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Allgemein

Du bist sicher gut in Mathe, oder? Dann kannst du sicher auch hacken! Ich hab‘ da ja so ein Problem mit dem Drucker, kannst du mal gucken?

Beinahe jeder, der in der IT-Branche arbeitet, wurde mit einem oder sämtlichen dieser Evergreens konfrontiert.  So hartnäckig wie das Gerücht, dass ITler alleine im dunklen Kellerbüro hocken, hält sich auch der Stempel „Männerdomäne“. Dies allerdings ist messbar und bedauerlicherweise nicht so weit von der Realität entfernt

In deutschen IT-Unternehmen sind durchschnittlich lediglich 15 % der angestellten Fachkräfte Frauen. In den Hörsälen sind 82 von 100 Studierenden Männer, bei Auszubildenden sind es gar 91 von 100.
Dies war nicht immer so. Ada Lovelace (1815 – 1852) gilt unter Historikern dank ihrer Mitwirkungen an der Entwicklung der Analytical Engine als „die erste Person, die als Programmierer bezeichnet werden kann“, Grace Hopper (1906 – 1992) – Erfinderin des Computer-Compilers und der Programmiersprache COBOL, trägt neben der Presidential Medal of Freedom und über 40 Ehrendoktorwürden sogar den Titel „Man of the year 1969“.
In den 1980er Jahren galt die Programmierarbeit gar als Frauensache, da sie „Planung und Terminierung sowie Geduld und Blick für’s Detail“ erfordere, so „Amazing Grace“ selbst.

Warum also der Mangel an weiblichen Nerds, Geeks und Haecksen?
Wir haben drei unserer IT-Girls gebeten mit Vorurteilen aufzuräumen, von ihren Erfahrungen zu berichten und aufzuzeigen welche Jobs sich hinter dem mysteriösen Begriff „Informationstechnologie“ verstecken können.

 

Wenn man mit Katharina, seit 3 Jahren Teil des Trans4mation SharePoint-Teams, spricht, vermutet man zunächst, dass sie beruflich im sprach- oder kulturwissenschaftlichen Bereich anzusiedeln ist. Tatsächlich wurde ihr Gespür für die Zielgruppen gerechte Ansprache bereits durch ihre kommunikationswissenschaftlichen Studien geschärft. Gewiss ist ihre freundliche, zugewandte Art ein Trumpf für die Arbeit mit Kunden, die mitunter überrascht sind, dass der „Erwartungshaltung Nerd“ so gar nicht entsprochen wird, so Katharina. Sie glaubt, dass „gerade die Empathie etwas ist, das man als Frau in besonderem Maße mitbringt“. Dass die Kollegen mehrheitlich männlich sind, war nie ein Problem, sie fühle sich gleichberechtigt und schätzt die Zusammenarbeit. Auf der einen Seite ist es das technische Verständnis der Produktpalette von Office365, insbesondere der Webanwendung SharePoint, auf der Anderen das „Verständnis für die Kultur einer Organisation“, das benötigt wird, um den Kunden, seine Prozesse und reale Strukturen zu verstehen und so technische Werkzeuge wie SharePoint gezielt einzusetzen, um Optionen abzuwägen und Vorgänge im Sinne des Auftraggebers optimal zu automatisieren.
Weshalb sie sich mit ihrem Master of Science des Informationsmanagements für ein mittelständiges Unternehmen entschieden hat? Individualität, Entwicklungschancen und auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.


Nach ihren Studien der Betriebswirtschaftslehre und des International Management and Logistics war Stefanie nicht unbedingt auf die IT geeicht. Es war die Vielfältigkeit der Aufgabenbereiche, die Innovativität und Zukunftssicherheit der Branche, die sie angesprochen haben. Seit nunmehr 6 Jahren ist sie Projektmanagerin und Consultant bei Trans4mation und hat so mehr als ein Drittel der Firmengeschichte selbst miterlebt und mitgestaltet. Als Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Dienstleister ist sie „Augen, Ohren und Mund der Firma“ und wandelt mitunter zwischen Welten – denn so verschieden wie die Kunden sind auch die Technologien, mit denen sie arbeitet. Hier schätzt Stefanie die Weiterbildungsmöglichkeiten der Trans4mation und das familiäre Umfeld. Ausschlaggebend für den Erfolg ist dabei „das, was man tut, gerne zu tun“, so Stefanie.




