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Allgemein, Cloud, Microsoft

Zum zweiten Mal in Folge wurde Microsoft bei der Enterprise Connect in Orlando mit dem Best in Show Award ausgezeichnet. Für mehr als 500.000 Unternehmen, darunter 91 der Fortune 100, ist Microsoft Teams das Kommunikation- und Kollaborationstool standort-, zeitzonen- und sprachübergreifender Zusammenarbeit.
Microsoft Teams verbessert die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, indem es Unternehmen dabei unterstützt, von einer Reihe unterschiedlicher Anwendungen zu einem einzigen, sicheren Hub zu gelangen, der die Anforderungen der Teams zusammenführt – einschließlich Chats, Meetings und Anrufen, mit nativer Integration in die Office 365-Anwendungen. 

Wir stellen acht neue Funktionen in Teams vor, die Meetings integrativer und effektiver machen und gleichzeitig ein neues Maß an Sicherheit und Compliance bieten.

 

Individualisierbare Hintergründe

Bekannt ist bereits die Hintergrundunschärfe, die nun um die Möglichkeit einen benutzerdefinierten Hintergrund auszuwählen, ergänzt wird. Dies verbessert die Effektivität von Remote-Meetings, indem es die Verwendung von Video fördert und gleichzeitig die Ablenkung minimiert. 



Intelligente Erfassung

Eine zusätzliche Kamera zur Erfassung von Inhalten, wie beispielsweise Informationen auf analogen Whiteboards, wird die Arbeit künftig unterstützen. Zum Einsatz komm dabei die Intelligent-Capture-Verarbeitung von Microsoft, um Bild und Text zu erfassen, zu fokussieren, in der Größe anzupassen und zu verbessern, sodass Remote-Teilnehmer das Whiteboard-Brainstorming in Echtzeit sehen können, selbst wenn jemand vor dem Whiteboard steht. 


Microsoft Whiteboard in Teambesprechungen

Dies bietet eine digitale Leinwand für Teilnehmer, um direkt in Teams zusammenzuarbeiten, ob aus dem Besprechungsraum oder aus der Ferne.



Live-Untertitel

Für Teilnehmer, die unterschiedliche Sprachkenntnisse haben oder sich an einem Ort mit störenden Umgebungsgeräuschen befinden, werden Team-Meetings durch Untertitel integrativer. Es ist den Teilnehmern möglich, die Beschriftungen der Redner in Echtzeit zu lesen, so dass sie leichter synchron bleiben und zur Diskussion beitragen können. 



Sichere private Channels

Teilnahme und Sichtbarkeit der Kanäle kann auf Bedarf eingeschränkt werden, ohne separate Teams erstellen zu müssen. 


Informationsbarrieren

Dies trägt dazu bei, die Offenlegung von Informationen zu begrenzen, indem die Kommunikation zwischen den Inhabern von Informationen und Kollegen, die unterschiedliche Interessen vertreten, gesteuert wird, z.B. in Firstline-Worker-Szenarien. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen, die die Anforderungen von Ethical-Wall und andere damit verbundene Industriestandards und -vorschriften einhalten müssen.


Prävention von Datenverlust in Chats und Gesrpächen

Sensible Informationen in Chats und Kanalgesprächen können erkannt, automatisch geschützt und überprüft werden. Durch die Erstellung von DLP-Richtlinien können Administratoren verhindern, dass sensible Informationen versehentlich weitergegeben werden – entweder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens.

Live-Events in Microsoft 365

Ermöglicht es jedem User, Live- und On-Demand-Veranstaltungen zu erstellen, die eine überzeugende Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern ermöglichen. Live-Events nutzen Videos und interaktive Diskussionen über Teams, Streams oder Yammer hinweg. Bis zu 10.000 Teilnehmer können in Echtzeit von überall, über ihre Geräte hinweg teilnehmen oder später mit leistungsstarken Funktionen der künstlichen Intelligenz  – wie z.B. der automatischen Transkription – den Inhalt der Ereignisaufzeichnung freischalten. 


