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Microsoft

Wir veröffentlichen an dieser Stelle in regelmäßigen Abständen Artikel aus dem Blog von Microsoft MVP Thomas Pött.


Sie müssen eine Besprechung mit mehreren Kollegen/Kolleginnen planen oder ein Meeting mit externen Personen vorbereiten? Die wohl erste Hürde ist es, einen geeigneten Termin zu finden, der allen Teilnehmern passt. Setzen Sie an dieser Stelle für eine effiziente Terminplanung das Tool Find Time von Microsoft ein. Damit können Sie sicher sein, dass die größtmögliche Anzahl eingeladener Personen an der von Ihnen geplanten Besprechung teilnehmen können.


Um Find Time nutzen zu können, öffnen Sie https://findtime.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihrem Office 365-Konto an.


Folgen Sie anschließend den unten abgebildeten Arbeitsschritten:


Microsoft Find Time (1)
Microsoft Find Time (2)
Microsoft Find Time (3)
Microsoft Find Time (4)
Microsoft Find Time (5)
Microsoft Find Time (6)
Microsoft Find Time (7)
Microsoft Find Time (8)

Wenn alle Teilnehmer abgestimmt haben, können Sie auf dieser Grundlage Ihre Besprechung planen.

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Azubi-Blog
In einem IT-Unternehmen werden nur technische Berufe ausgebildet? Von wegen! Die Trans4mation bietet auch die Ausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement an. So habe ich den Weg in die T4M-Familie gefunden. Ich bin Steffi und möchte Euch in diesem Beitrag einen kurzen Einblick in meinen Berufsalltag als Azubi geben.

Zur IT-Branche hatte ich vor Ausbildungsstart keinerlei Bezug, daher war dieser Bereich für mich Neuland. Entsprechend aufgeregt war ich als ich am 01.09.2017 meine Ausbildung begann. IT-Fachwissen ist natürlich immer von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig für meinen Bereich. Ich merkte allerdings schnell, dass ich bei fachlichen Fragen jederzeit auf meine Kollegen zugehen kann und dadurch einen immer tieferen Einblick in die IT gewinne. Hauptaugenmerk meiner Ausbildung ist jedoch der kaufmännische Bereich, daher startete ich direkt am Front Office, wo alle Knotenpunkte zusammenlaufen. Ich kümmerte mich unter anderem um Reisebuchungen, Zuarbeiten für Abrechnungen, die Post, Terminplanungen und das Fuhrparkmanagement. Viel Freude bereitete mir auch der stetige Kontakt zu den Kunden und Kollegen, denen ich bei Fragen und Problemen weiterhelfen konnte.

Der Alltag ist sehr abwechslungsreich und spannend, denn durch das große Aufgabenfeld in meiner Ausbildung lerne ich auch verschiedene Bereiche der T4M kennen und habe die Möglichkeit in andere Abteilungen hineinzuschnuppern, die für mich relevant sind. Der Einsatzplan hängt dann ganz von den selbst gewählten Wahlqualifikationen ab. Ich habe mich für die Schwerpunkte „Personalwirtschaft“ und „Öffentlichkeitsarbeit & Veranstaltungsmanagement“ entschieden. Auf den letzten Punkt möchte ich hier etwas näher eingehen und Euch ein Projekt vorstellen, an dem ich zuletzt gearbeitet habe:

Da unsere Firma großen Wert auf Familie legt, findet jährlich neben der Weihnachtsfeier für die Belegschaft auch eine für die Kinder unserer Mitarbeiter statt. Im Rahmen des Moduls Veranstaltungsmanagement bekam ich die Aufgabe, diese Kinderweihnachtsfeier zu organisieren. Dabei habe ich viel gelernt! Ich kümmerte mich um die komplette Organisation: Von Terminfindung, Geschenkbestellung, Materialbeschaffung für die einzelnen Programmpunkte bis hin zum Weihnachtsmann, der den Kindern die Geschenke brachte. Zudem sorgte ich am Tag der Feier für einen reibungslosen Ablauf und die Versorgung der Eltern und Kinder. Dieses Projekt spiegelte das Aufgabenspektrum meiner Ausbildung wider. Die Mails, die geschrieben und verschickt werden mussten, die Terminerstellung und -einhaltung, die Kostenüberwachung und die Gewährleistung der Zuarbeit für die Abrechnung, aber auch die selbständige Organisation waren wichtige Punkte, an denen ich gewachsen bin. Mir hat die Planung der Feier nicht nur fachlich weitergeholfen, sondern ich konnte dadurch auch einige Kollegen und deren Familien näher kennenlernen. Am Ende des Veranstaltungstages bin ich zufrieden und erschöpft nach Hause gegangen und war über die vielen glücklichen Kinderaugen sehr dankbar.



