Wir arbeiten immer mehr hybrid, d.h. sowohl vor Ort im Unternehmen als auch unterwegs. Aufgrund der Corona-Pandemie sicherlich nicht verwunderlich. Doch sollte man diese Veränderung nicht nur rein auf die Auswirkungen der Pandemie zurück führen. In Microsofts Bericht zum Work Trend Index bestätigt sich, dass unser Arbeitsalltag mit immer mehr virtuellen Meetings, E-Mails und Chats erheblich digitaler geworden ist. Laut Microsoft wurden im Februar 2021 im Vergleich zum Vorjahr 40,6 Milliarden E-Mails mehr gesendet. Tendenz sicherlich weiter steigend… Somit ist es wichtig, dass Wege gefunden werden, um Menschen in der Kommunikation miteinander noch mehr zu unterstützen und dass sie die Möglichkeit haben, ihren Aufgaben auf verschiedenen (mobilen) Geräten nachzukommen. Dabei sollte die Produktivität bei der Arbeit auf mobilen Geräten genauso gegeben sein wie am lokalen PC. Eine Möglichkeit liegt in der Sprachfunktion, die wir uns im Kontext von Outlook mobile in diesem Beitrag einmal angeschaut haben.

Investition in Sprachfunktion

Microsoft will Menschen bei der Kommunikation und bei der Verwaltung von Aufgaben von unterwegs unterstützen. Und investiert dafür weiter in Sprachfunktionen – hat diese doch den Vorteil, dass man die Herausforderungen kleiner Bildschirme und Tastaturen wie beispielweise auf dem Smartphone umgehen kann. Damit die Sprachfunktion genau die Daten und Informationen liefert, die angefragt werden, kommt im Hintergrund der Microsoft Graph zum Einsatz. Dieser sammelt und organisiert Milliarden Signale. Auf Grundlage dessen ist es möglich, per Sprachfunktion z. B. den letzten Budgetbericht zu erfragen und im Handumdrehen das richtige Dokument mit dem richtigen Namen bereitgestellt zu bekommen. Und auch für die Arbeit mit Outlook ist die Sprachfunktion schon heute keine Zukunftsmusik mehr. Microsoft kündigte eine Erweiterung der Sprachfunktion in Outlook mobile für iOS und generell die Funktion in Outlook mobile auch bald für Android an. Ziel ist es, die Verwendung von Sprache zur Planung von Besprechungen und zum Verfassen von E-Mails für alle einfacher zu machen. Ziel der neuen KI-verbesserten Sprachfunktionen ist es also, dass unser Arbeiten von unterwegs noch einfacher wird.

Neue Funktionen für mehr Effizienz

Auch wenn es diese Funktion in Android derzeit noch nicht gibt, möchten wir Ihnen einen kleinen Einblick geben, welche Möglichkeiten uns über die Sprachfunktion in Outlook mobile zur Verfügung stehen. Und der eine oder andere iOS-Nutzer entdeckt vielleicht auch bisher unbekannte Möglichkeiten bei Nutzung der App.

Um in Outlook mobile Hilfe zu erfragen oder eine Aktion auszuführen, wird über das Pluszeichen-Symbol das Mikrofon-Symbol „Sprache verwenden“ ausgewählt. Danach kann Cortana die Aufgabe durch Spracheingabe mitgeteilt werden. Cortana nutzt KI, um die richtige Datei zu finden, Sie mit dem gewünschten Mitarbeiter zu verbinden oder den Kalender zu verwalten. Möchte man beispielsweise wissen, wann das nächste Meeting ansteht, tippt man auf das Mikrofon-Symbol und fragt: „Wann ist mein nächstes Team-Meeting?“.

Handybildschirm mit geöffneter App Outlook mobile
©Microsoft – Aufrufen des Mikrofon-Symbols
Handybildschirm mit Symbol für die Sprachfunktion in Outlook mobile
©Microsoft – Sprachfunktion in Outlook mobile nutzen

Cortana nutzt dabei Microsoft Graph für personalisierte Ergebnisse, wie und mit wem gearbeitet wird.

Meetings in Outlook mobile planen

Auch das Anlegen von Terminen wird durch die Sprachfunktion vereinfacht. Sagen Sie zum Beispiel nach Tippen auf das Mikrofon-Symbol „Richten Sie für nächsten Montag ein Meeting mit Maria und ihrem Team über das Marketing-Budget ein“ und Cortana wird die richtigen Mitarbeiter erkennen und die Einladung verfassen. Zum Schluss noch ein kurzes „Senden“ und schon ist alles erledigt. Soll nachträglich ein Kollege dem Meeting noch hinzugefügt werden, ist auch dies über die Spracheingabe möglich.

Handybildschirm mit Kalendereintrag über die Sprachfunktion
©Microsoft – Meetings planen mit Cortana

E-Mails suchen und diktieren mittels Sprachfunktion

Geben Sie über die Sprachfunktion Ihre gesuchten Themen ein wie z. B. „Finde E-Mails, die an John gesendet wurden, mit Anhängen über das Projektbudget für Q1“. Der Vorteil: Sie müssen sich nicht auf Suchbegriffe und Schlagworte fokussieren, sondern erhalten dank der KI die für Ihre Anfrage passenden E-Mails.

Microsoft 365-Nutzer können zudem die Funktion „Dictation“ in Outlook mobile nutzen. Der eine oder andere kennt die Funktion vielleicht schon vom Desktop für Word und Outlook, jetzt ist sie auch für iOS verfügbar und Android wird bald folgen. Mit „Dictation“ diktieren Sie (wie es der Name sagt) Ihre E-Mails – egal, ob Sie auf eine eingegangene Nachricht antworten oder eine neue E-Mail schreiben. Und wer sich jetzt Gedanken macht, dass gerade bei Namen vielleicht merkwürdige Schreibweisen entstehen: Da Outlook durch Microsoft Graph die Namen von Personen erkennt, mit denen Sie zusammen arbeiten, werden in der Regel auch die Namen richtig geschrieben, wenn E-Mails diktiert werden.

Handybildschirm während einer per Spracheingabe diktierten E-Mail
©Microsoft – Nachrichten diktieren mittels Dictation-Funktion
Handybildschirm mit aus Spracheingabe darsgestellter E-Mail
©Microsoft

Fazit: Was bringt mir die Sprachfunktion?

Die Möglichkeiten der Spracheingabe in Outlook mobile machen es uns zukünftig noch leichter, von unterwegs Nachrichten zu verfassen oder auch Termine abzufragen und anzulegen. Sicherlich ist dies für den einen oder anderen zu Beginn etwas ungewohnt und man muss lernen, der KI zu vertrauen, dass die diktierten Inhalte richtig wiedergegeben werden. Aber wenn wir nicht mehr alles eintippen müssen, sondern durch schnelle Sprachbefehle agieren können, erhöht dies die Flexibilität und spart hier und da Zeit. Und das ist doch ein großer Vorteil.