Ankündigungen und Neuigkeiten finden Sie jederzeit unter techcommunity.microsoft.com


Quelle: Microsoft

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Microsoft

Durch das unten angehangene PowerShell Kommando wird für alle anonymen Links, die in SharePoint Online und OneDrive for Business generiert werden, ein verpflichtendes Ablaufdatum gesetzt. Das gleiche gilt auch für extern geteilte Links. Das gilt auch für Links, die zum externen Teilen gedacht sind.

Falls die Parameter nicht im Set-SPOTenant Kommando aufgelistet sind, aktualisieren Sie die SharePoint Online PowerShell auf die neuste Version.


Microsoft SharePoint Links

Microsoft SharePoint Links

Dieses PowerShell Kommando deaktiviert das Ablaufen von Links wieder.


Microsoft SharePoint Links teilen

So finden Sie heraus, welche Einstellungen aktuell gelten:


SharePoint Einstellungen PowerShell


Weitere sinnvolle Blogbeiträge gibt es hier:
https://blogs.msdn.microsoft.com/richard_dizeregas_blog/2014/08/30/expiring-external-user-sharing-in-sharepoint-online/

https://support.office.com/en-gb/article/Share-sites-or-documents-with-people-outside-your-organization-80e49744-e30f-44db-8d51-16661b1d4232

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Allgemein, Cloud, Microsoft, Security

Mittels der bereits vorgestellten Klassifizierung von Datenbeständen versetzt Office 365 Sie zum Beispiel auch in die Lage, Nutzern auf eine lesbare Art Zugang zu den bei Ihnen gespeicherten Daten zu gewähren. Damit werden Sie mit Office 365 nach einiger Einarbeitung auch der Pflicht, Betroffenen Auskunft über die jeweiligen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewähren, gerecht. (Art. 12 Abs. 1). Der Export kann dann mit nur einem Klick erfolgen und verwendet natürlich auch ein für Laien lesbares Format (Art. 20 Abs. 1).

Auch an dieser Stelle wird wiederrum deutlich, wie eng Sicherheit und Datenschutz verbunden sind. Wir hoffen, dass wir Ihnen in dieser Reihe einen Überblick verschaffen konnten, wie Sie mit Office 365 datenschutzkonform arbeiten. Natürlich kann auch in einer Reihe aus Blogeinträgen nicht auf die Gesamtheit der Möglichkeiten eingegangen werden.

Mit diesem Beitrag kommt unsere Serie über die Umsetzung der DSGVO zu ihrem Ende.


Haftungsausschluss

Dieser Beitrag dient der Darstellung technischer Lösungsmöglichkeiten, er berührt aber auch juristische Problemstellungen. Es stellt ausdrücklich keine Rechtsberatung dar und kann auch keine Rechtsberatung ersetzen.
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Allgemein, Cloud, Microsoft, Security
In unseren vergangenen Beiträgen haben wir Ihnen bereits die rechtlichen Grundlagen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgestellt. Nun wird in dieser Reihe mit der Umsetzung in Office 365 auch der Schritt in die Praxis gelingen.


Teil 3:Der Office 365 Secure Score

Der genaue Zusammenhang zwischen dem Datenschutz und der Sicherheit ist nicht nur die explizit formulierte Pflicht, die Sicherheit und Integrität aller verarbeiteten Daten zu gewährleisten („Integrität und Vertraulichkeit“ vgl. Art. 5 Abs. 1f), sondern auch der generelle Zusammenhang zwischen der Einhaltung von Gesetzen, Sicherheit und Datenschutz. Ohne vollständige Compliance ist kein Datenschutz möglich und Compliance geht in jedem Fall mit dem Anspruch einer hohen Sicherheit einher. Schließlich können Sie niemals Schutz und Vertraulichkeit garantieren, wenn Ihre Daten nicht geschützt sind. Sicherheitslücken gefährden schließlich nicht nur Ihre Reputation, sondern erzeugen womöglich auch ungewollte Datenabflüsse oder unautorisierte Zugriffe. Der zweite Punkt ist dabei deutlich kritischer.


Schon auf einem Blick ermöglicht Office 365 Administratoren den genauen Überblick, wie es um ihre Compliance bestellt ist. Der Office 365 Secure Score, der auch auf dem Dashboard des Security Centers aktiviert werden kann, ist in einem Office 365, das noch nicht optimiert ist, auf einem niedrigen Niveau, was auch grafisch schnell sichtbar wird.


