Im Fokus der aktuellen Folge von Time4Work, dem von T4M initiierten Podcast zur Gestaltung moderner Arbeitsumgebungen, steht einmal mehr Microsoft Copilot für M365 – diesmal aus Anwender- bzw. Kundenperspektive. Zu Gast ist Hagen Deike, der als Internal Consultant und M365 Architekt bei „dmTECH GmbH“ die Erprobung neuer KI-Dienste bei „dm-drogerie markt“ begleitet. Die Diskussion zeigt, wie es ihnen gelingt, bei aller KI-Euphorie die Bodenhaftung zu behalten und welche Themen bei der Umsetzung von KI-Diensten adressiert werden sollten. Unser Co-Moderator, der IT-Analyst Dr. Andreas Stiehler, fasst nachfolgend seine wichtigsten Erkenntnisse aus der Diskussion für Euch zusammen.

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KI-Dienste bei „dm-drogerie markt“: dmGPT und Copilot für M365 im Testbetrieb als KI-Vorreiter

Die Marketingmaschine zu „Copilot für Microsoft 365“ läuft derzeit Hochtouren und sorgt für hochfliegende Erwartungen. In vielen Fachbeiträgen ist die Rede von einer „Revolution“ am Arbeitsplatz und von Produktivitätsgewinnen im zweistelligen Bereich. Wobei die meisten Einlassung zum Thema bislang eher auf theoretische Überlegungen, denn auf praktische Erfahrungen basieren. Schließlich ist Copilot für M365 erst seit November 2023 (unter Restriktionen) öffentlich verfügbar, so dass für einen Praxistest bislang kaum Zeit blieb. Gerade einmal 600 Unternehmen hatten die Möglichkeit, die Copiloten für M365 bereits im Vorfeld zu testen.

Einer dieser Early Access-Kunden ist die Drogeriemarktkette „dm-drogerie markt“. Was kaum überrascht: Schließlich zeigt sich der Drogeriekonzern regelmäßig als Vorreiter bei der Umsetzung innovativer Microsoft-Technologien – von der Cloud-Migration bis hin zum Einsatz von M365 für Firstline bzw. Frontline Workers. Und eine gewisse Reife beim Einsatz der Cloud-Technologien ist eine Grundvoraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von Copilot für M365 – wie Sebastian Wagner (Microsoft) bereits in der letzten Podcast-Folge zum Thema erläuterte.

Hinzu kommt, dass der Konzern mit dmGPT bereits einen unternehmenseigenen KI-Chatbot, basierend auf ChatGPT und gehostet in einer privaten Umgebung in der Microsoft Azure Cloud, entwickelt hat. Laut Hagen Deike war es dem Unternehmen wichtig, den Mitarbeitenden eine gleichwertige Alternative zu ChatGPT zum Testen und Ausprobieren anzubieten – und gleichzeitig (als Europäisches Unternehmen) ein hohes Maß an Datenschutz und -sicherheit, einschließlich DSGVO-Konformität zu gewährleisten. Mit der KI-Eigenlösung sein nun u.a. sichergestellt, dass die Nutzerdaten nicht zum Trainieren des Large Language Modells von OpenAI genutzt werden.

Kurzum: Die KI-Dienste bei „dm-drogerie markt“ haben bei ihrem Einsatz eine Vorreiterstellung inne. Die Drogeriekette und auch Hagen Deike ordnen diesem Thema ein immenses Potenzial zu, wobei sich die Umsetzung der Microsoft-KI-Angebote immer noch in der Erprobung befindet. 

Copilot für M365 in der Erprobung: Interaktion von Mensch und KI im Fokus

Beim Test von Copilot für M365 bei „dm-drogerie markt“ stehen aus Sicht von Hagen Deike insbesondere zwei Aspekte im Fokus.  Erstens gilt es, die technischen Möglichkeiten zu ergründen – nicht zuletzt auch im Hinblick auf „Grounding“ bei der Informationssuche und -bereitstellung. Von besonderem Interesse für ihn als M365 Architekt seien dabei u.a. an Möglichkeiten zur Anbindung von Fremdsystemen wie ServiceNow, Confluence, SQL-Datenbanken oder Fileservern über Graph-Konnektoren und Plugins.

