Microsoft Delve und MyAnalytics im Unternehmen

Aus Delve Analytics wird MyAnalytics. Microsoft stellt neue Features für das persönliche Office-Analysetool in Aussicht. Ein Anlass für uns, Delve insgesamt noch einmal auf den Prüfstand zu nehmen und die wichtigsten Aspekte vor einer potentiellen Einführung zu beleuchten.

Kennen Sie das? Die Bearbeitung der Informationsflut aus verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens raubt Ihnen wertvolle Arbeitszeit. Die Fokussierung auf wichtige Aufgaben leidet unter einer Vielzahl zeitraubender Meetings und Anfragen und die Priorisierung gestaltet sich zunehmend schwierig. Und wo war noch gleich der Abschlussbericht vom letzten Quartal abgelegt? Bereits 2014 hat Microsoft mit Delve (engl. „sich in etwas vertiefen“) eine Lösung für genau solche Probleme entwickelt. Als Office 365 App liefert das Tool alle Inhalte, Dokumente und Personen mit denen der Nutzer gerade zu tun hat oder die für seine momentane Arbeit relevant sind in einem card-basierten Feed aus. Das Ganze verhält sich ähnlich den beiläufigen Kontakt-Vorschlägen anhand eigener Profildaten in den einschlägigen, sozialen Netzwerken. Auf den so präsentierten Inhalten sind sofort alle nützlichen Metadaten wie Inhaltstyp, Ablageort, letzter Bearbeiter bzw. Publisher und eine kleine Inhaltsvorschau ersichtlich. Außerdem kann man die Inhalte nicht nur öffnen und teilen, sondern an dieser Stelle selbst auch kategorisieren sowie auf eigenen Boards dauerhaft fixieren bzw. verfolgen. Selbst E-Mail-Attachments aus dem Exchange-Postfach werden mit aufgelistet – doch selbstverständlich nur die eigenen. Generell liefert Delve nur Inhalte aus, für die man mindestens Leserechte besitzt. Im Personen-Feed hingegen tauchen alle Personen auf, die ähnliche Interaktionsmuster haben, also zum Beispiel auf die gleichen Dokumente zugreifen oder an den gleichen Meetings teilnehmen. Die Krone wurde der App bisher jedoch mit Delve Analytics aufgesetzt. Aus all den Daten, die benötigt werden, um aktuelle, personenbezogene Inhalts- und Kontaktvorschläge anzubieten, konnten mit Delve Analytics tiefe statistische Einblicke in die eigene Arbeitsweise gewährt werden. Die deskriptiven Statistiken umfassten eine umfangreiche Analyse der Arbeitszeit mit entsprechender Trendentwicklung, wie zum Beispiel der Meetingstunden oder der Zeit für die E-Mail-Bearbeitung. Quantifiziert wurde auch die gesamte Zusammenarbeit mit den Kollegen und Vorgesetzen. Ein kurzer Blick auf die wichtigsten Indikatoren genügte, um die eigene Arbeitsweise zu erfassen und bei Bedarf auch zu verändern, denn für die wichtigsten Kennzahlen konnten wöchentliche Ziele definiert und ausgewertet werden. Konnten? Richtig, denn aus Delve Analytics ist nun MyAnalytics geworden. Wohl aus Marketinggründen hat man das Tool umbenannt, es als eigene App neben Delve herausgestellt und gleich noch weitere Funktionen mit draufgepackt bzw. angekündigt. So ist es mit MyAnalytics nun möglich, wichtige interne und externe Kontakte an das Dashboard zu pinnen und die vergangene Zeit seit dem letzten Touchpoint zu tracken, um mit wichtigen Personen rechtzeitig in Verbindung und up-to-date zu bleiben. Außerdem soll es bald möglich sein, die persönlichen Schlüsselmetriken zu teilen (z. B. mit einem Coach), relevante Arbeitsgruppen abzubilden sowie das persönliche Zeitbudget für diese Gruppen festzulegen und zu analysieren (group insights). Diese Features sollen Anfang 2017 ausgerollt werden.

Brauchen wir sowas?