Ich finde es klasse, dass ich hier als Auszubildende auch Projekte bekomme, die ich eigenständig bearbeiten und in die ich meine eigenen Ideen einfließen lassen kann. Dennoch war es immer gut zu wissen, dass ich bei Fragen und Problemen auf einen Ansprechpartner zurückgreifen konnte. Generell sind alle sehr hilfsbereit und es herrscht in der gesamten Firma ein sehr freundliches Betriebsklima, in dem ich mich wohlfühle und gern arbeite. Bei T4M wird auch Wert auf flache Hierarchien gelegt, weswegen man jedem, ob Geschäftsführung, Teamassistenz oder Praktikanten, auf Augenhöhe begegnen kann und auch keine Angst haben muss, Fragen zu stellen. Auch die Gesundheit steht im Fokus: 2x wöchentlich finden im Headoffice in Dresden Sportkurse statt, an denen die Belegschaft kostenfrei teilnehmen kann. Meiner Erfahrung nach, werden diese Kurse mit großer Begeisterung angenommen. Die Kurse wurden übrigens auch von einer Kollegin während ihrer Ausbildungszeit organisiert.

Außerdem haben wir hier die Möglichkeit erhalten, unser Wissen durch Weiterbildungen, firmeninterne Schulungen und Vorträge zu erweitern und über den eigenen Aufgabenbereich hinweg zu schauen.

Derzeit bin ich im Bereich Kreation & Marketing tätig und erhalte dort tagtäglich neue Einblicke in Social Media, Erstellung von Werbematerial und die Anfertigung des Newsletters.

Die Ausbildungszeit vergeht wie im Flug und ich freue mich schon auf meine nächste Abteilung und die neuen damit verbundenen Herausforderungen und Erkenntnisse. Der Beruf der Kauffrau für Büromanagement hält so viele verschiedene Aufgaben bereit, dass für Abwechslung stets gesorgt ist. Als Auszubildender erfährt man in der T4M-Familie viel Wertschätzung und Unterstützung, sodass ich froh bin, hier meine Ausbildung absolvieren zu können.

Wenn ihr neugierig geworden seid, schaut Euch gerne auch unser Azubi-Video auf YouTube an!

Viele Grüße, Eure Steffi
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Allgemein

Während Künstliche Intelligenz im Alltag bereits Einzug erhalten hat, steht die KI im Bereich des Wissenstransfers noch relativ am Anfang. Dennoch gibt es schon heute ein paar wenige Stellen, in denen KI den Bildungsbereich beeinflusst.



Künstliche Intelligenz lässt neue Berufsfelder entstehen

Dass die Entwicklungen von Künstlicher Intelligenz die Arbeitswelt und Unternehmen generell beeinflussen werden, haben wir bereits im zweiten Teil unserer KI-Serie gezeigt. Doch dies benötigt auch Personal, das mit der KI-Technik kompetent umzugehen weiß. Beim IT-Verband Bitkom gibt es dafür bereits einen Weiterbildungslehrgang zum KI-Manager. Dort lernen die Teilnehmer unter anderem, welche Basics und Konzepte man kennen sollte, wie KI die unternehmerische Wertschöpfung unterstützen kann und in welcher Weise KI-Lösungen letztendlich angewandt werden können.

Deutsche Universitäten haben die gewinnende Bedeutung von Künstlicher Intelligenz ebenfalls erkannt. Die Hochschule Pforzheim bietet seit 2017 den Studiengang „Mechatronische Systementwicklung“ mit den Wahlpflichtmodulen „Künstliche Intelligenz“ und „Robotik“ an. Auch andere Universitäten wie bspw. die TU Chemnitz, TU München oder die Universität Stuttgart haben das Thema KI mittlerweile in einigen Studiengängen integriert. Neu entwickelte Berufe wie AI-Berater und bereits bestehende Berufsbilder wie Projektmanager, Data Engineers und Software Architekten können zudem an neuen KI-Projekten beteiligt werden und das gemeinsame Wissen vereinen.



Chatbots und adaptives Lernen

Im Bereich des dialogorientierten Lernens liegt die Konzentration in erster Linie auf dem Einsatz von Chatbots. Durch Automatic Speech Recoginition (ASR) und Natural Language Processing (NLP) sind diese Bots in der Lage, eine bestimmte Sprache zu erkennen und passende Antworten zu geben.


