„Schon der ein oder andere externe Kollege hat bereits als Digitaler Nomade für die Trans4mation bzw. in unserem externen Auftrag von “irgendwo auf der Welt” aus agiert. Wir setzen auf moderne Technologien und eine innovative Arbeitsweise. Nicht nur im Hinblick auf das Angebot für unsere Kunden möchten wir am Markt attraktiv auftreten, sondern auch unseren Mitarbeitenden entgegenkommen und eine Work-Life-Integration fördern. Die Nachfrage unserer Mitarbeitenden nach remote aus dem Ausland steigt. Das ist für uns ebenfalls ein Arbeitsplatz der Zukunft.
Ralf Schäfer, CEO Trans4mation IT GmbH
Und damit war es eigentlich schon beschlossene Sache, dass wir uns als Arbeitgeber mit dem Thema „arbeiten von überall“ immer mehr befassen wollten, sollten und müssen. Die Variante eines Testballons ergab sich kürzlich, als unsere Business Managerin, Julia Domschke, die Anfrage stellte von Thailand aus zu arbeiten. Welche Erfahrungen wir aus verschiedenen Blickwinkeln gewannen, was gut lief und was vielleicht weniger – darüber berichten uns Susann Piontkowsky (HR Business Partner) und Julia selbst.
Fangen wir von vorn an – liebe Julia was hat dich bewogen von „woanders“ zu arbeiten?
Über die Jahre und vor allem während der Pandemie merkte ich enorm, wie wichtig mir das Reisen ist. Über die letzten Jahre entwickelte sich sukzessive immer mehr ein Lebensplan. Je mehr Zeit es mir (vor allem im Winter) möglich war in Asien zu verbringen, desto mehr hatte ich das Gefühl, das meine Lebensqualität stieg – also war es nur eine Frage der Zeit, bis ich den ersten Versuch wagte Urlaub und Arbeit zu verknüpfen.
Warum Thailand?
Vor knapp 10 Jahren begann ich zu reisen und mir die Welt anzuschauen. 2017 flog ich zum ersten Mal nach Thailand. Und ich war schockverliebt in die Menschen, die Kultur, das Essen, die Städte und die Strände. Auf mich hat Asien eine beruhigende Wirkung und ich fühlte mich zu jeder Zeit angekommen, sicher und einfach glücklich. Ich kehrte in vielen darauffolgenden Urlauben nach Südostasien zurück. Daher lag es nahe, dort auch meine erste Workation zu verbringen.
Ein weiterer Aspekt war: Südostasien ist außerdem sehr günstig in der Lebenshaltung. Unterkünfte, Essen und Co. kosten nur einen Bruchteil dessen, was man in Europa zahlt. So sind auch wesentlich längere Zeiträume möglich, denn meine laufenden Kosten, wie bspw. Miete, in Deutschland habe ich ja trotzdem. Die Netzabdeckung ist außerdem mitunter wesentlich besser ausgebaut als in Deutschland und die Zeitverschiebung mit 6 Stunden vor der deutschen Zeit liegt recht günstig – besser bspw. als Amerika oder Australien.
Welche Fragen beschäftigten dich im Vorfeld?
Oh, eine Menge. Es fing an mit den Fragen zu Arbeitsfähigkeit (Hardware, Software), Gestaltung meines Alltags und Zeitverschiebung. Aber auch solchen Sachen wie: „Was ist, wenn ich mit dem Roller hinfalle – wie bin ich denn da versichert? Muss ich Steuern in Thailand abführen, obwohl ich im Inland dort nichts erwirtschafte? Welche Visa brauche ich?“ Und und und….
Wie bist du an die Sache herangegangen und was gilt es aus deiner Sicht zu beachten? Was würdest du anderen empfehlen?
Neben meiner persönlichen Planung – Wann will ich wohin, dem Reisbudget, Flüge, Packliste, Urlaubsmöglichkeiten für ein paar freie Tage vor Ort und Co, habe ich natürlich das Gespräch mit meiner Führungskraft gesucht und besprochen welche Auswirkungen dies in der Zusammenarbeit mit meinen Schnittstellen und Kollegen haben kann.
Mein nächster Weg führte mich zu unserer Personalabteilung bzgl. rechtlicher, datenschutzrelevanter, sozialversicherungspflichtiger und steuerrelevanter Themen. Die Kernfragen dabei waren auch für mich: „Was muss ich beachten? Was übernimmt der Arbeitgeber oder worum muss ich mich kümmern?“
Das kurze Fazit: Visa bzw. Aufenthaltsgenehmigung und Auslandskrankenversicherung sind meine Themen. Hier wird man in diversen Blogs und Facebookgruppen sowie auf den offiziellen Seiten der Botschaften und dem Auswärtigen Amt ziemlich gut je Zielland fündig. Steuer – bis 180 Tage im Ausland – kein Thema mit dem ich mich (zumindest für Thailand dank Doppelbesteuerungsabkommen) beschäftigen musste.