Angesichts der heutigen Überflutung des Markts mit neuen Tools und Technologien scheint diese Frage berechtigt. Doch gerade hier setzt der Business Case von Delve an. Microsoft Delve und MyAnalytics können bei richtiger Nutzung die persönliche Arbeitseffizienz erhöhen. Anstatt mit Zeit- und Energieaufwand aktiv projektbezogene Informationen einzuholen, informiert Delve die Anwender über Entwicklungen und Veränderungen im jeweiligen Arbeitsbereich. Anstelle der aufwändigen, manuellen Suche nach einem Dokument in einer fixen SharePoint- oder Ordnerhierarchie kann der bereits personalisierte Homefeed per Type-As-You-Find-Methode effizient durchleuchtet werden. Das spart produktive Arbeitszeit und schafft Raum für das Wesentliche. Da alle gelisteten Inhalte und Personen in Delve in irgendeiner Relation zum Anwender stehen, eignet sich das Delve Hub besonders gut, um Informationen und Entwicklungen zu erkennen, die zuvor im Alltag untergegangen wären. MyAnalytics wiederum kann wichtige Insights in die eigene Arbeitsweise offenbaren und bietet damit die Datenbasis für Optimierungspotenziale bei Planung, Strukturierung und Priorisierung der eigenen Arbeit sowie der Collaboration. Für Menschen die sich größtenteils im Office 365 Ökosystem bewegen, können solche Informationen sehr nützlich sein, um die eigene Effizienz zu bewerten oder negative Entwicklungen, wie z. B. Überbeanspruchung oder ein problematisches Zeitmanagement, frühzeitig zu erkennen. Es erscheint plausibel, dass sich durch den Einsatz von Delve ein globaler Benefit für die Arbeitskultur im Unternehmen einstellen kann. Denn gerade erfolgsorientierte Menschen suchen häufig nach konstruktivem Feedback zu ihrer Arbeitsleistung und Vorgehensweise und nach einem Benchmark an dem sie weiterwachsen können. MyAnalytics bietet alle diese Informationen und stellt die wichtigsten Kernmetriken immer auch dem globalen Unternehmensdurchschnitt gegenüber.

Wie funktioniert Delve?

Delve ist aus technischer Sicht hochinteressant. Im Grunde wurden zwei Technologien miteinander verbunden: die klassische Suchfunktion und moderne Machine Learning-Algorithmen. Microsoft taufte den dafür verantwortlichen Computing-Stack auf den Namen „Office Graph“. Im Prinzip werden über den Office Graph alle Dokumente und Personen in einem Office 365 Tenant mit Metadaten angereichert (Aktionen der Nutzer) und die Relevanz des Contents auf Basis verschiedener Signale mithilfe neuronaler Netzwerke kalkuliert. Solche Signale können z. B. das Lesen einer E-Mail, das Verändern eines Dokuments oder die Einladung zu einem Meeting sein. Ob und an welcher Position ein Inhalt oder eine Person in Delve angezeigt wird, hängt also von der berechneten, momentanen Relevanz ab, wobei Aktualität und Interkorrelationen des Contents sicher die bedeutendsten Einflussgrößen bei der prädiktiven Modellierung sind. Office Graph ist für eigene Business-Apps übrigens auch direkt über eine eigene API oder mittels Graph Query Language (GQL) für Entwickler zugänglich.

Wie lässt sich Delve ins Unternehmen integrieren?

Delve ist bereits seit 2014 Bestandteil von Office 365 und wurde seitdem stetig weiterentwickelt. Für die Nutzung des Features benötigt man mindestens eine Plan E1 Lizenzierung. MyAnalytics ist erst ab einer Plan E5 Lizenzierung als Feature enthalten. On-Premise Versionen beider Tools für Microsoft Office gibt es nicht und sind im Sinne von Microsofts Cloud-First Strategie auch nicht vorgesehen. Allerdings sind hybride Nutzungsszenarios technisch möglich. Eine dieser Möglichkeiten ist die Nutzung von Delve mit einem On-Premise SharePoint 2016. Die Office 365 Apps sind komfortabel in SharePoint 2016 integriert und nutzerbezogene Activity Streams sowie oft genutzte Links und relevante Seitenvorschläge können direkt aus dem Office Graph generiert und angeboten werden. In Delve hingegen werden dann auch Dokumente aus SharePoint berücksichtigt und zugänglich gemacht. Dafür wird die Hybrid Search-Funktion von SharePoint genutzt. Der Hybrid Crawler durchsucht dabei alle On-Premise-Inhalte samt Metadaten und pusht diese in den SharePoint Online Index, der seinerseits wieder eine Signalquelle für den Office Graph Stack darstellt. Auf der Roadmap von Redmond steht auch die Anbindung von weiteren, externen Signalquellen an die Office Graph API, wie z. B. für Line-of-Business Anwendungen und Services wie Salesforce oder SAP. Das würde die Flexibilität der Nutzungsszenarios für Delve und MyAnalytics nochmals erhöhen und die Lösungen auch außerhalb des Office-Universums interessant machen. Im Hinblick auf ByoD-Szenarien (Bring-your-own-Device) in den Unternehmen stehen Microsoft Delve und MyAnalytics auch als Mobile Apps in den Stores kostenfrei zur Verfügung. Weiterhin ermöglicht ein spezielles Outlook-Add-In die Reichweite und Lebensdauer eigener E-Mails im gesamten Office 365 Tenant zu messen.