Der Einsatz von Chatbots im Bereich von Lerntechnologien hilft dabei, größere Wissensbestände für den individuellen Lernbedarf aufzubauen. Wird z. B. ein Erläuterungstext zur Bedienung einer bestimmten Software gesucht, basiert die Antwort des Chatbots auf der Wahrscheinlichkeit, welche Antwort am ehesten zu der gestellten Frage passt. Wird vom Lernenden ein anderer Text als der Vorgeschlagene ausgewählt, lernt die Künstliche Intelligenz daraus. Bei der nächsten Suche wird die Wahrscheinlichkeit verändert und ein anderer Textvorschlag unterbreitet. Auch maßgeschneiderte Lernvorschläge (adaptives Lernen) sind ein Teil von KI im Bildungsbereich. Durch die beim Lernprozess generierten und erfassten Daten lässt sich mithilfe eines Algorithmus ein notwendiger Lernbedarf erkennen und darauf basierend ein individueller Lernpfad erstellen.


Künstliche Intelligenz in der Lehre und im Wissenstransfer

Humanoide Roboter in der Hochschullehre

Wie Künstliche Intelligenz in der Hochschullehre aussehen könnte, untersucht das Forschungsprojekt H.E.A.R.T. (Humanoid Emotional Assistant Robots in Teaching) der Philipps-Universität in Marburg. Das seit 2016 bestehende Projekt, welches vom Bundesministerium für Bildung und Forschung gefördert wird, möchte herausfinden, ob Künstliche Intelligenz in der Lehre überhaupt funktionieren kann. Angefangen hat alles mit Pepper, einem 1,20 m großen humanoiden Roboter. Um die weitere Forschung auf eine breitere Basis zu stellen, sind nach Pepper die Roboter Nao, Yuki und Miki hinzugekommen. Alle vier Roboter agieren über Apps, die das Forschungsteam rund um Leiter Jürgen Handke entwickelt hat. Zusätzlich wird durch paralinguale Kommunikation der Eindruck eines natürlichen Dialogs verstärkt. Hierbei sucht der Roboter bspw. den Blickkontakt zu Menschen oder lässt ein „ähm“ in seine Sprache einfließen. Sie sollen Hochschulprofessoren dabei keineswegs ersetzen, sondern die Studierenden beim Lernen unterstützen. Auch könnten sie als Assistenz für Dozenten eingesetzt werden, um bspw. dem hohen Betreuungsaufwand von Studierenden gerecht zu werden. Der Hauptzweck liegt demnach in der Interaktion mit Menschen. Neben der Fähigkeit, in den Sprachen Deutsch und Englisch einen möglichst natürlichen Dialog zu führen, sind die Roboter auch in der Lage, Emotionen von Menschen zu erkennen und die eigenen zum Ausdruck zu bringen. Mit jedem neuen Dialog wissen Pepper & Co. besser, was sie wie in welcher Situation zu sagen haben.



KI in der Schulbildung

Nicht nur in der Hochschullehre kann Künstliche Intelligenz die Lernenden unterstützen. Bereits in der Schule kann KI bei der Vermittlung von Basiswissen wie rechnen oder lesen eine Unterstützungsfunktion leisten. Ein Beispiel hierfür ist die vom schwedischen Karolinska Institute entwickelte Software Lexplore, welche auf Microsoft Azure und Windows 10 basiert. Das System soll die Lesekompetenz von Schülerinnen und Schülern auswerten. Diese Fähigkeit liegt insbesondere bei Kindern im Grundschulalter in unterschiedlich starker Ausprägung vor. Lehrkräfte müssen zunächst viel Zeit investieren, um zu verstehen, wo genau das Kind ein Problem hat. Die beim Lesen ablaufenden kognitiven Prozesse sind aufgrund der Komplexität jedoch nicht immer ganz nachvollziehbar. Lexplore kann den Vorgang der Problemfindung unterstützen, indem es die Augenbewegungen der Schüler beobachtet und auswertet. Anhand des in der Software integrierten Eyetrackers und eines speziellen KI-Algorithmus kann dann ein Rückschluss auf die Lesekompetenz der Schüler gezogen werden. Durch die daraus gewonnen Erkenntnisse ist es für Lehrkräfte einfacher, Einblicke in den Leseprozess zu gewinnen und entsprechende Maßnahmen bei einer vorhandenen Leseschwäche flexibler zu ergreifen.



Fazit

Zwar stehen die Entwicklungen von Künstlicher Intelligenz in der Weiterbildung, der Lehre und im Bereich des Wissenstransfers noch ganz am Anfang, dennoch kann sie auch hier eine Unterstützungsfunktion für Lehrkräfte und Professoren leisten. Dies zeigt der Einsatz von bereits bestehenden Chatbots, die Software Lexplore oder das Marburger Uniprojekt H.E.A.R.T. Ob der Einsatz von KI im Bereich des Wissenstransfers jedoch tatsächlich rentabel ist, wird die Zukunft zeigen.