Zweitens sei von Interesse, wie die Menschen mit der KI interagieren, für welche Zwecke sie Copilot einsetzen, wo sie Chancen sehen – aber auch, wo der Dienst für Probleme und Ängste sorgt. So wurden für die KI-Dienste bei „dm-drogerie markt“ als Testimonials sehr unterschiedliche Gruppen, darunter auch KI-skeptische Menschen ausgewählt. Informationen über die Nutzung und Akzeptanz werden über Interviews, aber auch über Systemanalysen und die Auswertung von Support-Tickets gewonnen. Diese Information könnten dann im nächsten Schritt als Basis für Identifikation und Spezifikation geeigneter Trainings- und Support-Maßnahmen genutzt werden.

An dieser Stelle sei eingefügt: Wer sich von dem Gespräch euphorische Berichte über coole Use Cases erhofft, dürfte enttäuscht werden. Dazu ist es schlicht noch zu früh. Und auch mit Blick auf seine persönlichen Erfahrungen mit der Nutzung des KI-Dienstes zeigt sich der M365-Architekt eher nüchtern. An vielen Stellen – so mein Eindruck – hakt und klemmt es noch. So einfach und intuitiv, wie viele Werbevideos suggerieren, scheint Copilot eben noch nicht zu arbeiten. 

Ist das schlimm? Überhaupt nicht. Im Gegenteil: Angesichts der überbordenden Erwartungen ist etwas Nüchternheit bzw. eine Enttäuschung im wahrsten Sinne des Wortes durchaus angebracht. Wir sollten schließlich nicht vergessen, dass ChatGPT erst seit reichlich einem Jahr für die Öffentlichkeit verfügbar ist. Die von Microsoft für den Unternehmenseinsatz bereitgestellten Copiloten wurden seither in einer schier unglaublichen Geschwindigkeit aus der Taufe gehoben. Geht diese Entwicklung in diesem Tempo weiter – wovon auszugehen ist – dann dürfte sich die Usability der Dienste in kurzer Zeit merklich verbessern. 

KI-Dienste bei „dm-drogerie markt“ brauchen professionelle Begleitung und eine KI-Ethik

Zudem zeigen die weiteren Ausführungen von Hagen Deike, dass es sich für die Unternehmen lohnt, beim Thema KI auch mal innezuhalten – und vor einem breitflächigen Rollout von Diensten wie Copilot für M365 einige grundlegende Fragen zu klären. Der M365-Experte verweist an dieser Stelle u.a. auf potenzielle Ängste, die erwachsen, wenn die zu erwarteten Produktivitätsvorteile durch Einsatz dieses der KI in steigende Erwartungen an die Performance der Mitarbeitenden münden. Diese Ängste gilt es zu adressieren. Wird „Copilot für M365“ eher als Produktivitätspeitsche denn als Helfer wahrgenommen, dann könnte sich die anfängliche Aufgeschlossenheit von großen Teilen der Belegschaft gegenüber den KI-Diensten bei „dm-drogerie markt“ schnell in das Gegenteil verkehren.

Insgesamt lernte ich aus dem Gespräch mit Hagen: Es ist immens wichtig, dass sich die Unternehmen der Verantwortung, die aus dem Einsatz von KI-Werkzeugen und den damit verbundenen Möglichkeiten entstehen, bewusst werden. Es gilt, eine KI-Ethik zu entwickeln und in diesem Rahmen auch Grenzen für den Einsatz der smarten Helfer zu ziehen. Zwischen KI als hilfreichen Copiloten auf der einen und KI als Werkzeug für Überwachung und Ausbeutung auf der anderen Seite liegt schließlich nur ein schmaler Grat. 

Aber hört gerne selbst! Und teilt uns mit, was ihr aus der aktuellen Episode mit unserem Gast Hagen Deike gelernt hat. Wir freuen uns auf Euer Feedback!

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