Isabel ist als Teil des kreativen Teams der Trans4mation IT GmbH dort tätig, wo Funktion mit Ästhetik verbunden wird und zeitgemäße, skalierbare Designlösungen entstehen. Als Screendesignerin freut sie sich über die „Mannigfaltigkeit der Aufgaben“, vom Erforschen der Zielgruppe, über das Design des Layouts bis hin zur Umsetzung im Code „ist man täglich gefordert“. In der Zusammenarbeit mit den hauptsächlich männlichen Kollegen habe sie „keinerlei negative Erfahrungen gemacht, vielleicht ist es eher noch entspannter, geradliniger, konstruktiver […], denn Frauen bringen oftmals eine gewisse Emotionalität mit in die Arbeit“. Schade sei allerdings, dass „viele Klischees weit an der Realität vorbeigehen und über die Chancen innerhalb der Branche nicht ausreichend informiert wird“.



Unsere IT Girls wissen –  ob als IT-Consultant oder Entwickler, im Vertrieb oder im Support –  es warten spannende Projekte und fordernde Aufgaben auf diejenigen, die sich der Herausforderung stellen.
Hast auch du Lust Teil der Trans4mation zu werden? Dann schau auf unseren aktuellen Stellenangeboten vorbei.

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Microsoft, Security

Ab dem 25. Mai wird in diesem Jahr wird eine neue Verordnung angewendet, die den Umgang mit personenbezogenen Daten neu regelt. In dieser Serie werden wir einen Ausschnitt der neuen Regelung vorstellen. Anschließend werden diese mit praktischen Tipps und Hinweisen zu hilfreichen Werkzeugen ergänzt, damit der Umstieg auf neue und gesetzeskonforme Arbeitsabläufe gelingt.

Teil 3: Transparenz als ein Grundsatz der DSGVO

Gerade die Artikel der DSGVO, in welchen von den Verantwortlichen Transparenz gefordert wird, halten für Unternehmen Stolpersteine bereit. So zum Beispiel der Artikel 12, welcher Unternehmen verpflichtet, allen von der Datenverarbeitung betroffenen Personen eine Vielzahl von Informationen in Bezug auf die Datenverarbeitung „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln“ (Art. 12 Abs. 1). Die Auflistung der weiteren Informationen, die betroffenen Personen zugänglich gemacht werden müssen, sind in der DSGVO ebenfalls aufgelistet (vgl. u.a. Art. 13, 14, 15 DSGVO). Das hat zur Folge, dass es stets durchführbar sein muss, in einfacher Form aus großen Datensätzen oder Datenbanken spezielle Informationen zu isolieren, exportieren und der betroffenen Person zur Verfügung zu stellen. Zur Erinnerung: Auch dieser Vorgang fällt wieder unter die Dokumentationspflicht und muss daher nachvollziehbar ablaufen. Anschließend muss eine Konvertierung der Daten in ein für Laien lesbares Format erfolgen (vgl. Art. 20 Abs. 1), da nicht einfach ein unformatierter Datenbankauszug versendet werden kann. Hierbei entstehen für Firmen enorme Zeitaufwendungen, falls sie unvorbereitet mit vielen Anfragen konfrontiert sind und noch kein System zur einfachen Abarbeitung dieser Anfragen einsetzen. Alle diese immer wiederkehrenden Workflows müssen maschinell ablaufen, da sie zu viel Arbeitskraft erfordern, wenn jeder Schritt von Mitarbeitern einzeln auszuführen ist. Der Zugriff betroffener Personen auf Ihre Daten darf ebenfalls nicht behindert werden. Es ist im Gegenteil explizit die Pflicht zur Erleichterung des Zugriffs vorgeschrieben, der nur in Ausnahmefällen verweigert werden darf (vgl. Art. 12 Abs. 2).