Lesen Sie im nächsten Teil, wie Künstliche Intelligenz in der IT-Sicherheit eingesetzt wird.

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Microsoft, Microsoft Teams

Wir veröffentlichen an dieser Stelle in regelmäßigen Abständen Artikel aus dem Blog von Microsoft MVP Thomas Pött.


In Microsoft Teams haben Sie mit der Kanalmoderation die Möglichkeit, zu steuern, wer dort neue Beiträge veröffentlichen darf und ob Mitglieder darauf antworten können. Falls ein Teambesitzer gegebenenfalls nicht über die notwendigen Fachkenntnisse verfügt, um eine Kanalmoderation optimal zu managen, können auch Teammitglieder als Moderatoren hinzugefügt werden. Die Verantwortung von Inhalten innerhalb des Kanals wird dann von Teambesitzer und Kanalmoderatoren gleichermaßen geteilt.


Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Kanal im Team erstellen und die Moderationskonfigurationen vornehmen.


1. Erstellen Sie zunächst einen eigenen Kanal im jeweiligen Team


Teams Kanalmoderation (1)

2. Wählen Sie nach der Erstellung des Kanals die Option „Manage Channel/Kanal verwalten“ aus.


Teams Kanalmoderation (2)

3. Konfiguration der Moderationseinstellungen


Im sich dann öffnenden Einstellungsfenster lassen sich zunächst die Rechte von Gastmitgliedern steuern. Sie können hier verhindern, dass Gäste proaktiv eine Unterhaltung beginnen.


Teams Kanalmoderation (3)

Aktivieren Sie im nächsten Schritt die Option „Channel Moderation“. Sie als Teambesitzer dürfen dann Beiträge im Kanal veröffentlichen. Mitglieder des Kanals können dagegen nur auf Beiträge antworten oder es lassen sich Bot- bzw. Connector-Nachrichten versenden.


Unter „Team members permissions/Berechtigungen für Teammitglieder“ können Sie die Erlaubnis, dass Teammitglieder auf Nachrichten reagieren können, auch abschalten. An dieser Stelle fungiert der Kanal als reines Informationsinstrument, da die Mitglieder lediglich Beobachter sind. Außerdem kann festgelegt werden, ob das Versenden von Nachrichten durch Bots und Connector möglich ist.


Teams Kanalmoderation (4)

4. Bestimmung von Teammoderatoren

Bewegen Sie den Mauszeiger über „Team Owners/Teambesitzer“ wird Ihnen angezeigt, wer der automatisch hinzugefügte Teambesitzer ist. Standardmäßig ist dieser auch der Kanalmoderator, der nicht von der Moderation ausgeschlossen werden kann.

Teams Kanalmoderation (5)

Aus der Liste der Teammitglieder lassen sich weitere Kanalmoderatoren hinzufügen. Nicht-Mitglieder des Teams werden auf der Liste nicht angezeigt und können dementsprechend auch nicht hinzugefügt werden.


Teams Kanalmoderation (6)


Optional ist auch die Festlegung von Gastmitgliedern als Moderator möglich. Dies ist bspw. sinnvoll, wenn Sie ein Projektmanagement-Team besitzen oder der Projektmanager jemand externes ist.


Teams Kanalmoderation (7)


Abschließend noch ein paar Anwendungsbeispiele für moderierte Kanäle:


a) Nutzung als Informationskanal: Möchten Sie im Kanal lediglich bestimmte Informationen für die Mitglieder bereitstellen, sollten Sie einen Moderator definieren und die Informationsfreigabe bspw. auf Ankündigungen einschränken. Je nachdem für wen die dortigen Informationen bestimmt sind, können Sie die Antwortfunktion auf Nachrichten aktivieren oder ausgeschaltet lassen.


b) Nutzung als Funktionskanal: Wenn Sie auf dem Kanal bspw. Bots einsetzen, ist eine Zusammenarbeit der Mitglieder auf Grundlage der Nachrichtenfunktion möglicherweise nicht erforderlich. In diesem Fall können Sie den Chat-Bereich geschlossen halten und sich auf die anderen Kanal-Funktionen konzentrieren.


c) Compliance-Kontrolle: Verfügen Sie über einen Management-Kanal, möchten diesen steuern und/oder die Compliance- bzw. Verhaltensrichtlinien sicherstellen, bieten Moderationskanäle hierfür eine Unterstützung.

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