Aufgrund der aktuellen COVID-19-Lage greifen immer mehr Unternehmen auf Remote-Arbeit zurück und schicken ihre Mitarbeiter ins Home Office. Damit ändern sich auch die Anforderungen an das Kommunikations- sowie Informationsverhalten zu und mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden. Doch wie lassen sich Online-Meetings effektiv und trotzdem so persönlich wie möglich gestalten? Mithilfe von Microsoft Teams Meetings, Microsoft Live-Events, LinkedIn Live und PowerPoint Live lassen sich produktive und ansprechende Meetings durchführen. Wir stellen Ihnen nachfolgend die einzelnen Tools vor und zeigen Ihnen, wann der Einsatz von welchem Tool am sinnvollsten ist.
Microsoft Teams Meetings für Video- und Audiomeetings bis max. 250 Personen
Microsoft Teams ist mittlerweile als Kollaborations-Tool aus einer Vielzahl an Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Teams Meetings ermöglichen Ihnen interaktive Besprechungen sowohl mit internen als auch externen Personen. Die Teilnehmer können von überall aus auf das Meeting zugreifen, sodass dieses aufgrund aktueller Reisebeschränkungen nicht nur deutschlandweit, sondern global abgehalten werden kann. In Teams Meetings können Sie Bildschirme freigeben, Dokumente in Echtzeit als Team bearbeiten und zusätzliche Eingabehilfen wie die kürzlich eingeführte Live-Untertitelung verwenden. Für Meetings, in denen es zunächst um reines Brainstorming geht, kann die Whiteboard-App in Teams gestartet werden, um Ideen und Notizen festzuhalten. Chatnachrichten und gepostete Inhalte verbleiben auch nach Meeting-Ende gespeichert, sodass alle Teilnehmer nochmals darauf zurückgreifen können.
Sollten Sie gerade im Team an einem Projekt arbeiten, können Sie selbstverständlich auch ein spontanes Meeting via Teams abhalten. Auch hier bleiben Besprechungsaufzeichnungen und Notizen für alle Mitglieder des Teamkanals dauerhaft gespeichert. Durch die Speicherung aller relevanten Meetinginhalte an einem zentralen Ort verringert sich Ihr Zeitaufwand für die Informationssuche vor, nach und während der Besprechungen.
Microsoft 365 Live-Events für Meetings mit bis zu 10.000 Teilnehmern
250 Meetingteilnehmer ist für Ihre Bedürfnisse nicht ausreichend? Dann empfehlen wir Ihnen die Microsoft 365-Live-Events, bei denen sich online bis zu 10.000 Personen versammeln können. An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass die Live-Events kein eigenständiges Produkt sind. Vielmehr handelt es sich um eine Reihe von Funktionen, die Videopräsentationen im sog. „Broadcast-Stil“ sowohl live als auch auf Abruf ermöglichen. Während der Videopräsentation können den Teilnehmern die Rollen Moderator und Publikum zugewiesen werden, wodurch unterschiedliche Interaktionsformen (wie z. B. eine Q&A-Runde) möglich sind. Handelt es sich bei Ihrem Live-Event um eine informelle Präsentation, können Sie die Funktionen Webcam und Screen-Sharing verwenden, für formellere Events empfiehlt sich die Event-Produktion in Studioqualität. Um ein Live-Event durchzuführen, können Sie dies – abhängig von Format, Zweck und Zielgruppe – über die Tools Teams, Yammer oder Stream hosten.
Das Live-Event über Yammer zu veranstalten empfiehlt sich vor allem dann, wenn die Zielgruppe die eigenen Mitarbeiter oder eine interne Community ist, da hier unkompliziert Bildschirmfreigaben erfolgen können.
Stream verwenden Sie am besten, wenn Sie interne Live-Videos für Lern-, Schulungs- oder speziellere Themen bereitstellen möchten. Die über Stream stattfindenden Live-Übertragungen lassen sich auf benutzerdefinierten Intranetseiten einbetten, auf die die Teilnehmer nach Veranstaltungsende dann zugreifen können.
Live-Events in Teams funktionieren wie die bereits vorgestellten Teams Meetings, richten sich aber in erster Linie an große Veranstaltungen für sämtliche Unternehmenszielgruppen. In den Live-Events stehen die gleichen Funktionen wie bei den Meetings zur Verfügung. Ist Ihr Event eine formelle Veranstaltung, haben Sie die Möglichkeit sich für die professionelle Sendung zu entscheiden, die Ihnen zusätzliche Tools für die Videoproduktion anbieten. Universitäten und Schulen wie die Catholic Education of Western Australia haben bereits die digitale Präsenz erhöht, um die Lehre mithilfe von Microsoft Teams und darüber stattfindende Live-Events online fortzuführen.LinkedIn Live – Veranstaltungen für eine breite Community von Fachleuten
Über LinkedIn Live erreichen Sie in Echtzeit eine breite Community von Professionals und LinkedIn-Mitgliedern. Sie können Live-Videos wie Keynote-Reden, Panels zu speziellen Themen, Nachrichten oder Ankündigungen streamen, damit gleichzeitig Ihr Fachwissen demonstrieren und für einen intensiveren Austausch mit Ihrer Zielgruppe sorgen. Die Weltgesundheitsorganisation (WHO) nutzt dies bspw. aktuell, um Live-Q&A-Sitzungen und Media Briefings zum Informationsaustausch abzuhalten. Unternehmen wie BMW und Mercedes-Benz nutzten kürzlich LinkedIn Live, um Pressekonferenzen online zu übertragen, auf denen sie ihre neuen Fahrzeuge vorstellten.
PowerPoint Live für Schulungen und Präsentationen
In Kürze wird Microsoft PowerPoint Live und PowerPoint Web für Online-Schulungen anbieten, mit denen Moderatoren ihre Folien teilen können. Über einen QR-Code oder gekürzten Link haben Zuschauer die Möglichkeit, Live-Untertitel in mehr als 60 Sprachen auf ihren Geräten einzubinden. Darüber hinaus umfasst das Tool Live-Reaktionen und eine Teilnehmerumfrage. Der Präsentator erhält nach Präsentationsende eine automatisch generierte E-Mail mit einem zusammenfassenden Publikumsfeedback sowie Empfehlungen, um zukünftige Schulungen und Präsentationen zu verbessern.
Wir hoffen, wir konnten Ihnen bei der Auswahl und Planung des richtigen Tools für Ihre Online-Meetings behilflich sein. Bitte beachten Sie, dass je nach Meeting bzw. Event gegebenenfalls speziellere Anforderungen, wie z. B. eine Teilnehmerregistrierung, auftreten können. Hier ist der Einsatz von spezialisierten Lösungen zu prüfen.
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