Selten entfaltet die Entwicklung stimmiger Softwareprodukte eine so starke Eigendynamik, wie es uns mit employ – unserer hauseigenen SharePoint-Prozesslösung für das Human Resource Management – passierte. Dabei stand am Anfang eigentlich eine ganz einfache Frage: „Wie zum Teufel bekommen wir unseren komplexen Bewerbungsprozess vereinfacht?“
Jahrelang war es immer das Gleiche. Kaum hatten wir eine neue Stellenanzeige geschaltet, erhielten wir umwerfend viele, gute und vielversprechende Bewerbungen. Jedes Mal sichteten wir zahlreiche Dokumente, sortierten aus, führten Bewerbungsgespräche, wählten unsere Favoriten, vergaben Probeaufgaben, machten Tests und bewerteten deren Resultate. Wir verglichen, prüften, diskutierten – kurz: Es war ein viel zu hoher organisatorischer und kommunikativer Aufwand für Geschäftsführung, Fachabteilungen und die HR-Kollegen. Insgesamt dauerten uns auch die internen Kommunikationswege einfach zu lang und es wurde immer klarer, dass sich etwas ändern muss. Dann eines Tages, als wieder ein vielversprechender Bewerber nach zwei Wochen Bearbeitungszeit absprang, war die rote Linie erreicht. Spürbar emotionale Spannungen durchfuhren die Büros wie ein etwas längerer Güterzug den Großstadtbahnhof. Während das Auge des Sturms sich an diesem Morgen gerade über der Zimmermitte zentrierte, kam zufälligerweise Torsten (Name geändert) aus dem SharePoint-Team nichtsahnend und guter Dinge in der HR vorbei, um seine wohlverdienten Mitarbeiter-Goodies in Empfang zu nehmen. Die Kolleginnen erinnern sich genau: Er lehnte in der Tür, in der rechten Hand den Morgenkaffee, entspannter Blick und hörte einfach kurz mit. „Naja“, merkte er in einer längeren Pause an, „machen wir doch einfach einen automatisierten SharePoint-Workflow draus!“ Torsten ging gelassen wieder an seine Arbeit, so als sei nichts weiter gewesen, doch die Idee für employ war geboren und bereits hier nicht mehr aufzuhalten.
Employ ist die HR-Lösung für das Bewerber- und Personalmanagement auf SharePoint-Basis
Also machten wir uns ans Werk. Nachdem wir unseren Bewerbungsprozess analysiert und visualisiert hatten, nutzten wir erstmal einfache InfoPath-Formulare und den SharePoint-Designer – beides Bordmittel von SharePoint – für die komplexe Workflow-Modellierung. Dabei zeigte sich relativ rasch, dass wir mit diesen Werkzeugen an unser Grenzen stießen – vor allem in puncto Wiederverwendbarkeit und Effizienz. Also haben wir kurzerhand eine eigene SharePoint-Solution programmiert. Einiges an Hirnschmalz, Kaffeepackungen und Entwicklungsstunden wurde verbraucht und schon bald stand employ 1.0 für erste Tests zur Verfügung.
Es war eine Offenbarung: Mit der neuen Lösung konnten wir unseren Bewerbungsworkflow nicht nur vollständig automatisiert abbilden, sondern auch die Durchlaufzeiten um bis zu 80 % reduzieren. Die geringere Anzahl manueller Handlungen, die automatische Aufgabenerstellung und Benachrichtigung aller involvierten Personen sowie eine lückenlose Dokumentation des gesamten Prozessverlaufs machten es möglich.
