Auf der Ignite 2019 in Florida kündigte Microsoft eine Vielzahl umfassender Updates für Microsoft 365 an. Während wir Ihnen im ersten Teil die neuen Features für Microsoft Teams vorstellten, zeigen wir Ihnen heute, welche Neuheiten es bei Office, Outlook & Co. geben wird.
Microsoft Office
Die Möglichkeit, unterwegs von mobilen Endgeräten aus zu arbeiten, ist für eine Vielzahl von uns zu einem unverzichtbaren Teil des Arbeitsalltag geworden. Um die Produktivität zu steigern, kündigte Microsoft an, dass die drei beliebtesten Office-Apps Word, Excel und PowerPoint zukünftig in einer einzigen App kombiniert werden sollen. Auf diese Weise muss nicht mehr jede App einzelnen runtergeladen und geöffnet werden, sondern finden sich an einer Stelle wieder. Außerdem erhält die neue Office-App einen überarbeiteten Aktionsbereich, um tägliche Aufgaben oder die Erstellung von Inhalten einfacher zu gestalten. Die App steht den Android- und iOs-Nutzern bereits als Test-Programm zur Verfügung.
Seit Ende Oktober ist für alle Nutzer das neue Microsoft Project verfügbar, mit der das Projektmanagement zum Kinderspiel wird. Project verfügt nun über eine neu gestaltete Benutzeroberfläche, die intuitiv zu handhaben ist. Über welche Neuheiten Project jetzt außerdem verfügt, erklärte Microsoft in seinem umfassenden Blogbeitrag. Für das kommende Jahr sind außerdem Features wie Budgetanalyse, Zeit- und Kostenüberwachung sowie Ressourcenmanagement für MS Project geplant.
Künstliche Intelligenz ist das Thema der Gegenwart und Zukunft. Bereits im vergangenen Jahr hat Microsoft KI in seine Office-Produkte eingebracht, wie bspw. den Resume Assistant in Word, und verfolgt dieses Thema weiter. So soll das Tabellentool Excel zukünftig Abfragen in natürlicher Sprache unterstützen. Benutzer können dann – ohne auch nur eine Formel schreiben zu müssen – Fragen zu den Daten stellen und schnelle Antworten erhalten. Damit lassen sich zukünftig Datenerkenntnisse und deren Visualisierung noch leichter zugänglich machen.
Für die Office-Dienste plant Microsoft außerdem die Einführung von Office-Scripts. Diese tragen zu einer Vereinfachung komplizierter Prozesse und Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben bei. Mit der bereits in Excel verfügbaren Skripterstellung lassen sich Aktionen in einer Arbeitsmappe aufzeichnen und in einem Skript abspeichern. Dieses wiederum lässt sich dann mit Power Automate koppeln und es kann geplant werden, dass das Skript automatisch ausgeführt oder in einen größeren Ablauf integriert wird. Office-Skripte sollen laut Microsoft noch dieses Jahr als öffentliche Vorschau verfügbar sein.
Cortana für Outlook
Microsoft möchte seinen Sprachassistenten Cortana zum persönlichen Produktivitätsassistenten im Büroalltag machen. Dafür kündigte Microsoft die Funktion Play my Email in Outlook an (derzeit nur für iOs), womit sich E-Mails freihändig abrufen und bearbeiten lassen sollen. Die Spracherkennung von Cortana kann dabei Ihre E-Mails auf intelligente Weise auslesen und Ihnen gegebenenfalls Änderungen in der Tagesplanung mitteilen. Außerdem ist noch für diesen Monat die Unterstützung Ihrer Tagesvorbereitung durch Cortana geplant. Der Sprachassistent schickt Ihnen hierfür eine E-Mail mit einer Zusammenfassung Ihrer Meetings sowie allen relevanten Dokumenten für den Tag.
Updates für Edge, Yammer und Office Gruppen
Bereits in unserem Blogbeitrag zur Beta-Version von Edge haben wir Ihnen einige Funktionen des neuen Webbrowsers vorgestellt. Nun kündigte Microsoft an, dass die allgemeine Verfügbarkeit des neuen Chromium-Browsers für den 15.01.2020 geplant ist. Für Unternehmen verfügt Edge dann auch über zusätzliche Registerkarten, durch die Sie direkten Zugriff auf all Ihre Websites, Microsoft-365-Dateien und gespeicherten Intranetsuchen haben.
Für Yammer kündigte Microsoft eine ganze Reihe neuer Funktionen an, mit denen Verbindungen hergestellt, Wissen ausgetauscht und Communities aufgebaut werden können. So ist bspw. die bereits im ersten Teil angesprochene Integration von Yammer in Teams, aber auch in SharePoint und Outlook ein Teil davon. Außerdem wird eine Zentralisierung der Verwaltung von E-Discovery, Data Governance und Yammer im Microsoft-365-Verwaltungscenter stattfinden.
