie einstellen, welche Benachrichtigungen Sie wo erhalten möchten. An dieser Stelle lassen sich Benachrichtigungen auch gänzlich deaktivieren.

Neuheiten Microsoft Teams Kanalbenachrichtung

Zentrale Stelle für Besprechungssteuerelemente

Egal ob Vollbildmodus, Notizen oder weitere Details – alle Steuerelemente, die Sie während einer Besprechung benötigen, befinden sich jetzt zentral unter „Weitere Optionen […]“. Den Besprechungschat und die Teilnehmerliste können Sie über die Symbole daneben aufrufen. Die Abbildung zeigt Ihnen, wie die Steuerelemente während einer Besprechung angeordnet sind.

Neuheiten Teams Besprechungssteuerelemente

Möglichkeit zur Kanalmoderation

Seit Ende August können Sie eine oder mehrere bestimmte Personen in Ihrem Team als Moderatoren hinzufügen. Mit diesem Feature können Sie bspw. sicherstellen, dass sich Diskussionen lediglich auf das vorgegebene Thema beziehen. Wie Sie die Kanalmoderation einrichten, haben wir bereits in unserem Anfang September erschienenen Blogbeitrag erklärt.

Update für iOs und Android

Auch die Teams-App für iOs und Android wird permanent aktualisiert. Diese Neuerungen beinhaltete das letzte Update:

Auf Nachrichten kann jetzt mit Emojis reagiert werden

Die Suchoberfläche wurde verbessert und zeigt nun alle Ergebnistypen in einer einzelnen Darstellung an

Ankündigungsbeiträge können in Kanälen angezeigt werden

Es kann ausgewählt werden, ob eine Anzeige von privaten Teams in den Suchergebnissen erfolgen soll

Vorschläge für die @Erwähnungen wurden verbessert

Optimierung von VoiceOver und Rotor zur Verbesserung der Barrierefreiheit (nur iOs)

Quelle: Microsoft

Microsoft, Microsoft Teams

Einrichtung einer sekundären Telefonnummer zur Authentifizierung in Microsoft Teams

By Michaela Kum on

21. Oktober 2019

- Microsoft, Microsoft Teams

Wir veröffentlichen an dieser Stelle in regelmäßigen Abständen Artikel aus dem Blog von Microsoft MVP Thomas Pött.

Wenn Sie zu einem Guest Tenant wechseln oder ein anderes Gerät nutzen möchten, fragt Teams Sie nach einem Microsoft Secure Code. Dieser wird an die von Ihnen registrierte Handynummer geschickt, den Sie dann zur Anmeldung angeben müssen.

Telefonnummer zur Authentifierzung Teams (1)

Die Einrichtung einer zweiten Telefonnummer zur Authentifizierung dient der Sicherung Ihres Kontos und ist ein Teil der Azure AD-Benutzereinstellungen. Da sich Ihre primär verwendete Telefonnummer sowie die mobile Teams-App aller Wahrscheinlichkeit nach auf demselben Handy befinden, können Sie nur über die sekundär hinterlegte Telefonnummer wieder auf Ihr Konto zugreifen, sollte Ihr Smartphone einmal verloren gehen.

Um die gewünschten Änderungen an der Telefonnummer vorzunehmen, folgenden Sie den nachfolgenden Anweisungen:

1. Melden Sie sich unter https://account.activedirectory.windowsazure.com mit Ihrem Benutzerkonto an.

Telefonnummer zur Authentifierzung Teams (2)

2. Klicken Sie Ihr auf Bild und wählen Sie anschließend den Reiter „Profil“ aus.

Telefonnummer zur Authentifierzung Teams (3)

3. Klicken Sie auf den Punkt „Additional security verfication/Zusätzliche Sicherheitsüberprüfung“.

Telefonnummer zur Authentifierzung Teams (4)

4. Hier können Sie die primär hinterlegte Telefonnummer ändern und eine zweite, alternative Telefonnummer zur Kontosicherung hinzufügen.

Telefonnummer zur Authentifierzung Teams (5)

Zur Durchführung dieser Schritte, können Sie ebenfalls die Azure Authentifizierungs-App verwenden, welche von Microsoft empfohlen wird.