Kommt das Thema auf employ, steigt sofort das Interesse im Raum
Das Ganze funktionierte so gut für uns, dass immer, wenn wir in Kundengesprächen begeistert von employ erzählten, sofort ein konzentriert gesteigertes Interesse den Raum erfüllte. Anscheinend waren wir nicht die einzige Firma mit diesem Problem – aber bis dato die einzige Firma mit employ. Doch das sollte sich von nun an ändern. Da die Abläufe in jedem Unternehmen etwas anders aussehen, gaben wir employ die größtmögliche Flexibilität, indem wir unsere eigene Workflow-Engine AnyFlow darin integrierten. Heute können wir damit effizient jeden erdenklichen Arbeitsschritt in employ abbilden – ohne eine Zeile Programm-Code schreiben zu müssen. Seitdem ist employ für jedes Szenario gewappnet, dank der Best Practice-Vormodellierung und der Möglichkeit des Template-Imports ist das Bewerbermanagement in wenigen Minuten einsatzbereit und dennoch kinderleicht an die jeweiligen individuellen Anforderungen anpassbar. Die Lösung besticht durch ein übersichtliches Dashboard, frei konfigurierbare Formulare sowie selbstverständliche Basis-Features, wie z. B. dem Aufgaben- und Terminmanagement oder das ausgeklügelte Rollen- und Rechtesystem.
Employ ist perfekt in SharePoint integriert und bietet ein nutzerfreundliches Interface.
Bei so viel Potenzial lag es nahe, aus employ noch viel mehr zu machen. Etwas, womit das gesamte HR-Management einer Firma an einem zentralen Ort verwaltet werden kann. Unseren SharePoint-Entwicklern – allen voran natürlich Torsten – kribbelte es bereits in den Fingern. 200 Kaffeetassen später hatten wir neben dem originären Bewerbungsmanagement noch zwei weitere Module für die Bereiche Stellen- und Einstellungsmanagement fertiggestellt.
Dieses Tool hat sich zu einer Power-Solution für Personaler entwickelt
Mit dem Stellenmanagement kann nun der gesamte Ausschreibungsprozess samt Genehmigungsworkflow optimal geregelt werden. Von der Bedarfsmeldung der Abteilungen über die Anforderungsdefinitionen des HR-Teams bis zur automatischen Publikation in einschlägigen Job-Portalen – an alles wurde gedacht. Das Einstellungsmodul hingegen sorgt für die automatisierte Abwicklung und Unterstützung bei der Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Arbeitsplätze können schneller vorbereitet, einstellungsrelevante Entscheidungen zentral festgehalten und gegebenenfalls ein Mentor bestimmt werden. Aufgaben und Benachrichtigungen erreichen jetzt termingerecht alle involvierten Personen und auch die Auslieferung von Nutzerkonten, Zugriffsrechten oder Zugangskarten kann perfekt standardisiert vonstattengehen. Damit hat sich employ endgültig emanzipiert und zu einer Power-Lösung für Personaler entwickelt.
Employ ist perfekt in SharePoint integriert und bietet ein nutzerfreundliches Interface.
Ende 2016 wird unser viertes employ-Modul released. Mit der Integration des kompletten Mitarbeitermanagements in employ bauen wir eine vollständige und hochflexible HR-Lösung auf. Die Verwaltung und Pflege aller Stammdaten, Dokumente und Qualifikationen wird dann direkt über employ ermöglicht. Mitarbeiter werden über Self-Service-Funktionen z.B. in der Lage sein, neue Arbeitsmittel oder Weiterbildungsmaßnahmen direkt anzufragen. Das Modul schließt somit den Kreislauf und bildet sowohl Start- und als auch Endpunkt aller personalwirtschaftlichen Prozesse – vom Mitarbeitergespräch bis zum Ausstellungsprozess.
Entwicklertreibstoff für employ: Ein guter Kaffee war immer mit dabei.
Ein kurzes Schlusswort
Employ beschleunigt und vereinfacht das moderne Personalmanagement und nicht nur im Entwicklerteam hinterlässt das Projekt feucht glänzende Augen. Auch das Management und unsere Kunden sind davon begeistert. Die HR-Abteilung atmet spürbar auf und es weht ein frischer Wind durch die Büros – auch an Torstens Platz vorbei, wo ein heißer Kaffeepott neben der Tastatur genüsslich vor sich her duftet. Robert Otto – Trans4mation
Quellen / Daten
Factsheet Employ (PDF | 0,5 Mbyte) Bild vom Kaffee © annie_spratt@stocksnap.io
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