Wir haben eine SharePoint-App erstellt, die ab sofort kostenfrei im SharePoint- bzw. Office-Store verfügbar ist.
SharePoint ist als Systemlösung für die interne Dokumentenverwaltung mittlerer und großer Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Vor allem in größeren Unternehmen befinden sich viele Items, Listen und Dokumente in einer meist (mit)gewachsenen Informationsstruktur. Die Zeit, die für die Suche von Einzelinformationen in SharePoint aufgewandt werden muss, steigt daher an – gerade auch für Benutzer, denen die firmenspezifische Informationsstruktur noch unvertraut ist.
Abhilfe schaffen hier Ergebnislisten von Volltextsuchen oder manuell definierte Quick-Links (Favoriten), die als Webparts verfügbar sind. Im Internet haben sich zudem sogenannte Schlagwortwolken (engl. tag clouds) etabliert. Mit Klick auf ein entsprechendes Schlagwort innerhalb einer Tag Cloud, erscheint eine Auflistung aller passenden Informationen, die zuvor mit jenem Suchbegriff assoziiert worden sind. Die Auswahl eines der Treffer auf der Liste führt dann direkt zum angefragten Item oder Dokument. Der Unterschied zur Volltextsuche: Die gefundenen Informationen stehen in einem echten semantischen Zusammenhang mit dem Schlagwort und sind nicht vom jeweiligen Textinhalt abhängig. Weiterhin kann die Informationssuche so besser gelenkt werden und über optische Vergrößerung der Schlagworte, in Abhängigkeit der Häufigkeit ihres Vorkommens im System, wird die kognitive und visuelle Beanspruchung bei der Informationssuche weiter vermindert. Der Einsatz einer Tag Cloud kann die individuelle Suchzeit deswegen signifikant verkürzen (vgl. Gwizdka, 2009).
An der Optimierung solcher interner Workflows haben auch wir bei Trans4mation ein großes Interesse. Da SharePoint ebenfalls auf Webtechnologie basiert und durch Apps flexibel erweiterbar ist, hat Trans4mation aus diesem Grund eine eigene Tag Cloud App entwickelt, die ab sofort im SharePoint- bzw. Office-Store zum Download zur Verfügung steht.
Man könnte vermuten, dass es bereits zahlreiche Tag Clouds für SharePoint in den Stores gibt. Dass dem nicht so ist – gegenwärtig gibt es nur zwei alternative Apps – zeigt, dass die Entwicklung einer solchen App einiges an Know-how erfordert. Was die T4M Tag Cloud gegenüber den Konkurrenzprodukten so attraktiv macht, sind ihre flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten, die Ausführung in zwei Sprachversionen (englisch u. deutsch) und natürlich der unschlagbare Preis. Doch sehen wir uns die Software-Extension noch etwas genauer an.
Die T4M Tag Cloud im Detail
Im Grunde liest die App mittels Suchabfrage über die REST-API alle Tags aus den Meta-Daten der Listen und Bibliotheken von SharePoint aus. Die Tag Cloud kann nun auf jeder beliebigen Seite als Webpart eingebunden werden. Hierbei helfen zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten die Instanzen der Tag Cloud auf ihren Einsatzort und -zweck genau abzustimmen. Fünf Einstellungsmöglichkeiten haben wir implementiert. 
1. Die Anzahl der Suchergebnisse kann hinter jedem Schlagwort optional angezeigt werden. 2. Die Berechnungsmethode für die dynamische Größendarstellung der Schlagworte kann entweder linear oder logarithmisch erfolgen. Je nach Anzahl der Suchergebnisse und ihrer Verteilung, kann die logarithmische oder die lineare Berechnung ein besseres Ergebnis bei der Darstellung liefern. 3. Die Ausgabeseite für die Suchergebnisse ist individuell definierbar (über URL bzw. relativen Link) oder nutzt die Standardausgabe von SharePoint. Auf individuellen Ausgabeseiten sollte hierfür ein Suchergebnis-Webpart eingebunden sein. 4. Für die Tag-Cloud kann ein Titel vergeben werden, welcher oberhalb der Tag Cloud in einer Titelleiste erscheint. Hierbei sind auch HTML-Tags erlaubt. Die Titelanzeige ist somit frei gestaltbar. 5. Das Auslesen von Tags und Suchergebnissen ist auf bestimmte Listen und Dokumentenbibliotheken eingrenzbar (Verwaltete Eigenschaften). Hierzu können einfach die benutzerdefinierten „Managed Property“ eintragen werden. Wichtig ist an dieser Stelle nicht zu vergessen in der zentralen Administration in der jeweiligen „Managed Property“ die Option „Refinable“ auf „Yes“ zu stellen.
Herausforderungen bei Entwicklung und Veröffentlichung
Die T4M Tag Cloud App basiert vollständig auf JavaScript und baut hierbei auf dem jQuery-Framework auf. Etwas knifflig war das Auslesen des Term-Stores von SharePoint, der in Gruppen, Sets und beliebig tief verschachtelten Subsets unterteilt ist. Dabei ist die Tiefe und Struktur der Verschachtelung für die App natürlich unbekannt. Die Lösung brachten hier asynchrone JS-Requests an die REST-API mit definierten Callback-Events. Ein weiterer Stolperstein war die Veröffentlichung im SharePoint-Store. Eingereichte Apps werden von Microsoft gründlich geprüft. Für unsere App war dieser Prozess nur zweistufig. Hier haben wir uns als Publisher streng an den Validierungskriterien von Microsoft orientiert.
Die Installation der App
Die Installation der App ist für SharePoint-Administratoren denkbar einfach. Dazu wechselt man zu „Site Contents“ und wählt das Icon „add an app“. Nun findet man in der Sidebar den Verweis zum SharePoint-Store, kann darin nach der „T4M Tag Cloud“ suchen und diese per Klick hinzufügen. Ist dies geschehen, taucht die App dann in der Liste unter „Site Contents > add an app“ auf und kann ausgewählt werden. Nachdem bestätigt wurde, dass dieser App vertraut wird, ist die T4M Tag Cloud als Webpart verfügbar. Wie gewohnt kann die App nun auf jeder Seite unter „Edit Page“ als Webpart hinzugefügt und konfiguriert werden.
Das Fazit
Mit der T4M Tag Cloud App für SharePoint 2013 erhält man eine zweisprachige Lösung zur Steuerung und Beschleunigung interner Suchanfragen. Dabei lässt sich die App auf jeder SharePoint-Seite frei als Webpart einbinden und ist individuell konfigurierbar. Wir sind stolz auf unsere erste, weltweit verfügbare App im SharePoint-Store und möchten andere gern an dieser Premiere teilhaben lassen. Aus diesem Grund ist unsere Tag Cloud als Freeware erhältlich.
Ihr Ansprechpartner:
Ron Grahnert, Head of Software Engineering Tel. (+49) 351 /466 766 30
Zum App-Download
Die T4M-TagCloud im Office-Store von Microsoft
Quellen/Links:
Validierungsrichtlinien für an den Office Store übermittelte Apps Gwizdka, J. (2009). "What a difference a tag cloud makes: effects of tasks and cognitive abilities on search results interface use" Information Research, 14(4) paper 414. [Abgerufen am 26.05.2015, von http://InformationR.net/ir/14-4/paper414.html]
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