Office 365-Gruppen bieten die Grundlage für mehr als 20 Microsoft-Tools, durch die eine Teamarbeit ermöglicht und eine Zusammenarbeit gefördert wird. Für Gruppenadministratoren wurde von Microsoft auf der Ignite 2019 eine Vielzahl an Verbesserungen vorgestellt. Diese bekommen bspw. künftig die Möglichkeit, ein Team für eine Gruppe zu erstellen, gelöschte Gruppen zu durchsuchen oder wiederherzustellen sowie bestimmte Vertraulichkeitslabels zu verwenden.
Die neuen Microsoft Tools: Fluid Framework und Project Cortex
Bereits auf der Build Conference 2019 in Washington stellte Microsoft sein neues Tool Fluid Framework vor, welches Barrieren zwischen Apps abbauen und damit eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen soll. Fluid Framework verfügt dabei über drei wesentliche Hauptfunktionen:
- Erfahrungen mit dem Fluid Framework unterstützen das Co-Authoring von Web- und Dokumenteninhalten.
- Die Inhalte des komponentenbasierten Dokumentenmodells können von den Autoren in kollaborative Bausteine zerlegt, anwendungsübergreifend verwendet und zu einem neuen, flexibleren Dokumententyp kombiniert werden.
- Das Fluid Framework schafft Raum für intelligente Agents, die unter anderem Texte übersetzen, Inhalte abrufen, Änderungen vorschlagen und Konformitätsprüfungen vornehmen.
Auf Ignite 2019 kündete Microsoft die öffentliche Vorschau der Endbenutzererfahrung an. Zukünftig soll Fluid Framework mit all seinen Funktionen in Microsoft 365, einschließlich der Team-Chats, E-Mails in Outlook, in allen SharePoint-Portalen, sowie Notizen in OneNote und Office-Dokumenten zum Einsatz kommen.
Der zweite von Microsoft angekündigte Dienst ist Project Cortex. Auf der Grundlage von Künstlicher Intelligenz soll ein Wissensnetzwerk erstellt werden, das sämtliche Unternehmensdaten berücksichtigt und automatisch in zusammengehörende Themen wie Kunden und Projekte aufteilt. Über Themenkarten und -seiten soll den Mitarbeitern eines Unternehmens zusätzlich relevantes Wissen vermittelt werden. Für eine höhere Effizienz der Geschäftsprozesse werden die Inhalte in eine interaktive Wissensquelle verwandelt, um unter anderem Dokumente zu analysieren, Metadaten zu extrahieren oder um Inhaltsmodelle zu erstellen. Project Cortex baut auf den Inhalten auf, die bereits im SharePoint hinterlegt sind und verbindet diese über sämtliche Microsoft 365-Anwendungen sowie externe Systeme hinweg.
Das A und O: Sicherheit und Datenschutz
Nach einigen Feedback-Meldungen durch Kunden fand Microsoft heraus, dass diese sich mehr Unterstützung bei der Verbesserung der Sicherheit und Verwaltungseffizienz wünschen. Auf dieser Grundlage hat Microsoft neue Funktionen in den Onboarding Hub, welcher sich im Einrichtungsbereich des Microsoft 365-Verwaltungscenters wiederfindet, integriert. So werden jetzt von Microsoft intelligente Empfehlungen und Vorschläge zur Verbesserung der Sicherheitslage und zur Einhaltung von Datenschutzvorschriften unterbreitet, die sich an den aktuellen Konfigurations- und Administratorenaktivitäten orientieren.
Ebenfalls aus dem Kundenfeedback wurde ersichtlich, dass eine Vielzahl ihre Sicherheitslage verbessern und bestimmten Administratoren eingeschränkte Berechtigungen zuweisen möchten. Daher kündigte Microsoft an, eine neue Administratorenrolle im Verwaltungscenter und in Azure AD einzuführen, mit denen die Anzahl der globalen Administratoren einer Organisation reduziert werden kann. Durch die Zuweisung der „globalen Leserrolle“ können Sie gewährleisten, dass Personen zwar Informationen wie Berichte, Planungen oder Audits erhalten und lesen können, diese aber keine (Einstellungs-) Änderungen daran vornehmen können. Eine Kombination mit anderen Administratorenrollen (wie bspw. Exchange-Administrator) ermöglicht Ihnen, die Administratorenrechte noch exakter zu steuern und zu regeln.
Um Nutzer zukünftig bei der Implementierung von effektiven Datenschutzkontrollen zu unterstützen, gab Microsoft eine Preview des Microsoft Compliance Scores bekannt. Damit lassen sich Risikobewertungen automatisieren und Datenschutzkontrollen kontinuierlich überwachen sowie bewerten. Außerdem verfügt das Tool über klare Vorschläge und Anleitungen zur Verbesserung der Punktzahl.
Ebenfalls zu einer Erhöhung der Sicherheit soll die Microsoft-Authenticator-App beitragen, indem ein kennwortloser Zugriff auf Microsoft- und Nicht-Microsoft-Apps gewährt wird. Stattdessen erfolgt eine Multifaktor-Authentifizierung, die das Risiko vor Phishing- und anderen Angriffen reduziert.
Quelle: Microsoft
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