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In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, am Beispiel der Schnellsuche für Entitäten, wie individuell Microsoft Dynamics CRM 2015 an Ihre eigenen Geschäftsprozesse angepasst werden kann.

Bei Trans4mation nutzen wir für das abteilungsübergreifende Lead- und Kontaktmanagement die CRM-Software Microsoft Dynamics CRM 2015. Für uns ist MS Dynamics das CRM der Wahl, weil es neben einer guten Interoperabilität mit bestehenden Microsoft-Lösungen (z.B. Lync und Office) auf SharePoint-Technologie beruht und durch eigene Plugins erweitert werden kann. Eine 1:1 Abbildung interner Workflows und auch die programmiertechnische Anbindung an bestehende ERP-Lösungen sind damit einfach möglich. Für uns war zum einen wichtig interne Projektnummern mit MS Dynamics zu generieren, die an die angeschlossene ERP-Lösung weitergereicht werden können, zum anderen wollten wir neue Features, wie die Schnellsuche für Entitäten, an unsere Erfordernisse anpassen. Für die automatische Generierung und Vererbung von Projektnummern werden wir den Lösungsansatz später in einem separaten Blogbeitrag veröffentlichen. Mithilfe der verbesserten Schnellsuche lassen sich beliebige Kunden- und Kontaktdatensätze (Entitäten) leicht per Schlagwort auffinden. Auch die altbekannte Platzhaltersuche über das Wildcard-Symbol (*) ist implementiert und ermöglicht die Suche über unterschiedliche Typen von Datensätzen hinweg. Auf einen Blick lassen sich so alle passenden Entitäten, wie z.B. Leads, Kontakte oder Firmen in bekannter Microsoft-Kachel-Optik auflisten und es wird möglich, sofort in den gefundenen Zieldatensatz zu navigieren. Neben dem Titel zeigen zwei zusätzliche Zeilen Details zu jedem vorgeschlagenen Eintrag an. Auf diese Weise können die Datensätze besser voneinander abgegrenzt und wichtige Informationen (z.B. Adresse) sofort eingesehen werden.

 

Ergebisausgabe der Schnellsuche in MS Dynamics CRM 2015 (mit unerwünschten Leerzeilen)

 

Der Aufbau der Ergebnisausgabe ist praktisch, aber warum erscheinen in einigen Datensätzen standardmäßig Leerzeilen (—) bei den Extrainformationen und wie kann man festlegen, welche der Zusatzinformationen aus den betreffenden Datensätzen hier angezeigt werden sollen? Mit Sicherheit ist es stark vom jeweiligen Unternehmen abhängig, welche Daten bei den Zusatzinformationen letztlich benötigt werden. Grund genug dafür, den Weg zur Lösung dieses Problems einmal aufzuzeigen. Die erste Antwort ist denkbar einfach: Werden Leerzeilen angezeigt, ist das betreffende Datenfeld nicht befüllt worden. Doch um welches Datenfeld handelt es sich eigentlich und wo kann dies geändert werden?

 

Schritt 1: Einstellungen für Lösungen in MS Dynamics CRM 2015

 

Um dies herauszufinden bzw. zu ändern, wechselt man zunächst in den Einstellungsbereich und lässt sich dort seine einzelnen „Lösungen“ auflisten. In unserem Beispiel haben wir die betreffende Geschäftslösung „Customizing“ genannt. Wir öffnen unsere Lösung „Customizing“ und selektieren in der Datensatzhierarchie zunächst „Komponenten“ und darunter öffnen wir die „Entitäten“. Auf dieser Ebene wählen wir diejenige Entität aus, deren Ausgabeergebnis wir in der Schnellsuche verändern möchten (z.B. „Firma“). Hier selektieren wir dann die Ansichtseinstellungen. Im View rechts erhält man so eine Auflistung aller anpassbarer Ansichten. Es wird deutlich, wie umfassend das Customizing von MS Dynamics allein auf dieser Ebene vorgenommen werden kann. Wir interessieren uns hier aber nur für die Ansicht „Schnellsuche: Aktive Firmen“.

 

Schritt 2: Die Entität im Datenmodell der Lösung "Customizing" finden

 

Ein Klick weiter sind wir am Ziel angekommen und können die gewünschten Anpassungen im Fenster „Ansicht: Schnellsuche“ vornehmen. Das Geheimnis ist, dass die ersten drei Spalten genau jene drei Zeilen der Entität „Firma“ repräsentieren, die später in der Ergebnisausgabe der Schnellsuche auftauchen. Um zu bestimmen, ob ein Datenfeld angezeigt wird, müssen wir nun einfach die Reihenfolge der Spalten so umsortieren, dass die relevante Hauptinformation an erster Stelle und die gewünschten Zusatzinformationen an zweiter und dritter Stelle stehen. Erreicht wird das, indem man die gewünschte Spalte im Spaltenkopf selektiert und über die großen, schwarzen Pfeile in der Toolbox nach rechts oder links verschiebt. Zum Schluss speichern wir die neue Konfiguration und veröffentlichen die Anpassungen in unserer Lösung „Customizing“.

 

Schritt 3: Ansichtsoptionen der betreffenden Entität für die Schnellsuche manipulieren

 

In der Ausgabe der Schnellsuche erscheinen nun die Extrainformationen wie gewünscht anstelle der Leerzeilen und erleichtern so das tägliche Kontakt- und Leadmanagement. Die relevanten Informationen können jetzt auf einen Blick eingesehen werden.

 

Schritt 4:  Speichern, Veröffentlichen und angepasste Suchausgabe testen

 

Fazit

Wie wir am Beispiel der Schnellsuche zeigen konnten, ist MS Dynamics CRM 2015 für eigene Bedürfnisse anpassbar. Dafür muss man mit höheren zeitlichen Aufwänden beim Setup dieser komplexen Software rechnen. Viele Optionen sind tief im Einstellungsbereich jeder Geschäftslösung vergraben. Dafür erhält man ein sehr flexibles CRM, das passgenau für das eigene Unternehmen abgestimmt und erweitert werden kann. Letztlich verbessert sich durch ein effizientes und optimiertes Management der Kundenkontakte natürlich auch die Customer-Experience. Und genau das ist unser Ziel bei Trans4mation.

 

Ihr Ansprechpartner:

 

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