Datensicherheit trotz bekannter Lücken

Ein zusätzlicher mit Problemen behafteter Punkt ist das Thema Sicherheit. Besonders durch die jüngsten Sicherheitslücken bei Prozessoren („Meltdown“ und „Spectre“), von denen fast alle Geräte betroffen sind, zeigen sich auch in der öffentlichen wie medialen Diskussion die Hürden bei der Etablierung sicherer Systeme. Die DSGVO erklärt jedoch ein „angemessenes Schutzniveau“ (vgl. Art. 32 Abs. 1 DSGVO) für personenbezogene Daten zur Pflicht. Schluderige Sicherheitssysteme riskieren daher nicht mehr nur den Ruf von Firmen, sondern stellen auch explizit einen Gesetzesverstoß da. Unternehmen sollten daher allerspätestens jetzt über die Implementierung geeignete Sicherheitssysteme nachdenken und diese so bald wie möglich in ihre Infrastruktur integrieren und dann gemäß üblicher Standards und den Regeln der DSGVO stets auf dem aktuellsten Stand halten (vgl. Art. 3 Abs. 1d DSGVO).

Der nächste Beitrag erscheint in einer Woche zur gleichen Uhrzeit.

Haftungsausschluss
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Cloud, Microsoft, Security

Ab dem 25. Mai wird in diesem Jahr wird eine neue Verordnung angewendet, die den Umgang mit personenbezogenen Daten neu regelt. In dieser Serie werden wir einen Ausschnitt der neuen Regelung vorstellen. Anschließend werden diese mit praktischen Tipps und Hinweisen zu hilfreichen Werkzeugen ergänzt, damit der Umstieg auf neue und gesetzeskonforme Arbeitsabläufe gelingt.

Teil 2: Grundsätze des Datenschutzes

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt den Verantwortlichen einige verbindliche Grundsätze an die Hand und stellt Regeln für deren Einhaltung auf. Bei der Verarbeitung sind alle beteiligten Stellen angehalten, besonders auf die Wahrung der Grundrichtlinien „Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz“ (Art. 5 Abs. 1a DSGVO) zu achten. Die Verarbeitung muss gemäß dem Zweck der Datenerhebung erfolgen („Zweckbindung“ vgl. Art. 5 Abs. 1b) und auf das kleinste Maß minimiert werden („Datenminimierung“ vgl. Art. 5 Abs. 1c). Sobald ein Datensatz veraltet oder falsch wird, ist es Aufgabe der Verarbeitenden, eine Löschung oder Korrektur anzusetzen („Richtigkeit“ vgl. Art. 5 Abs. 1d). Außerdem sind personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, wie es unbedingt erforderlich ist („Speicherbegrenzung“ vgl. Art. 5 Abs. 1e). Während jeder Verarbeitung ist stets die Sicherheit und Unversehrtheit dieser Daten zu beachten („Integrität und Vertraulichkeit“ vgl. Art. 5 Abs. 1f). Die Einhaltung jener Regeln sollte eigentlich bereits in jedem Unternehmen Standard sein und keine signifikanten Umstellungen erfordern. Viel größere Mühen verursachen hingegen womöglich die Rechenschaftspflichten der Verantwortlichen (vgl. Art. 5 Abs. 2), die damit verbunden werden.