Wie schaut’s mit dem Datenschutz aus?

Wie bereits angedeutet sind alle persönlichen Statistiken und Dokumente nur für den jeweiligen Anwender einsehbar und die gesammelten Informationen dienen nicht der Überwachung von Mitarbeitern. Dafür gibt es seitens Microsoft auch kein entsprechendes Werkzeug. Dennoch gilt wie bei allen Cloud-Produkten, dass man seinem Cloudanbieter entsprechendes Vertrauen entgegenbringen muss. Dank Microsofts zwei deutschen Rechenzentren, die treuhänderisch durch T-Systems verwaltetet werden, wird die Datenhaltung auch der aktuellen, deutschen Datenschutzgesetzgebung entsprechen, sobald die genannten Office 365 Services innerhalb der deutschen Cloud zur Verfügung gestellt werden. Das wird voraussichtlich im 1. Quartal 2017 geschehen. Ein viel größeres Risiko bei der Einführung von Delve sind hingegen falsch gesetzte Zugriffsrechte im eigenen System. Solche Probleme würde Delve rücksichtslos zu Tage fördern. Delve kann natürlich vom Administrator sowohl für den gesamten Office 365 Tenant deaktiviert als auch von einzelnen Mitarbeitern jederzeit abgestellt werden. Schade wäre nur, dass in letzterem Fall das eigene Verhalten nicht mehr als Informationsquelle für andere Nutzer verwertet werden kann. Überhaupt kann Delve seine Stärken erst richtig ausfahren, wenn es sich tief in das Unternehmen „eingegraben“ hat und flächendeckend genutzt wird – denn auch Machine Learning braucht Zeit und vor allem Daten. Neben den Datenschutzbedenken ist gerade dies der Grund dafür, dass ein professionell geplantes Konzept die Einführung von Delve begleiten sollte. Andernfalls würde Delve nur lückenhafte Statistiken und Inhalte liefern und wäre kein verlässlicher Ersatz für ein top-down reguliertes Dokumentenmanagement und Collaboration System.

…und das Fazit?

Delve hätte das Zeug dazu, die moderne Arbeitswelt zu revolutionieren, benötigt allerdings eine tiefe Integration in eine bestehende Microsoft-Infrastruktur um seine Potenziale voll zu entfalten. Zudem ist es auf einen kompletten bzw. partiellen Einstieg in die Microsoft Cloud angewiesen. Das kann natürlich ein Stolperstein bei der Einführung sein. Dennoch liegen die Vorteile der eingesetzten Technologie und die Benefits für ein digital organisiertes Unternehmen mit Blick auf die zunehmende Datenfülle und Aufgabendichte klar auf der Hand. Als Microsoft Gold Partner unterstützen wir unsere Kunden gern bei der Einführung mit kompetentem Consulting, einem durchdachten Konzept und allen notwendigen Dienstleistungen.

Quellen:

https://products.office.com/de-de/business/explore-office-delve?tab=Discovery 
https://blogs.office.com/2016/09/26/create-better-work-habits-with-myanalytics-formerly-delve-analytics/ 
https://support.office.com/en-us/article/How-does-Office-Delve-know-what-s-relevant-to-me-048d502e-80a7-4f77-ac5c-f9d81733c385

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