Mit der Ankündigung Microsofts, dass die klassischen Workflows in SharePoint Online deaktiviert und zeitnah sogar gelöscht werden, verfallen viele SharePoint Administratoren in Panik. Gerade noch hybrid gegangen, sollen nun Prozesse überdacht und neu abgebildet werden? Aber bevor Sie in Ohnmacht fallen: Es gibt ein Tool, das Ihnen hilft, den Aufwand zur Modernisierung Ihrer digitalen Abläufe im Hinblick auf den Umstieg nach Power Automate einzuschätzen.
Einschätzung und Umstieg mit dem SharePoint Modernization Scanner
Mit dem SharePoint Modernization Scanner können Sie Ihre Websitesammlungen nach Classic Workflows durchforsten und erhalten eine Einschätzung, ob die verwendeten Aktionen nach Flow übersetzt werden können oder einer näheren (internen) Analyse bedürfen. Die daraus resultierende Excel-Liste ist überschaubar und bietet fertig aufbereitete Diagramme:
Dank der integrierten Filter kann das Hauptaugenmerk schnell auf die 2010er Workflows gelegt werden. Diese wurden bereits seit August dieses Jahres für neue Tenants deaktiviert und werden ab November sukzessive auf allen Tenants entfernt. Ein ähnliches Schicksal erwartet anschließend übrigens auch die 2013er Workflows.
Wer sich bisher noch nicht mit Power Automate beschäftigt hat, sollte nun also zeitnah damit anfangen. Sie werden feststellen, dass die meisten Standardprozesse, wie z. B. Genehmigungen einzuholen oder Erinnerungsfunktionen bereitzustellen, längst integriert sind. Obendrein können Sie aus einer stetig wachsenden Anzahl von Vorlagen ganz einfach eine passende auswählen und nach Ihren Wünschen anpassen. Es empfiehlt sich dabei, die Suche mit den zu verwendeten Apps zu starten:
Die Power Automate Workflows beinhalten einen Trigger, unter welchen Umständen der Prozess starten soll und bieten vorgefertigte Aktionen. Nach den ersten kreierten Workflows werden Sie feststellen, dass Sie den SharePoint Designer bereits vergessen haben. 😉
Fazit
Eigentlich ist es keine Überraschung, dass die klassischen Workflows in SharePoint Online bald nicht mehr unterstützt werden. Schon allein, weil der für benutzerdefinierte Workflows notwendige SharePoint Designer bereits ab Version 2013 nicht mehr weiterentwickelt wurde. Und mal ehrlich, wer moderne Plattformen effektiv nutzen möchte, der muss sich auch von alten Zöpfen trennen. Power Automate belohnt Sie mit zahlreichen integrierten Connectoren, mit denen Sie ganz einfach Ihre Prozesse noch schneller und effektiver plattformübergreifend gestalten können. Der SharePoint Modernization Scanner ist innerhalb von 10 Minuten eingerichtet und nimmt Ihnen die analytischen Vorbereitungen ab. Der Großteil der Workflows sind Standardworkflows und somit ohne Aufwand „out-of-the-box“ nach Flow umstellbar. Benutzerdefinierte Workflows sind meist mit weniger Aktionen über Flow abbildbar und lassen sich dank der Visualisierung auch besser lesen. Ein Umstieg bietet somit eher Chancen und Potential statt Frust und Angst.
Und wenn Sie gerade dabei sind modern zu werden: Der SharePoint Modernization Scanner kann auch genutzt werden, um InfoPath loszuwerden oder den Umstieg auf Modern Pages vorzubereiten.
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