In den letzten Wochen haben wir wohl alle sowohl die Vor- als auch Nachteile des Home Office kennengelernt. Meetings werden virtuell abgehalten, wodurch der Terminkalender noch voller ist als vorher. Laut Microsoft konnte bspw. in Microsoft 365 ein Anstieg der Videoanrufe um ca. 1.000 Prozent verzeichnet werde. Auch die Anzahl der Nachrichten, die zwischen 18 und 24 Uhr gesendet werden, verdoppelte sich in den letzten Wochen. Darauf basierend hat Microsoft neue Funktionen für Teams und Outlook entwickelt, die uns helfen, auch im Home Office effizienter zu arbeiten und gleichzeitig mehr Struktur in unseren Alltag zu bringen.
Effektivere Meetings, agilere Zusammenarbeit und ein größeres Verbundenheitsgefühl mit Microsoft Teams
Dynamic View macht Ihre Teams-Besprechungen ab sofort noch interaktiver. Dank einer großen Galerieansicht werden nun die Videos von max. 49 Personen in einer Besprechung angezeigt. Über neu eingeführte Steuerelemente können Sie die Ansicht außerdem dynamisch variieren und an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Freigegebene Inhalte von mehreren Teilnehmern lassen sich so z. B. nebeneinander anzeigen. Oder Sie erstellen als Besprechungsorganisator virtuelle Nebenräume und teilen damit eine größere Teilnehmergruppe in kleinere Gruppen auf.
Filter sind in sozialen Medien schon lange keine Neuheit mehr. Mit den neuen Video Filters in Teams lässt sich vor einer Besprechung jetzt bspw. die Beleuchtung anpassen oder Sie können den Fokus der Kamera verändern. Auf diese Weise sind Sie für die anderen Teilnehmer anschließend besser im Bild zu sehen.
In Face-to-Face-Meetings kann man oft auch eine Reaktion aufgrund der Mimik oder Gestik, wie ein Kopfschütteln oder Lächeln, entnehmen. In großen Online-Meetings bleibt einem dies oft verborgen, insbesondere, wenn man die Teilnehmer nicht alle sehen kann. Hier schaffen Live Reactions Abhilfe. Das Feature aus PowerPoint Live Presentations ermöglicht den Teilnehmenden nun über Emojis ein unmittelbares Feedback.
Für Führungskräfte ist besonders die demnächst verfügbare Funktion Reflect Messaging interessant. Die Antwort auf die simple Frage „Wie kommt ihr eigentlich im Home Office klar?“ ist für manche doch eine Herausforderung. Mit Reflect Messaging können die Führungsverantwortlichen sowohl vorgefertigte als auch benutzerdefinierte Fragen verwenden, um so z. B. die aktuelle Work-Life-Balance zu evaluieren. Auch Fragen zu bestimmten Projekten oder möglichen Veränderungen im Team können auf diese Weise beantwortet werden – bei Bedarf auch gerne anonym.
Mehr Alltagskontrolle mit Microsoft Outlook
Berufliches und Privates auf einen Blick: Damit Sie Ihre privaten Zeiten besser einhalten können, kann der persönliche Kalender demnächst in die Webversion von Outlook integriert werden. Damit können Sie sowohl berufliche Meetings als auch private Termine besser aufeinander abstimmen und Überschneidungen vermeiden. Auch Ihre Kollegen haben direkt all Ihre Termine im Überblick und sehen, wann ein Meeting angesetzt werden kann und wann es bei Ihnen nicht passt. Ihre privaten Vorhaben bleiben natürlich privat und werden ohne weitere Informationen lediglich als „beschäftigt“ angezeigt. Die Funktion wird aktuell ausgerollt.
Videokonferenzen via Zoom mit einem Klick: Wir als Teams-Nutzer wissen die Funktion bereits zu schätzen – wir müssen lediglich auf den in der Meeting-Einladung beigefügten Link klicken und gelangen so unkompliziert und automatisch zu Teams, um an der Besprechung teilzunehmen. Diese Funktion rollt Microsoft derzeit auch für die Drittanbieter Zoom und Webex aus.
Meeting-Links automatisch hinzufügen: Seit Monaten halten wir Besprechungen online ab. Auch wenn wir uns mittlerweile an diesen Umstand gewöhnt haben, vergisst man ab und zu doch noch mal einen Teams-Link der Meeting-Einladung beizufügen. Damit Ihnen das zukünftig auch nicht mehr passiert, ermöglicht Microsoft jetzt das automatisierte Hinzufügen eines Links. Dies gilt sowohl für die Webanwendung als auch für die mobile App.
E-Mails schlummern lassen: Manchmal ist es schwierig eine eingehende Mail direkt zu beantworten. Entweder hat man gerade keine Zeit oder es fehlen noch notwendige Informationen, um eine Antwort zu verfassen. Mit der Schlummer-Funktion, ähnlich wie bei einem Wecker, kann per Swipe nach rechts auf dem Smartphone oder per Rechtsklick auf der Desktop-Version die Mail einfach in den Schlummerzustand versetzt werden. Die Mail erscheint dann zu einem späteren Zeitpunkt erneut Ihrem Postfach und wird ganz oben angezeigt.
E-Mails in Aufgaben umwandeln: Ein Großteil der Mails die täglich bei uns und vermutlich auch Ihnen ankommen, beinhalten eine konkrete, zu erledigende Aufgabe. In der mobilen App kann die Mail jetzt in ein To-Do umgewandelt werden. Dabei werden der Betreff sowie der E-Mail-Verlauf automatisch übernommen. Auf diese Weise können Sie sich einen schnellen Überblick über Ihre anstehenden To-Dos verschaffen und ggf. nochmals Informationen aus der E-Mail-Konversation nachlesen. Sollte der E-Mail-Betreff nicht aussagekräftig oder detailliert genug für eine Aufgabe sein, lassen sich jetzt auch bestimmte Passagen einer Mail markieren und als Task anlegen.
Kaffeepause zwischen den Meetings: Mehrere Meetings direkt hintereinander können manchmal anstrengend sein. Damit dennoch Zeit für eine kurze Atempause bleibt, können Meetings jetzt standardmäßig um ein paar Minuten verkürzt werden. So bleibt genügend Zeit für einen Kaffee oder um mal etwas frische Luft zu schnappen.
Quellen: Microsoft Teams // Microsoft Outlook
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