Für Mac oder Web-Nutzer ist die Neuigkeit vielleicht schon bekannt und fester Bestandteil des Alltags. Nun gibt es das Feature „Empfohlene Dateien“ auch für die Windows-Apps! Hierbei werden Dateivorschläge in einem neuen extra Bereich angezeigt, um dem Nutzer zu helfen, schneller auf wichtige Dateien zuzugreifen.

Der Dateivorschlag wird in einer Miniaturansicht angezeigt, mit Informationen bezüglich der Aktivitäten bei dieser Datei und wann diese stattgefunden hat.

Wie funktioniert das?

Diese Funktion verwendet dafür die künstliche Intelligenz – auch das sogenannte maschinelle Lernen. Mit dieser Technologie können die Apps Word, Excel und PowerPoint vorhersagen, welche Datei man wahrscheinlich als nächstes öffnet oder an denen man als nächstes arbeiten möchte. Dafür werden verschiedene Faktoren ausgewertet, um herauszufinden, welche Dateien am wichtigsten bzw. interessantesten für den Nutzer sind. Bei diesen Faktoren handelt es zum Beispiel um die Häufigkeit der Bearbeitung, Kommentare durch andere Personen und wie der Nutzer mit diesen interagiert.

Wichtig sei hier zu erwähnen, dass dabei nur Dateien aus verknüpften OneDrive Ordnern oder SharePoint-Verzeichnissen berücksichtigt werden, jedoch keine lokal gespeicherten Dokumente, Tabellen und Präsentationen.

Ansicht eines Displays mit geöffneter SharePoint-Seite und dem Feature "Empfohlene Dateien"
Empfohlene Dateien im SharePoint

Vergleich zu SharePoint und Delve

Ganz neu und unbekannt ist dieses Feature im Allgemeinen natürlich nicht. Sicher habt ihr diese Funktion auch schon einmal im SharePoint oder auch im Delve entdeckt. Die dortige Analyse, welche Dateien dein persönliches Netzwerk oder deine Gruppen bearbeiten und welche Dateien damit für einen selbst von Relevanz sein könnten, wird nun auch auf die Windows App erweitert, um ein noch allumfassenderes Arbeiten zu ermöglichen.

Ab wann wird uns das Feature „Empfohlene Dateien“ im Alltag begleiten?

Das Feature wurde in der Betaversion schon ausgiebig geprüft und seit Juni nach und nach integriert. Bis wir allerdings final aussagekräftige Vorschläge und Dateiempfehlungen bekommen, kann es noch bis Mitte September dauern, da das Feature schrittweise eingebettet und nicht direkt für alle Nutzer freigeschalten wird – um einen sicheren Testlauf zu gewährleisten.