Direkt angelehnt an den Punktewert und das Diagramm werden den Nutzern Methoden an die Hand gegeben, um den Score zu verbessern. Hier lernen Sie, wie weit Sie schon gekommen sind und welche Möglichkeiten Ihnen noch offenstehen, um das Risiko für Ihre Nutzer und Daten zu reduzieren. Dabei sollte der Punktestand nicht nur ein Selbstzweck sein. Schließlich repräsentiert er das Sicherheitslevel Ihres Unternehmens, für welche Sie nur die höchsten Ansprüche anlegen sollten. Die Aktionen, die Ihnen von Office 365 empfohlen werden, sind nicht nur hinsichtlich der zu erlangenden Punkte aufgeschlüsselt. Sie sind auch nach weiteren Faktoren, wie zum Beispiel dem Einfluss auf die Nutzer oder die Kosten beziehungsweise nötigen Aufwendungen für die Implementierung geordnet. Anhand der potenziellen Punkteverbesserungen können Sie ableiten, welche Relevanz Sie den einzelnen Punkten zuweisen sollten und wie einschneidend die Aktivierung oder das Ignorieren der jeweiligen Handlungen wäre. Setzen Sie Ziele und vergleichen Sie sich mit ähnlichen Organisationen, um wirklich in allen Details einen Eindruck Ihrer Systemsicherheit in Echtzeit zu gewinnen. Wenn Sie so zum Beispiel bemerken, dass Sie Ihrem Ziel noch hinterherhinken, dann schlagen Sie in diesem Menü nach, welche Verbesserungen noch anstehen. Angenommen, Sie haben noch keine 2-Faktor-Authentifizierung in Ihren Anmeldvorgängen implementiert, dann wird Office 365 Sie hier darauf hinweisen und Ihnen neben einer Anleitung und den entsprechenden Werkzeugen auch die damit verbundene Änderung des Office 365 Secure Scores mitteilen. Sie können dann das Projekt der 2-Faktor-Authentifizierung angehen und Ihre Punktzahl auf das angestrebte Level heben.

Kategorieauswahl zue regelgerechten Einordnung

Unabhängig von umfangreichen Erleichterung und Hilfestellung, mit denen Office 365 das Rückgrat Ihres Sicherheitskonzepts und des damit verbundenen Datenschutzes bildet, so kann ein Sicherheitssystem trotzdem nicht alle Aufgaben allein und automatisiert meistern. Zwar werden aktuell alle Weichen in Richtung der künstlichen Intelligenz gestellt, aber noch bedarf es geschulter Fachkräfte, die Systeme bedienen und warten. Für einen vollen Office 365 Score sind daher auch Aktionen nötig, die in einem wöchentlichen bis täglichen Rhythmus durchgeführt werden. Hierfür einen eigenen Administrator abzustellen ist jedoch nicht nötig, wenn der Office 365-Service von Trans4mation in Anspruch genommen wird. Wir verbinden Compliance nach den neusten Regeln der Datenschutz-Grundverordnung mit einem Office 365-Service, der von der Planung bis zum Betrieb jeden Schritt beinhaltet. Mit dabei ist natürlich auch die kaum bezahlbare Befriedigung, die der Anblick eines beinahe 100 %igen Sicherheitsscores mit sich bringt.

 



Doch auch weitere allgemeine, aber keinesfalls weniger bedeutende Sicherheitsmöglichkeiten stehen im Bereich Bedrohungsmanagement bereit. Schließlich ist dieser wie bereits beschrieben ein vitaler Bereich des Datenschutzes.

Sicherheit entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung dank Trans4mation


Zu jenem Modul gehört auch eine präventive Funktion, die Sie vor E-Mails mit schadhaften Inhalt schützt und diese in Quarantäne verschiebt. Diese Option schützt Sie und Ihre Mitarbeiter vor betrügerischen Nachrichten, indem sie Nutzer den Zugriff auf verdächtige Mails verwehrt.

 


Haftungsausschluss

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