Dateien mit Gästen, die sich außerhalb von Microsoft Teams befinden, zu teilen, ist nativ in SharePoint eingerichtet und ohne Add-Ons möglich. Office 365-Gruppen bilden die Basis von Teams und jede Office 365-Gruppe kann genutzt werden und ist sogar nötig, um ein Microsoft Team zu aktivieren.
Auf dieser Grundlage ist in Teams die Einstellung, die den Austausch mit Externen ermöglicht, standardmäßig deaktiviert. Die folgenden Arbeitsschritte müssen durchgeführt werden, um den Dateiaustausch außerhalb von Teams zu ermöglichen:
1. Organizational Setting (Tenant Level)
Admin centers > SharePoint/sharing
2. SharePoint Site Collection
Admin centers > SharePoint/site collections/sharing
3. Office 365 Groups setting
Organisieren wir nun die das Teilen nach Außen für Office 365 Group site collections:
Dateien können direkt innerhalb Teams als Teams-Link oder als nativer SharePoint-Link geteilt werden. Abhängig von der Standardeinstellung, ist es in der Teams Gruppenseite nicht erlaubt, Dateien mit einem Gast zu teilen, der kein Mitglied ist.
Das ist unabhängig davon, ob die externe Linkfreigabe auf globalem Tenant-Level oder in den globalen SharePoint Einstellungen aktiviert ist.
Daher müssen wir es als nächstes noch explizit in den Office 365 SharePoint Site Collections aktivieren.
Falls Sie nur eine dedizierte Office 365 Site Collection updaten:
Set-SPOSite -Identity https://tenant.sharepoint.com/sites/site1 -SharingCapability SharingOption
Wenn Sie alle geteilten Einstellungen im Tenant updaten, können Sie das folgende Script einsetzen, um die geteilten Einstellungen für alle Ihre Seite zu updaten:
$userCredential = Get-Credential
Connect-SPOService -Url https://TenantName-admin.sharepoint.com -Credential $userCredential
$sites = Get-sposite -template GROUP#0 -includepersonalsite:$false
Foreach($site in $sites)
{
Set-SPOSite -Identity $site.Url -SharingCapability SharingOption
}
Write-Host("External Sharing Capability updated for all sites.")
Erklärung der Variablen:
- TenantName – der Name Ihres Office 365 Tenants
- SharingOption – die Sharing-Option aus der unteren Tabelle, die Sie einsetzen
Folgende Parameter stehen für die SharingOption bereit:
| Parameter | Beschreibung |
| Disabled | Externes User-Sharing (teilen per E-Mail) und Gästelinks sind jeweils gesperrt. |
| ExternalUserSharingOnly | Externes User-Sharing (teilen per E-Mail) ist aktiviert, aber Gästelinks können nicht geteilt werden. |
| ExternalUserAndGuestSharing | Externes User-Sharing (teilen per E-Mail) und Gästelinks sind jeweils gesperrt. Das ist die Standardeinstellung. |
| ExistingExternalUserSharingOnly | Externes User-Sharing (teilen per E-Mail) ist nur für die externen Nutzer aktiviert, die sich bereits in der directory befinden. |
Überprüfen der Sharing-Options:
(Get-SPOSite -Identity https://tenant.sharepoint.com/sites/site1).SharingCapability
Viel Spaß beim Ausprobieren!
Hier noch zwei hilfreiche Links zum Weiterlesen:
https://support.office.com/en-ie/article/Turn-external-sharing-on-or-off-for-SharePoint-Online-6288296a-b6b7-4ea4-b4ed-c297bf833e30#__turn_external_sharing
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