Sie markieren sich E-Mails, um an die damit verbundene Aufgabe erinnert zu werden. Sie legen sich Aufgaben in Outlook an. In mehreren Teams-Kanälen wurden ihnen verschiedenen Tasks zugewiesen. Wäre es nicht schön, wenn man all das an einem Ort übersichtlich abbilden könnte, um nichts zu vergessen? Mit der cloudbasierten App „To Do“ von Microsoft ist das problemlos möglich!

Bei Microsoft „To Do“ handelt es sich um eine kostenfreie Aufgabenverwaltungsapp, mit der Sie private wie auch berufliche Termine ganz easy an einem Ort anlegen, überblicken, kategorisieren und priorisieren können. Die Anwendung ist nahtlos einsetzbar – sowohl als Desktopanwendung als auch unterwegs auf dem Tablet oder Smartphone. Dank der Synchronisation über mehrere Geräte ist garantiert, dass Sie immer auf Ihre Aufgaben zugreifen und diese bei Bedarf erweitern oder verändern können. Das sorgt für eine maximale Organisation.

Mit „Mein Tag“ die heutigen Tasks organisieren

Über die Liste „Mein Tag“ können Sie – wie es der Name schon sagt – Ihren Tag und die anstehenden Aufgaben planen, indem Sie bereits angelegte Tasks für den heutigen Tag markieren oder neue Aufgaben direkt in die Liste aufnehmen. Gleichzeitig bietet Ihnen die App intelligente und personalisierte Vorschläge aus ihren E-Mails oder anderen Tasks an, damit Sie möglichst nichts übersehen. Ob Sie die unter „Mein Tag“ abgelegten Aufgaben nach der zeitlichen Abfolge der Bearbeitung sortieren oder nach einem anderen Schema, obliegt ganz Ihnen. Lediglich als „wichtig“ markierte Eintragungen werden vom System priorisiert und an den Anfang der Liste gesetzt, damit Ihre Aufmerksamkeit bewusst darauf gelenkt wird.

Frau arbeitet am Laptop und legt Aufgabenliste an

Vielfältige Möglichkeiten in einer Anwendung

Microsoft „To Do“ bietet Ihnen neben der Liste „Mein Tag“ viele weitere Möglichkeiten:

  • Sie können gemeinsame Aufgaben mit ihren Kollegen, Freunden oder Verwandten teilen. So hat jeder Beteiligte Zugriff darauf und sieht, welcher Part in seiner Verantwortung liegt.
  • Legen Sie eine Erinnerungsfunktion oder auch ein Fälligkeitsdatum an und lassen Sie sich vom System rechtzeitig an die Erledigung erinnern.
  • Legen Sie große Aufgaben oder Projekte mit Teilschritten an. So behalten Sie den Überblick, was noch erledigt werden muss und was bereits geschafft wurde.
  • Auch Checklisten oder Ideensammlungen können Sie sich in „To Do“ erstellen.
  • Für eine bessere Übersicht können Sie sich mehrere Listen zu verschiedenen Themen anlegen, z.B. Ideensammlung, Projekt XYZ, Privates. Durch eine farbliche Anpassung der Listen lassen sich diese ganz leicht auseinander halten.
  • Thematisch zusammenhängende Listen können Sie in einer Gruppe zusammenfassen. Haben Sie also beispielsweise mehrere Listen zu verschiedenen Kundenprojekten angelegt, können Sie hieraus die Gruppe „Kundenprojekte“ generieren. Wieder ein Pluspunkt hinsichtlich der Übersichtlichkeit.
Beispielhafte Ansicht der Anwendung To Do auf Smartphone und Tablet
Microsoft „To Do“ funktioniert auf verschiedenen Geräten (Quelle: Microsoft)

Mehr Produktivität mit Microsoft „To Do“

Die Möglichkeiten, die uns Microsoft „To Do“ bietet, sind also vielfältig. Microsoft möchte uns nach eigener Aussage mit „To Do“ ein Tool an die Hand geben, welches eine gute Übersicht über die verschiedenen Aufgaben aus unterschiedlichen Anwendungen ermöglicht und mit dem wir uns selbst und unsere Aufgaben gut priorisieren und organisieren können. Durch diesen Überblick – so Microsoft – sollen die Produktivität gesteigert und das Stresslevel gesenkt werden.