Die Herausforderungen und Chancen, welche die fortschreitende Digitalisierung mit sich bringt, prägen maßgeblich die Entwicklung moderner Arbeitsumgebungen des IT-Bereichs im Mittelstand. Der Umgang mit KI und die Ermöglichung zeitgemäßer Arbeitsplätze rücken in den Fokus. Die Schnittstelle zwischen innovativer Technologie und den Bedürfnissen der Mitarbeiter wird dabei zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Der Launch von Copilot für Microsoft 365 ist ein Meilenstein auf diesem Weg. Schließlich bietet die Integration des KI-Dienstes die Möglichkeit, eine noch engere Bindung an die M365-Plattform einzugehen, höhere Umsätze zu generieren und im Wettbewerb mit anderen Produktivitätsplattform-Anbietern zu punkten. Doch, Sie werden bereits ahnen, dass sich die KI-Nutzung in der Praxis deutlich schwieriger gestaltet als es das Produktmarketing suggeriert.

In unserer Studie „Copilot für Microsoft 365: Gimmick oder Game-Changer?“ gehen wir auf unterschiedliche Problematiken ein und entwickelten 10 Stellschrauben für die Gestaltung eines Smart Modern Workplace. Hierfür wendeten wir uns an 13 renommierte Expertinnen und Experten, die sich aufgrund ihrer Rolle bereits intensiv mit dem neuen KI-Dienst beschäftigten bzw. erste Erfahrungen mit Copilot für M365 in der Praxis sammeln konnten. In diesem Beitrag erwarten Sie erste spannende Einblicke unserer Ergebnisse.

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Copilot für Microsoft 365: Gimmick oder Game-Changer? Cover

Die Ausgangssituation

Microsoft Copilot für Microsoft 365 kombiniert leistungsstarke Sprachmodelle mit Unternehmensdaten, um Arbeitsprozesse zu optimieren. Es integriert sich nahtlos in beliebte Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Copilot für M365 bietet intelligente Echtzeitunterstützung, um die Kreativität, Produktivität und Fähigkeiten der Anwender zu steigern. Von Führungskräften bis hin zu IT-Spezialisten profitieren alle Mitarbeiter eines Unternehmens von der Rationalisierung von Funktionen und Aufgaben, der Automatisierung von Arbeitsabläufen und der Verbesserung der Zusammenarbeit. Dank seiner Anpassungsfähigkeit kann Copilot individuell auf die Anforderungen jeder Organisation zugeschnitten werden und bleibt durch die Möglichkeit der Funktionserweiterung durch Plugins stets aktuell und flexibel für sich ändernde Geschäftsanforderungen. So weit, so gut. Doch, worauf muss man wirklich achten, damit die Nutzung auch so gut funktioniert, wie man es sich wünscht? Wir geben Ihnen Einblicke in unsere Ergebnisse.

Zentrale Stellschrauben für den erfolgreichen Einsatz von Copilot

Die Diskussion der Experten in unserer Studie hat gezeigt, dass das Potenzial des KI-Dienstes und anderer Microsoft-KI-Angebote für moderne Arbeitsumgebungen nicht automatisch realisiert wird. Um dieses Potenzial auszuschöpfen, sind geeignete Voraussetzungen sowie eine professionelle Planung und Begleitung des Einsatzes erforderlich. Dabei müssen nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderungen berücksichtigt werden. Die daraus abgeleiteten Empfehlungen lassen sich drei zentralen Handlungsfeldern zuordnen:

  • Strategie, Business Case und Rollout-Planung
  • Technologie, Datenmanagement und Sicherheit
  • Adaption, Change Management und organisatorischer Wandel

Empfehlung 1: Die Einführung von Copilot für Microsoft 365 erfordert eine KI-Strategie, die auf fundierte Business Case aufbauen.

Die Einführung von Copilot für Microsoft 365 erfordert einen durchdachten Ansatz, da sie mit Aufwand und Lizenzkosten verbunden ist. Bevor Sie sich dafür entscheiden, sollte ein fundierter Business-Case erstellt werden, der auf der KI-Strategie und den identifizierten Anwendungsszenarien basiert. Nicht jeder Mitarbeiter oder jedes Szenario könnte sich als sinnvoll für den Einsatz von Copilot herausstellen.

Es ist zudem förderlich, eine KI-Strategie als Orientierungsrahmen zu haben, um die Umsetzung von KI-basierten Use Cases zu planen und zu steuern. Diese Strategie dient auch als Grundlage für die Entwicklung von konkreten Umsetzungsplänen, die Gewinnung von Sponsoren, die Schulung von „Champions“ in den Fachabteilungen und die Koordinierung des Aufbaus sowie der Arbeit eines AI Center of Excellence.

„Vor der Einführung von Copilot für Microsoft 365 in einem Unternehmen ist es wichtig, klar definierte Ziele für dessen Einsatz zu formulieren. KI ist kein universelles Lösungsmittel; in manchen Fällen sind traditionelle Methoden und Werkzeuge zur Prozessorganisation besser geeignet. Daher sollten Use Cases speziell für die unternehmensspezifischen Bedingungen entwickelt werden.“ – Michael Greth

Zwei Personen führen ein Interview

Empfehlung 2: Ausgangspunkt für die KI-Strategieentwicklung sind Use Cases, die auf die strategischen Ziele und Herausforderungen des Unternehmens einzahlen.

Es ist ratsam, die KI-Strategie als integralen Bestandteil der Geschäftsstrategie zu entwickeln und mit einer Bedarfsermittlung zu starten. Die zentrale Frage lautet: Welche geschäftlichen oder betrieblichen Herausforderungen sollen mithilfe von KI gelöst werden? Anschließend können konkrete Anwendungsszenarien entwickelt werden, wobei es wichtig ist, sich nicht auf einen einzigen KI-Dienst zu beschränken, sondern kreativ zu sein. Design Thinking und die Arbeit mit Personas können diesen Prozess unterstützen.

Danach können geeignete KI-Werkzeuge zur Realisierung der Szenarien spezifiziert, ausgewählt, getestet und optimiert werden. Es ist entscheidend, begleitende Maßnahmen für eine effektive Umsetzung zu planen und dabei technische, finanzielle und strategische Aspekte zu berücksichtigen. In dieser Phase sollte auch abgewogen werden, in welchem Umfang und für welche Benutzergruppen Copilot für M365 implementiert werden soll.

„Unternehmen sollten über die anfänglichen Anschaffungs- und Implementierungskosten hinausblicken und die langfristigen Auswirkungen auf Geschäftsprozesse und Arbeitsmodelle berücksichtigen.[…] Daher ist es entscheidend, KI als integralen Bestandteil der Geschäftsstrategie zu betrachten und zu nutzen, um langfristige Wettbewerbsvorteile zu erzielen.“ Axel Oppermann

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