Wer kennt es nicht: Schnell einen Gedanken im Telefonat notieren, eine Erinnerung für den Kollegen hinterlassen oder einen privaten Reminder schreiben. Die kleinen bunten Post-it® Notizzettel sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken! Besonders im beruflichen Kontext werden die Zettelchen gern genutzt, um bspw. in Brainstormings Ideen zu notieren, diese an einem Whiteboard zusammenzubringen und mit weiteren Aspekten zu ergänzen.
Da durch hybride Arbeitsmodelle gemeinsame Meetings mehrerer Personen in einem physischen Raum seltener geworden sind, haben sich 3M (Eigentümer der Marke Post-it®) und Microsoft zusammengetan und eine digitale Post-it® App für Microsoft Teams entwickelt. Ziel der App ist eine Brücke von der analogen in die digitale Welt im Sinne einer effektiven Zusammenarbeit.
Die Entwicklung der Post-it® App
Post-it® kennt man bisher als analoges Tool: Die kleinen bunten Zettel mit Klebestreifen liegen auf vielen Schreibtischen und in Meetingräumen. Durch die Corona-Pandemie und damit im Schnellschritt veränderte Arbeitsweise hin zu Hybrid Work waren (und sind) neue Entwicklungen im digitalen Raum notwendig, um unser aller Arbeiten so effektiv wie möglich zu gestalten. Gemeinsam mit Microsoft hat sich 3M daher die Frage gestellt, wie die Zusammenarbeit von Teams unter dem Aspekt, dass ein Teil des Teams im Büro sitzt und ein anderer Teil im Homeoffice oder generell in einer anderen Stadt, im Sinne von gemeinsamer Ideenentwicklung optimiert werden kann. Schnell fiel auf beiden Seiten die Entscheidung zur Entwicklung einer entsprechenden App mit Anbindung in Microsoft Teams. Teams ist als Kollaborationsplattform quasi allgegenwärtig in vielen Unternehmensumgebungen (genauso wie die analogen Post-it® Zettel) und brachte dadurch schon eine wichtige Voraussetzung für das Vorhaben mit: eine unkomplizierte Nutzbarkeit der Anwendung! Somit schloss sich 3M dem Microsoft Modern Work Customer Co-Innovation (MWCCI)-Team an, um eine Anwendung zu entwickeln, die die Einfachheit einer Post-it® Notiz mit der Technologie eines Teams-Meetings verbindet.
Entstanden ist mit der Post-it® App ein digitales Whiteboard-Tool, welches gezielt Teams-Funktionen wie z. B. den Chat unterstützt und ein immersives Brainstorming-Erlebnis schaffen soll, welches mit einem persönlichen Meeting vor Ort mithalten kann.
Einfache Anwendung
Einfachheit in der Anwendung war der Kernaspekt in der App-Entwicklung – möglichst so einfach, wie man auch die analogen Zettel benutzt. Jeder Nutzer kann die Teams-App öffnen und direkt ein Kollaborationsmeeting starten, ohne zusätzliche Kenntnisse oder unter Einbezug eines geschulten Moderators. Somit ist eine schnelle und spontane Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern möglich und das Brainstorming kann direkt in der App stattfinden. Stellt man also beispielsweise im Teammeeting fest, dass gerade die Ideen sprudeln, kann die Post-it® App ad hoc genutzt werden. Ob am Ende des Meetings eine virtuelle Wand voller Notizen entstanden ist oder nur einzelne Notizen auf einem virtuellen Post-it® verschriftlicht wurden – keine Idee kann vergessen werden!
Um loszulegen braucht es keinen extra Account. Einfach die App in Microsoft Teams laden und mit den bestehenden M365 Zugangsdaten authentifizieren.
Die App ermöglicht sowohl die Erstellung eines eigenen Boards für die persönlichen Notizen als auch eine Einbindung in Kanälen oder Meetings. Wird die App in einem Meeting genutzt, haben alle Meetingteilnehmer automatisch Zugriff auf das Board und können mitmachen.
Was kann die App?
Handschriftliche Notizen erfassen (Capture): Physische Notizen mit dem Smartphone über die mobile App erfassen und dem virtuellen Board direkt im Meeting zufügen.
Zen-Modus: Durch Aktivierung des Zen-Modus liegt der Fokus während der gemeinsamen Arbeit auf dem Whiteboard zeitweise auf den eigenen Notizen und Ideen. Die parallelen Aktivitäten der Teammitglieder werden so lange ausgeblendet, wie der Zen-Modus aktiviert bleibt und lenken somit nicht ab.
Search & Stack: Mit dieser Funktion lassen sich gerade bei einer Vielzahl von beschriebenen virtuellen Notizzetteln über eine Schlüsselwortsuche Themen und Duplikate schnell identifizieren. Das Tool sammelt und stapelt die dazugehörige Notizen.
Themen erkunden (Explore Topics): Zur Ergänzung der Notizen lassen sich Bing- und Wikipedia-Einträge sowie Dateien durchsuchen und im Board anheften.
Abstimmungsfunktion (Voting): Gibt es mehrere Ideen zu einer Thematik? Dann kann über die Abstimmungsfunktion ein Konsens gefunden werden.
Aufgaben zuweisen (Assign Tasks): Damit die Ideen auch umgesetzt werden und eine gewisse Verbindlichkeit bekommen, können diese aus der App in den Planner exportiert werden. Einfach Notizen markieren und den betreffenden Teilnehmern im Planner zuweisen.
Fazit
Mit der Post-it® App wird der Übergang zwischen analoger und digitaler Arbeit noch fließender und die Vorteile beider Welten werden miteinander verbunden. Auch diese App wird natürlich weiterentwickelt. So bildet – wie man es von Microsoft kennt – Kundenfeedback eine wichtige Grundlage der Weiterentwicklung. Aber auch die Integration weiterer KI-Funktionen soll der App zukünftig noch mehr Mehrwert bieten.
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