Der nächster Check war meine persönliche Arbeitsumgebung:
„Wie ist die Internetverfügbarkeit so generell im Ort und bieten meine ausgesuchten Unterkünfte ausreichendes WLAN? Habe ich Alternativen (bspw. Workspaces in der Nähe)?“
Das Thema Hardware – dazu erstreckten sich meine Überlegungen von: „Passt mein Laptop zu meinen Plänen“ bis hin zu „nehme ich eine Maus mit“. Auch kleine Sachen wie: „Kann ich Meetings auch mit Handyheadset durchführen anstatt meines regulären (größeren) Headsets“ beschäftigten mich. Ich habe es dann einfach vorher mal ausprobiert.
Die Zugänge waren ebenfalls wichtig: „Komme ich auf alle Systeme?“ „Direct Access und VPN – funktioniert dies im Ausland?“. „Die Multifaktorauthentifizierung übers Handy- geht das mit ausländischer SIM-Karte?“ – FYI: Diese Fragen kann man mit „Ja“ beantworten
Meine Orgas und Routinen betrachtete ich. Zum Beispiel meine Outlooktermine- „ploppen diese mir in der richtigen Zeit hoch?“ Kleiner Tipp und coole Sache: Es stellt sich automatisch alles um, wenn man die Zeitzone ändert. Also lagen meine Termine für mich zeitlich richtig und ploppten dann hoch, wann sie sollten – in meiner Zeitzone.
Ich kann jedem den Tipp geben seinen Alltag durchzuspielen. Schaut euch an was ihr braucht und was ihr nutzt. Ich hatte mir über 1-2 Wochen im Vorfeld einfach eine Aufstellung gemacht über die ich mich dann durchgefragt oder ausprobiert hatte. Mit dieser Vorbereitung bin ich super gefahren.
Kommen wir zur Arbeitgebersicht – Gab es Herausforderungen im Vorfeld? Oft spielen sozial- und arbeitsrechtliche Themen eine Rolle und stellen so manche HR-Abteilung vor Herausforderungen.
Wie ist deine Sicht, Susann, auf das Thema „Arbeiten von überall auf der Welt“?
Susann Piontkowsky, HR-Managerin Trans4mation
Wir befinden uns auf einem Arbeitnehmermarkt – das ist Fakt. Gerade deswegen ist es interessant zu beobachten wie viele Arbeitsgeber nach der Pandemie zu voller Büroanwesenheit oder zumindest einem, aus meiner Perspektive, „unflexiblem“ Modell aus Homeoffice und Büroanwesenheitspflicht zurückgekehrt sind. Ich bin sehr froh, dass die Trans4mation die Chance wahrgenommen hat hier Erfahrungswerte aus Pandemiezeiten mitzunehmen und die Flexibilität und Möglichkeiten für alle Mitarbeitenden auszubauen.
Aus Sicht der Personalabteilung ist das Thema Workation, vor allem im nicht-europäischen Ausland, dennoch eine Herausforderung. Viele Dinge sind bis heute zu dieser modernen Arbeitsform unklar. Die Abkommen zu Doppelbesteuerung sind bspw., vor allem im nicht europäischen Ausland, völlig unterschiedlich und müssen aktuell zu jedem Einzelfall und Land geprüft werden. Ebenso wie die Sozialversicherungsaspekte wie bspw. der Krankenversicherung. Auch rechtliche Fragen zu Visa und Aufenthalt spielen eine Rolle. Die Recherchen erfordern Aufwand und Zeit und so baut sich zukünftig wahrscheinlich jede Personalabteilung erst einmal einen „Eventualitäten-Katalog“ auf. Das Thema auf internationaler Ebene zu vereinfachen, hier zusammenzurücken und es den Arbeitsmärkten dieser Welt einfacher zu machen ist zeitgemäß und notwendig. Remotearbeit ohne Länder- und Zeitgrenzen ist und wird unsere Zukunft sein.
Susann Piontkowsky, HR-Managerin Trans4mation
Julias Fall war zunächst aus dieser Sicht relativ einfach. Jedoch erreichten uns bereits Anfragen für längere Zeiträume und weitere Länder und damit beginnen wir uns diesen Herausforderungen stärker anzunehmen. In unserem nächsten Schritt werden wir unsere Richtlinien für mobiles Arbeiten um allgemeine Informationen zu Workation für unsere Kollegen erweitern.
Zurück nach Thailand: Julia, wie war dein erster Tag deiner Workation und vor welchen Herausforderungen standest du?
