SharePoint 2016 im Unternehmen: Erste Erfahrungen und Bilanz von IT Professionals

Abseits des Mainstreams wurde SharePoint 2016 am 6. Mai 2016 relativ leise released. Dabei hätte eines der erfolgreichsten Produkte von Microsoft wesentlich mehr mediale Aufmerksamkeit verdient. Rund um den Globus setzen immer mehr Unternehmen und Konzerne auf diese gereifte Collaboration-Plattform. Grund genug für uns, sich einmal mit der neusten Version des wohl etabliertesten Enterprise Content Management Systems zu beschäftigen.

Bildquelle: Microsoft

Tobias Gäbler, Leiter unserer SharePoint-Abteilung bei Trans4mation, lächelt während des Interviews für diesen Beitrag wissend in sich hinein. Natürlich will auch ich erfahren, was die neuen Features von SharePoint 2016 sind, welche bedeutenden Änderungen wir zu erwarten haben und wie die neue Version aus der Sicht von Professionals bewertet wird. Und er, bzw. Microsoft haben Glück, denn ich mag SharePoint – ziemlich gern sogar. Wer also einen zu 100% neutralen Bericht erwartet, könnte natürlich an dieser Stelle bereits die Flinte werfen. Ich ermuntere dennoch zum Weiterlesen, denn wir werden hier auch ein wenig die Wermutstropfen kosten und eine sachliche Bilanz ziehen.

Soviel sein schon mal gesagt: Wer bei SharePoint 2016 eine Vielzahl sichtbarer Neuerungen erwartet hat, wird wohl eher ernüchtert sein. Die wesentlichsten Änderungen gibt es vor allem in der Architektur, also im technischen Hintergrund und weniger auf der funktionalen Seite. Microsoft hat sich hier dafür entschieden die Architektur der On-Premise Version identisch mit der Online-Version zu halten und letztere gemäß eines Cloud-First Prinzips zuerst mit Updates zu versorgen. Damit dürften spätere Aktualisierungen der On-Premise Version aufgrund der vorgelagerten Massentests durch Online User wesentlich ausgereifter und stabiler laufen. Überhaupt wurde mit der Version 2016 die  Grundlage für ein SharePoint geschaffen, welches sich dynamisch durch automatisierte Updates und cloudbasierte Feature-Upgrades weiterentwickeln kann – ein neuer strategischer Ansatz, den der Software-Veteran aus Übersee bereits seit Windows 10 stringent verfolgt. Dieser engeren Verbindung folgend, können nun auch Features von OneDrive for Business in On-Premise Versionen genutzt werden. Allem voran ist hier natürlich Microsoft Delve als eine sehr interessante Erweiterung für die interne Suchfunktion zu nennen. Delve liefert als Machine-Learning-Algorithmus je nach Nutzeraktionen im gesamten Office-SharePoint-Ökosystem die automatisch assoziierten bzw. alle zu einem Thema gehörigen Dokumente als Suchergebnisse on-the-fly aus. An diesem Punkt hört man faktisch schon den Aufschrei des Datenschutzbeauftragten – womit wir bei dem Geschmack der ersten Wehrmutstropfen angekommen wären. Denn natürlich müssen zu diesem Zweck alle Dokumente zunächst von einem Cloud Service analysiert und indexiert werden. Ob dieses praktische und technisch raffinierte Feature zum Datenschutzkonzept des eigenen Unternehmens passt, steht natürlich auf einem anderen Blatt und sollte zuvor gründlich abgewogen werden. Doch übermäßige Anspannung ist nicht nötig: Delve kann natürlich einfach deaktiviert werden. Grundsätzlich vereinfacht wurde der Aufbau der Schnittstellen und der Administration für die Option eine On-Premise Umgebung mit einer dedizierten SharePoint Online Umgebung verbinden zu können, was besonders bedeutsam für die Verwendung von SharePoint in Extranent-Szenarien ist. Diese Möglichkeit gab es zwar auch schon in der Version 2013, wurde hier aber gerade mit Blick auf das Sharing besser gelöst. So ist es nun zum Beispiel möglich die Suchfunktion über beiden Umgebungen gleichzeitig laufen zu lassen, so dass sowohl Online als auch On-Premise durchsucht werden kann. Wo wir gerade beim Thema Administration sind: Microsoft führt mit seinem „MinRole-Konzept“ neue Farmmodelle mit SharePoint 2016 ein, was SharePoint Admins freuen sollte. Durch eine Art Template-System wird die Skalierbarkeit heterogenen Farmen gerade auch für größere Konzerne wesentlich beschleunigt. Einem neuen Server wird einfach eine wiederverwendbare „MinRole“ zugewiesen und sofort fügt sich der frische Gehilfe in die ihm zugewiesene Rolle, wie z.B. Datenbankverbindung, Workflows oder User Requests ein. Etwas bitter für kleinere Unternehmen ist die Entscheidung Microsofts, SharePoint Foundation ab sofort nicht mehr kostenfrei mit Windows Server Lizenzen auszuliefern. Für diese Zielgruppe möchte Redmond anscheinend eher seine Cloud-Lösungen Office 356, OneDrive for Business und SharePoint Online positionieren. Allerdings sind sowohl Wartungs- und Administrationsaufwand bei einer On-Premise Lösung für kleinere Betriebe nicht zu unterschätzen, weshalb die Cloud-Angebote vom Microsoft gewiss ihre Marktberechtigung haben.

FAZIT

Am Ende konnte ich meiner fachlichen Quelle doch noch eine globale Bewertung und Empfehlung hinsichtlich der neuen Version entlocken. „Das Upgrade auf 2016 ist vor allem für Unternehmen interessant, die ihre Kosten für Wartung und Betrieb senken wollen. Die veränderte Architektur von SharePoint 2016 schafft zudem die Voraussetzungen für stabile sowie validierte Updates und Upgrades, für cloudbasierte Features und einen reibungslosen Hybrid-Betrieb bei effektiver Skalierbarkeit.“ Und da war es dann auch schon im Kasten, das Ganze. Bei Trans4mation testen wir SharePoint 2016 übrigens schon neugierig aus und auch erste Kunden fragen bereits nach Migrationsoptionen, was wir natürlich grundsätzlich begrüßen. Bei Fragen oder Beratungsbedarf stehen unsere erfahrenen SharePoint Consultants immer für Sie bereit! Robert Otto – Trans4mation

Links & Quellen