Microsoft 365 als Basis für eine moderne Arbeitswelt: Das Erfolgsbeispiel der Energie- und Wasserwerke Bautzen 

Stichtag: 23.08.2023! Nach über einem Jahr intensiver Arbeit war es so weit. Mit M365 als Basis für eine moderne Arbeitswelt wurde das Intranet der Energie- und Wasserwerke Bautzen (kurz EWB) eingeführt, das die zentrale Bereitstellung von Informationen, die Minimierung von E-Mail-Fluten und die zentrale Abbildung von Daten ermöglichte. Am Anfang stand zudem das große Fragezeichen: „Was machen wir mit den uns gegebenen Möglichkeiten im Microsoft 365-Universum?“.  Außerdem gab es bisher keinen einheitlichen Newskanal, um Mitarbeitende umfassend über Geschehnisse im Unternehmen zu informieren. 

 In diesem Kundenbeispiel berichte ich, wie der Prozess beim Aufbau eines modernen Intranets bei der EWB aussah, welche Herausforderungen uns begleiteten und welche Schritte wir bis zum Ziel gegangen sind. 

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Die Ausgangslage: E-Mail Fluten und Überkommunikation

Mitte 2022: Die Energie- und Wasserwerke Bautzen (EWB) sind ein regionaler Energieversorger mit ca. 90 Mitarbeitenden (daran änderte das Projekt nichts). Dennoch waren die Zeiten andere: Mitarbeitende wurden vorwiegend über E-Mail informiert (Pressespiegel, Massagetermine, Speisepläne, etc.), was eher mehr als weniger zu vollen Postfächern und Frustration führte. Dateien wurden in den internen Laufwerken gesucht und trotzdem nicht gefunden. Es wurde gedruckt, ausgehängt und wieder eingescannt. Kurz: Die Digitalisierung war trotz intensiver Arbeit noch nicht angekommen und es herrschte an vielen Stellen die „Ich-Finde-Es-Nicht-Not“. Die Lösung lag bereits im Einkaufswagen, denn die EWB beschäftigte sich sehr stark damit, ihre digitalen Prozesse mit Microsoft365 abzubilden. 

Die Herausforderungen: M365 als Basis für eine moderne Arbeitswelt einsetzen, aber wie? 

Nur ist es das eine, sich „der Lösung“ bewusst zu sein und das andere, den Prozess dahinter zu kennen und zu verstehen … Ein modernes Intranet mit SharePoint (und später auch anderen Möglichkeiten in Teams, Viva Engage, … etc.) baut sich nicht von allein auf. Da es das gesamte Unternehmen betrifft, müssen viele Personen aus unterschiedlichen Abteilungen an einen Tisch und vor allem das Management involviert werden. Die Aufgaben sind vielfältig und sollten strukturiert angegangen werden. Hierbei half ein einheitliches Vorgehen: Strukturierte Aufnahme aller Anforderungen, Priorisierung dieser und Schritt-für-Schritt Aufnahme von Informationen bis hin zur Seitenstruktur, dem Design und der Umsetzung. 

Zudem sind wir Herausforderungen gemeinsam und als Team angegangen: 

• Wie lassen sie Anforderungen der EWB mit den Möglichkeiten von SharePoint verbinden? Hier stellten wir uns die Frage wie wir am besten zum Ziel kommen und alle Anforderungen, die das Unternehmen hatte, in SharePoint abbilden können. Spoiler: Alles geht meistens nie! 
• Wen beziehen wir ins Projekt ein? Welche Stakeholder und Mitarbeitenden werden in das Projekt involviert, um eine breite Akzeptanz und Beteiligung zu gewährleisten? 
• Wie halten wir die Projektbeteiligten bei der Stange? Die EWB musste sicherstellen, dass die Projektbeteiligten motiviert und engagiert blieben, indem sie regelmäßig kommunizierten, Feedback einholten und Erfolge feierten. 
• Wann und zu welchem Thema werden die Mitarbeitenden eingebunden? Die Projektbeteiligten mussten festlegen, wann und wie die Mitarbeitenden in die Planung, Gestaltung und Umsetzung des Intranets einbezogen werden sollten, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu berücksichtigen. 