Dokumentations- und Auskunftspflichten

Speziell die Bestimmung des Begriffes „Verarbeitung“, lässt große Dokumentationsaufgaben entstehen, da bereits das Abspeichern oder Ordnen unter die Tätigkeit des Verarbeitens fällt (vgl. Art. 4 Nr. 2). Da Verantwortliche die Einhaltung der oben dargestellten Grundsätze nachweisen müssen („Rechenschaftspflicht“ vgl. Art. 5 Abs. 2), können Aufgabenberge entstehen, deren händische Durchführung kaum möglich ist. Schließlich erfordert jeder Vorgang, der als Verarbeitung definiert wird, auch eine entsprechende Dokumentation. Wird zum Beispiel ein Textdokument, dass bei einem Kundengespräch angelegt wurde und die Kontaktdaten des Kunden enthält, abgespeichert, triff die Rechenschaftspflicht in Kraft. Wird das Dokument nun an einem anderen Ort abgespeichert oder in einem Clouddienst verarbeitet, so muss zu jedem Zeitpunkt gewährleistet sein, dass die Grundsätze der Datenverarbeitung eingehalten werden. Das schließt erneut auch alle Pflichten zur sorgfältigen Dokumentation mit ein. Insgesamt muss es auch in jeder Firma ein „Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten“ (Art. 30 Abs. 1) geben. Lediglich Unternehmen mit nicht mehr als 250 Mitarbeitern müssen weniger strenge Dokumentationspflichten einhalten. Der Zwang zur Dokumentation führt zu aufwändigen Schritten, die ganze Workflows hemmen und natürliche Arbeitsabläufe potenziell lähmen, wenn sie von Hand erfolgen. Daher ist es wichtig, rechtzeitig mit der Umstellung auf eine automatisierte Dokumentation und Indizierung umzusteigen, um nicht am Stichtag von den Anforderungen überrannt zu werden, zumal die Ausführung der Grundsätze in weiteren Artikeln der DSGVO noch detaillierter erfolgt und hier nur ein kleiner Ausschnitt beschrieben wurde.


Der nächste Beitrag erscheint in einer Woche zur gleichen Uhrzeit.

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In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, am Beispiel der Schnellsuche für Entitäten, wie individuell Microsoft Dynamics CRM 2015 an Ihre eigenen Geschäftsprozesse angepasst werden kann.

Bei Trans4mation nutzen wir für das abteilungsübergreifende Lead- und Kontaktmanagement die CRM-Software Microsoft Dynamics CRM 2015. Für uns ist MS Dynamics das CRM der Wahl, weil es neben einer guten Interoperabilität mit bestehenden Microsoft-Lösungen (z.B. Lync und Office) auf SharePoint-Technologie beruht und durch eigene Plugins erweitert werden kann. Eine 1:1 Abbildung interner Workflows und auch die programmiertechnische Anbindung an bestehende ERP-Lösungen sind damit einfach möglich. Für uns war zum einen wichtig interne Projektnummern mit MS Dynamics zu generieren, die an die angeschlossene ERP-Lösung weitergereicht werden können, zum anderen wollten wir neue Features, wie die Schnellsuche für Entitäten, an unsere Erfordernisse anpassen. Für die automatische Generierung und Vererbung von Projektnummern werden wir den Lösungsansatz später in einem separaten Blogbeitrag veröffentlichen. Mithilfe der verbesserten Schnellsuche lassen sich beliebige Kunden- und Kontaktdatensätze (Entitäten) leicht per Schlagwort auffinden. Auch die altbekannte Platzhaltersuche über das Wildcard-Symbol (*) ist implementiert und ermöglicht die Suche über unterschiedliche Typen von Datensätzen hinweg. Auf einen Blick lassen sich so alle passenden Entitäten, wie z.B. Leads, Kontakte oder Firmen in bekannter Microsoft-Kachel-Optik auflisten und es wird möglich, sofort in den gefundenen Zieldatensatz zu navigieren. Neben dem Titel zeigen zwei zusätzliche Zeilen Details zu jedem vorgeschlagenen Eintrag an. Auf diese Weise können die Datensätze besser voneinander abgegrenzt und wichtige Informationen (z.B. Adresse) sofort eingesehen werden.