Microsoft, Microsoft Teams

Einrichtung der Kanalmoderation in Microsoft Teams

By Michaela Kum on

4. September 2019

- Microsoft, Microsoft Teams

Wir veröffentlichen an dieser Stelle in regelmäßigen Abständen Artikel aus dem Blog von Microsoft MVP Thomas Pött.

In Microsoft Teams haben Sie mit der Kanalmoderation die Möglichkeit, zu steuern, wer dort neue Beiträge veröffentlichen darf und ob Mitglieder darauf antworten können. Falls ein Teambesitzer gegebenenfalls nicht über die notwendigen Fachkenntnisse verfügt, um eine Kanalmoderation optimal zu managen, können auch Teammitglieder als Moderatoren hinzugefügt werden. Die Verantwortung von Inhalten innerhalb des Kanals wird dann von Teambesitzer und Kanalmoderatoren gleichermaßen geteilt.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Kanal im Team erstellen und die Moderationskonfigurationen vornehmen.

1. Erstellen Sie zunächst einen eigenen Kanal im jeweiligen Team

2. Wählen Sie nach der Erstellung des Kanals die Option „Manage Channel/Kanal verwalten“ aus.

3. Konfiguration der Moderationseinstellungen

Im sich dann öffnenden Einstellungsfenster lassen sich zunächst die Rechte von Gastmitgliedern steuern. Sie können hier verhindern, dass Gäste proaktiv eine Unterhaltung beginnen.

Aktivieren Sie im nächsten Schritt die Option „Channel Moderation“. Sie als Teambesitzer dürfen dann Beiträge im Kanal veröffentlichen. Mitglieder des Kanals können dagegen nur auf Beiträge antworten oder es lassen sich Bot- bzw. Connector-Nachrichten versenden.

Unter „Team members permissions/Berechtigungen für Teammitglieder“ können Sie die Erlaubnis, dass Teammitglieder auf Nachrichten reagieren können, auch abschalten. An dieser Stelle fungiert der Kanal als reines Informationsinstrument, da die Mitglieder lediglich Beobachter sind. Außerdem kann festgelegt werden, ob das Versenden von Nachrichten durch Bots und Connector möglich ist.

4. Bestimmung von Teammoderatoren

Bewegen Sie den Mauszeiger über „Team Owners/Teambesitzer“ wird Ihnen angezeigt, wer der automatisch hinzugefügte Teambesitzer ist. Standardmäßig ist dieser auch der Kanalmoderator, der nicht von der Moderation ausgeschlossen werden kann.

Aus der Liste der Teammitglieder lassen sich weitere Kanalmoderatoren hinzufügen. Nicht-Mitglieder des Teams werden auf der Liste nicht angezeigt und können dementsprechend auch nicht hinzugefügt werden.

Optional ist auch die Festlegung von Gastmitgliedern als Moderator möglich. Dies ist bspw. sinnvoll, wenn Sie ein Projektmanagement-Team besitzen oder der Projektmanager jemand externes ist.

Abschließend noch ein paar Anwendungsbeispiele für moderierte Kanäle:

a) Nutzung als Informationskanal: Möchten Sie im Kanal lediglich bestimmte Informationen für die Mitglieder bereitstellen, sollten Sie einen Moderator definieren und die Informationsfreigabe bspw. auf Ankündigungen einschränken. Je nachdem für wen die dortigen Informationen bestimmt sind, können Sie die Antwortfunktion auf Nachrichten aktivieren oder ausgeschaltet lassen.

b) Nutzung als Funktionskanal: Wenn Sie auf dem Kanal bspw. Bots einsetzen, ist eine Zusammenarbeit der Mitglieder auf Grundlage der Nachrichtenfunktion möglicherweise nicht erforderlich. In diesem Fall können Sie den Chat-Bereich geschlossen halten und sich auf die anderen Kanal-Funktionen konzentrieren.

c) Compliance-Kontrolle: Verfügen Sie über einen Management-Kanal, möchten diesen steuern und/oder die Compliance- bzw. Verhaltensrichtlinien sicherstellen, bieten Moderationskanäle hierfür eine Unterstützung.