• Wie baut man ein solches Intranet auf? Gemeinsam mussten wir eine geeignete Architektur, Navigation und Design für das Intranet entwickeln, um eine benutzerfreundliche und funktionale Plattform zu schaffen. 
• Welche Daten werden migriert? Ein wichtiger Punkt war die Migration von Daten. Welche Daten und Informationen haben wir und wie werden diese im neuen Intranet abgebildet?  

Das Vorgehen: Microsoft 365 Technologie intelligent nutzen und Mitarbeitende mitnehmen 

Sehr agil gehalten! Wir trafen uns zu zwei Workshopterminen in Bautzen, klärten das Vorgehen (siehe Stichpunkte), den Zeitrahmen und die Verantwortlichkeiten. Anschließend begaben wir uns in einen Arbeitsmodus mit wöchentlichen Projektmeetings. Dies brachte den Vorteil, dass das Projektteam die ganze Zeit involviert war, sich regelmäßig austauschen und Fragen schnell adressiert werden konnten. 

• In der Analyse wurden Ziele, Anforderungen und Rahmenbedingungen des Intranets ermittelt. Dabei wurden auch die bestehende Informationsstruktur, die vorhandene Microsoft Infrastruktur und die Zielgruppen analysiert. 
• In der Konzeption erstellten wir das Konzept. Dabei wurden die Architektur, Navigation, Design und Inhalte des Intranets definiert. Außerdem wurden die Rollen und Zuständigkeiten festgelegt. Heraus kam kein x-seitiges Papier, sondern eine Übersicht, was wie gestaltet sein sollte. 
• In der Umsetzung realisierten wir das Intranet in SharePoint. Dabei wurden die technischen Voraussetzungen geschaffen, die Inhalte erstellt oder migriert, die Funktionen getestet und das Intranet an die Anforderungen angepasst. Unsere sehr gute Vorbereitung half uns dabei, das System schnell und unkompliziert aufzubauen. 
• In der Einführung ging das Intranet endlich unter dem Namen „MeineEWB“ online. Dabei wurden Mitarbeitende geschult, das Intranet beworben, das Feedback ausgewertet und das System weiterentwickelt. 

Das Ergebnis: Eine gute durchdachte Informations- und Kommunikationsplattform

Das Ergebnis nach einjähriger Arbeit ist ein modernes Intranet mit M365 als Basis für eine moderne Arbeitswelt, insb. SharePoint, das eine zentrale Informationsplattform für die EWB darstellt. Wir haben es geschafft, alle relevanten Informationen aufzubereiten, zu migrieren und in Form eines Dokumentencenters darzustellen. Neuigkeiten aus dem Unternehmen und den Bereichen werden zentral auf der Startseite abgebildet und sind in verschiedene Kategorien einsortiert (Wichtig – Nice to read). Alle Unternehmensbereiche haben einen „Heimathafen“ erhalten, auf dem sie sich präsentieren und Wichtiges aus ihrem Bereich darstellen können. Die Akzeptanz in der Belegschaft war seit Beginn des Projekts sehr hoch. Viele Mitarbeitende wollten einen Teil dazu beitragen und haben das auch getan. 

Fazit

Eine schöne Plattform für die Informationsbereitstellung und Kommunikation mit Microsoft 365- geht super! Es war ein erfolgreiches Projekt für die EWB und für Trans4mation. Mit meiner Unterstützung haben sie eine zentrale Informationsplattform geschaffen, die ihre dezentrale Informationsstruktur verbessert, viele E-Mails reduziert, einen einheitlichen News-Kanal schafft und ihre vorhandene Microsoft Infrastruktur besser nutzt. Das Intranet ist ein wertvolles Werkzeug für die EWB geworden. 

Nun läuten wir Phase zwei ein: Review und Weiterentwicklung der Plattform, Einbindung weiterer Kommunikationsmöglichkeiten wie Teams und die Nutzung der Microsoft Power Plattform und Viva. 

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