 

Ergebisausgabe der Schnellsuche in MS Dynamics CRM 2015 (mit unerwünschten Leerzeilen)

 

Der Aufbau der Ergebnisausgabe ist praktisch, aber warum erscheinen in einigen Datensätzen standardmäßig Leerzeilen (—) bei den Extrainformationen und wie kann man festlegen, welche der Zusatzinformationen aus den betreffenden Datensätzen hier angezeigt werden sollen? Mit Sicherheit ist es stark vom jeweiligen Unternehmen abhängig, welche Daten bei den Zusatzinformationen letztlich benötigt werden. Grund genug dafür, den Weg zur Lösung dieses Problems einmal aufzuzeigen. Die erste Antwort ist denkbar einfach: Werden Leerzeilen angezeigt, ist das betreffende Datenfeld nicht befüllt worden. Doch um welches Datenfeld handelt es sich eigentlich und wo kann dies geändert werden?

 

Schritt 1: Einstellungen für Lösungen in MS Dynamics CRM 2015

 

Um dies herauszufinden bzw. zu ändern, wechselt man zunächst in den Einstellungsbereich und lässt sich dort seine einzelnen „Lösungen“ auflisten. In unserem Beispiel haben wir die betreffende Geschäftslösung „Customizing“ genannt. Wir öffnen unsere Lösung „Customizing“ und selektieren in der Datensatzhierarchie zunächst „Komponenten“ und darunter öffnen wir die „Entitäten“. Auf dieser Ebene wählen wir diejenige Entität aus, deren Ausgabeergebnis wir in der Schnellsuche verändern möchten (z.B. „Firma“). Hier selektieren wir dann die Ansichtseinstellungen. Im View rechts erhält man so eine Auflistung aller anpassbarer Ansichten. Es wird deutlich, wie umfassend das Customizing von MS Dynamics allein auf dieser Ebene vorgenommen werden kann. Wir interessieren uns hier aber nur für die Ansicht „Schnellsuche: Aktive Firmen“.

 

Schritt 2: Die Entität im Datenmodell der Lösung "Customizing" finden

 

Ein Klick weiter sind wir am Ziel angekommen und können die gewünschten Anpassungen im Fenster „Ansicht: Schnellsuche“ vornehmen. Das Geheimnis ist, dass die ersten drei Spalten genau jene drei Zeilen der Entität „Firma“ repräsentieren, die später in der Ergebnisausgabe der Schnellsuche auftauchen. Um zu bestimmen, ob ein Datenfeld angezeigt wird, müssen wir nun einfach die Reihenfolge der Spalten so umsortieren, dass die relevante Hauptinformation an erster Stelle und die gewünschten Zusatzinformationen an zweiter und dritter Stelle stehen. Erreicht wird das, indem man die gewünschte Spalte im Spaltenkopf selektiert und über die großen, schwarzen Pfeile in der Toolbox nach rechts oder links verschiebt. Zum Schluss speichern wir die neue Konfiguration und veröffentlichen die Anpassungen in unserer Lösung „Customizing“.

 

Schritt 3: Ansichtsoptionen der betreffenden Entität für die Schnellsuche manipulieren

 

In der Ausgabe der Schnellsuche erscheinen nun die Extrainformationen wie gewünscht anstelle der Leerzeilen und erleichtern so das tägliche Kontakt- und Leadmanagement. Die relevanten Informationen können jetzt auf einen Blick eingesehen werden.

 

Schritt 4:  Speichern, Veröffentlichen und angepasste Suchausgabe testen

 

Fazit

Wie wir am Beispiel der Schnellsuche zeigen konnten, ist MS Dynamics CRM 2015 für eigene Bedürfnisse anpassbar. Dafür muss man mit höheren zeitlichen Aufwänden beim Setup dieser komplexen Software rechnen. Viele Optionen sind tief im Einstellungsbereich jeder Geschäftslösung vergraben. Dafür erhält man ein sehr flexibles CRM, das passgenau für das eigene Unternehmen abgestimmt und erweitert werden kann. Letztlich verbessert sich durch ein effizientes und optimiertes Management der Kundenkontakte natürlich auch die Customer-Experience. Und genau das ist unser Ziel bei Trans4mation.

 

Ihr Ansprechpartner:

 

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