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Office 365 und die DSGVO – mit wenigen Klicks ein praktisches Team. Praxis Teil 3

In unseren vergangenen Beiträgen haben wir Ihnen bereits die rechtlichen Grundlagen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgestellt. Nun wird in dieser Reihe mit der Umsetzung in Office 365 auch der Schritt in die Praxis gelingen.


Teil 3:Der Office 365 Secure Score

Der genaue Zusammenhang zwischen dem Datenschutz und der Sicherheit ist nicht nur die explizit formulierte Pflicht, die Sicherheit und Integrität aller verarbeiteten Daten zu gewährleisten („Integrität und Vertraulichkeit“ vgl. Art. 5 Abs. 1f), sondern auch der generelle Zusammenhang zwischen der Einhaltung von Gesetzen, Sicherheit und Datenschutz. Ohne vollständige Compliance ist kein Datenschutz möglich und Compliance geht in jedem Fall mit dem Anspruch einer hohen Sicherheit einher. Schließlich können Sie niemals Schutz und Vertraulichkeit garantieren, wenn Ihre Daten nicht geschützt sind. Sicherheitslücken gefährden schließlich nicht nur Ihre Reputation, sondern erzeugen womöglich auch ungewollte Datenabflüsse oder unautorisierte Zugriffe. Der zweite Punkt ist dabei deutlich kritischer.


Schon auf einem Blick ermöglicht Office 365 Administratoren den genauen Überblick, wie es um ihre Compliance bestellt ist. Der Office 365 Secure Score, der auch auf dem Dashboard des Security Centers aktiviert werden kann, ist in einem Office 365, das noch nicht optimiert ist, auf einem niedrigen Niveau, was auch grafisch schnell sichtbar wird.

Ein niedriger Secure Score, der dem Durchschnitt entspricht.

Ein niedriger Secure Score, der dem Durchschnitt entspricht.


Direkt angelehnt an den Punktewert und das Diagramm werden den Nutzern Methoden an die Hand gegeben, um den Score zu verbessern. Hier lernen Sie, wie weit Sie schon gekommen sind und welche Möglichkeiten Ihnen noch offenstehen, um das Risiko für Ihre Nutzer und Daten zu reduzieren. Dabei sollte der Punktestand nicht nur ein Selbstzweck sein. Schließlich repräsentiert er das Sicherheitslevel Ihres Unternehmens, für welche Sie nur die höchsten Ansprüche anlegen sollten. Die Aktionen, die Ihnen von Office 365 empfohlen werden, sind nicht nur hinsichtlich der zu erlangenden Punkte aufgeschlüsselt. Sie sind auch nach weiteren Faktoren, wie zum Beispiel dem Einfluss auf die Nutzer oder die Kosten beziehungsweise nötigen Aufwendungen für die Implementierung geordnet. Anhand der potenziellen Punkteverbesserungen können Sie ableiten, welche Relevanz Sie den einzelnen Punkten zuweisen sollten und wie einschneidend die Aktivierung oder das Ignorieren der jeweiligen Handlungen wäre. Setzen Sie Ziele und vergleichen Sie sich mit ähnlichen Organisationen, um wirklich in allen Details einen Eindruck Ihrer Systemsicherheit in Echtzeit zu gewinnen. Wenn Sie so zum Beispiel bemerken, dass Sie Ihrem Ziel noch hinterherhinken, dann schlagen Sie in diesem Menü nach, welche Verbesserungen noch anstehen. Angenommen, Sie haben noch keine 2-Faktor-Authentifizierung in Ihren Anmeldvorgängen implementiert, dann wird Office 365 Sie hier darauf hinweisen und Ihnen neben einer Anleitung und den entsprechenden Werkzeugen auch die damit verbundene Änderung des Office 365 Secure Scores mitteilen. Sie können dann das Projekt der 2-Faktor-Authentifizierung angehen und Ihre Punktzahl auf das angestrebte Level heben.

Kategorieauswahl zue regelgerechten Einordnung

Unabhängig von umfangreichen Erleichterung und Hilfestellung, mit denen Office 365 das Rückgrat Ihres Sicherheitskonzepts und des damit verbundenen Datenschutzes bildet, so kann ein Sicherheitssystem trotzdem nicht alle Aufgaben allein und automatisiert meistern. Zwar werden aktuell alle Weichen in Richtung der künstlichen Intelligenz gestellt, aber noch bedarf es geschulter Fachkräfte, die Systeme bedienen und warten. Für einen vollen Office 365 Score sind daher auch Aktionen nötig, die in einem wöchentlichen bis täglichen Rhythmus durchgeführt werden. Hierfür einen eigenen Administrator abzustellen ist jedoch nicht nötig, wenn der Office 365-Service von Trans4mation in Anspruch genommen wird. Wir verbinden Compliance nach den neusten Regeln der Datenschutz-Grundverordnung mit einem Office 365-Service, der von der Planung bis zum Betrieb jeden Schritt beinhaltet. Mit dabei ist natürlich auch die kaum bezahlbare Befriedigung, die der Anblick eines beinahe 100 %igen Sicherheitsscores mit sich bringt.

Ein steigender Microsoft Secure Score, der Ihre Compliance repräsentiert.

Trans4mation lässt Ihren Secure Score ansteigen.

 

Trans4mation verhilft Ihnen zu hohen Secure Scores.

Trans4mation verhilft Ihnen zu hohen Secure Scores.



Doch auch weitere allgemeine, aber keinesfalls weniger bedeutende Sicherheitsmöglichkeiten stehen im Bereich Bedrohungsmanagement bereit. Schließlich ist dieser wie bereits beschrieben ein vitaler Bereich des Datenschutzes.

Sicherheit entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung dank Trans4mation


Zu jenem Modul gehört auch eine präventive Funktion, die Sie vor E-Mails mit schadhaften Inhalt schützt und diese in Quarantäne verschiebt. Diese Option schützt Sie und Ihre Mitarbeiter vor betrügerischen Nachrichten, indem sie Nutzer den Zugriff auf verdächtige Mails verwehrt.

 


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