Nun ja – Aufregend würde ich sagen. Es war Dienstag um 10:20 Uhr Ortszeit – ich irgendwo im Golf von Thailand zwischen der Insel Ko Phanghan und Ko Tao – meinem Ziel für diesen Tag. Ich wurde etwas nervös, denn wann zur Hölle (und das bei klarer Sicht) taucht denn Ko Tao endlich am Horizont auf? Im Kopf hatte ich den Gedanken, dass um 14:30 Uhr das erste Meeting des Tages beginnt, gefolgt von unserem Changeteam-Führungskräfte Workshop, den ich die Wochen zuvor mit meinen Kollegen in mühseliger Arbeit vorbereitet habe. Noch wusste ich nicht wie mein Guesthouse real aussieht, ob das WLAN so stabil ist wie angegeben und ob alles funktioniert wie geplant. Ein paar Stunden später konnte ich endlich den Laptop starten, ein handgeschriebener Zettel mit „Wifi-Password“ war vorhanden. Fünf Mal eingetippt und ich war immer noch nicht verbunden. Es wäre nicht Thailand, wenn ich nicht direkt jemanden finden konnte der hilft. Das Zimmermädchen probierte bisschen rum und zack, ich war nun online und saß pünktlich im Meeting. Alles stabil, die Klimaanlage lief auch leise, alle gut zu hören und zu sehen – puh, Hürde geschafft- ich bin arbeitsfähig
….Und wie sah dein Alltag aus?
Glücklicherweise kenne ich mich auf Ko Tao gut aus, da ich schon etliche Male zum Relaxen auf der kleinen 7×4 km großen Insel war. Ich wohnte in Sairee, dem Hauptort der Insel. In den ersten Tagen vor Ort bastelte ich mir meinen Alltag und eine kleine Routine zusammen und probierte mich aus. Der Vormittag gehört mir. Ich entspannte am Strand, ging Joggen oder zur Thai-Massage.
Ein paar Tage später fand ich ein nettes Beachrestaurant, welches jeden Komfort bot, den ich zum Arbeiten brauchte: Schatten, Ruhe, richtig gutes WLAN und eine Steckdose direkt neben dem Tisch. Der Iced Coffee schmeckte auch.
Ich stelle von Tag zu Tag immer mehr fest, dass auch ein asynchrones Arbeiten möglich ist. Natürlich nicht komplett, aber die meisten Termine ließen sich nach deutscher Zeit am Vormittag realisieren, sodass ich meinen Arbeitstag nach vorn ziehen konnte.
Ich fing meist ab 11 Uhr Ortszeit an (4 Uhr morgens nach deutscher Zeit) zu arbeiten und saß dafür abends nicht so lange.
Natürlich war mir bewusst, dass asynchrones Arbeiten auch von meinen Tätigkeiten abhängig ist, jedoch schaffte ich viel mehr der Arbeiten, für welche ich Ruhe und Konzentration brauchte und nicht durch ein klingelndes Teams gestört wurde (denn keiner ruft dich aus Deutschland ja morgens 4 Uhr an…). Ich glaube, dass es also möglich ist mit etwas Planung, Straffung von Themen und flexibler Abstimmungen nicht zwingend nach exakt deutscher Zeit arbeiten zu müssen.
Was ist dein Fazit zum Arbeiten vom anderen Ende der Welt?
Zurück in Deutschland habe ich erstmal um einen kleineren und leichteren Laptop gebeten.
Ein Kollege hatte neulich im Büro schon gelacht „Mit dem riesigen Ding bist du die ganze Zeit unterwegs gewesen? Ja war ich, aber wenn ich ehrlich bin, wars wirklich bisschen unsportlich. Aber gut, wenn mir nur das als Problem zum Thema einfällt, denn alles andere – ganz ehrlich- das war grandios und hat tatsächlich noch besser funktioniert als ich gedacht hatte.
Ich habe keine Ahnung, warum mancher Arbeitgeber Mitarbeitende in Büros und Anwesenheiten geißelt. Ist nicht das Ergebnis, das was wirklich zählt?
Mir hat diese Verknüpfung dessen, was mir privat wichtig ist und meinem Job, einen großen Auftrieb gegeben. Ich würde behaupten, dass meine Motivation enorm gesteigert wurde. Natürlich kann man auch im Paradies mal einen schlechten Tag haben. Stand heute kann ich aber definitiv sagen: Es war ein voller Erfolg und ich werde es wieder tun. Die nächste Workation in Asien ist bereits in Planung. Mir hat die T4M hier einen Weg geebnet, den ich vor ein paar Jahren nicht für möglich gehalten habe, der jedoch perfekt in meinen Lebensplan passt. Für mich schafft dies eine weitere Bindung an das Unternehmen und ich bin dankbar für diese Möglichkeit. Khob Khun Kha T4M!
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