Meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement: Ein Blick hinter die Kulissen

Hallo, ich bin Julia, befinde mich derzeit im 3. (und letzten) Jahr meiner dualen Berufsausbildung zur Kauffrau für Büromanagement und möchte euch heute mal einen Einblick in meine Ausbildung bei Trans4mation geben.

Meine Ausbildung findet im Wechsel zwischen der Schule, in der ich theoretisches Wissen erwerbe, und im Ausbildungsbetrieb, wo ich dieses Wissen praktisch anwende und wertvolle Berufserfahrung sammle,statt.

Der Anfang einer neuen Reise

Manchmal zeigt uns das Leben Wege, die wir vorher nicht geplant haben.

Für mich begann die Reise zur Kauffrau für Büromanagement, als mein Mann mich auf die Stellenausschreibung für einen freien Ausbildungsplatz bei der Trans4mation IT GmbH aufmerksam machte. Damals war ich bereits in einem anderen Beruf tätig, hatte aber schon länger nach einer Möglichkeit zur beruflichen Neuorientierung gesucht.

Die Entscheidung für eine duale Berufsausbildung fühlte sich wie ein großer Schritt an – und das war es auch! Bevor ich die Ausbildung begann, musste ich mir aber erstmal darüber bewusst werden, welche zwei Bereiche der Wahlqualifikationen mich am meisten interessieren würden.

Ich hatte die Möglichkeit, aus verschiedenen Schwerpunkten zu wählen (Auftragssteuerung und -koordination, kaufmännische Steuerung und Kontrolle, kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen, Einkauf und Logistik, Marketing und Vertrieb, Personalwirtschaft sowie Assistenz und Sekretariat).

Aufgrund meines Interesses an Statistiken, Recherchen und assistierenden Aufgaben entschied ich mich für die Schwerpunkte „Marketing und Vertrieb“ und „Assistenz und Sekretariat“.

Mein erster Tag im Unternehmen war überwältigend. Die Größe und Komplexität des Unternehmens haben mich beeindruckt, aber auch verunsichert.

Ich fragte mich, ob ich die Anforderungen jemals erfüllen könnte. Jetzt, im 3. Lehrjahr und rückblickend, bin ich stolz darauf, wie ich mich entwickelt habe.

Einblick in Abteilungen und was ich gelernt habe

Während meiner Ausbildung habe ich bisher zwei Business Units kennengelernt: das FrontOffice und den Bereich Marketing/Vertrieb.

In den ersten 19 Monaten der Ausbildung wurde ich am FrontOffice eingesetzt. Hier konnte ich die grundlegenden Abläufe und Strukturen des Unternehmens kennenlernen und kam auch mit den Mitarbeitenden in Kontakt. Durch mein verlässliches, gründliches und schnelles Arbeiten und meiner schnellen Auffassungsgabe wurden meine Zuständigkeiten und Aufgaben stetig mehr und so wurden mir bald auch verantwortungsvolle Aufgaben übertragen.

Am FrontOffice habe ich gelernt, strukturiert zu arbeiten und auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten. Der Einsatz in dieser Business Unit entsprach der Wahlqualifikation „Assistenz und Sekretariat“.

Eine der wichtigsten Lektionen für mich war, dass nicht alles sofort erledigt werden muss – manchmal kann man Dinge auch auf den nächsten Tag verschieben.

Zu meinen Aufgaben am FrontOffice gehörten:

• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Buchung von Dienstreisen für Mitarbeitende (Zugfahrten, Hotelaufenthalte, Flüge inkl. Erstellung von Kostenübernahmebestätigungen)
• Verwaltung des Fuhrparks einschließlich der Terminvereinbarung mit Autohäusern und der Planung von saisonalen Reifenwechseln
• planen und ggf. vorbereiten von Besprechungen/Meetings
• verwalten/pflegen von Kaffeevollautomaten
• Unterstützung der Finanzbuchhaltung, einschließlich der Bearbeitung von Rechnungen, der Erstellung von Belegen und der Anforderung fehlender Unterlagenweitere Assistenzaufgaben wie die Überprüfung und ggf. Nachbestellung der Bürolagerbestände/-materialien
• die Verwaltung von Unterlagen (z. B. zu Fahrzeugen, Versicherungen, VerträgenUnterstützung bei der Organisation der jährlichen Weihnachtsgeschenke für unsere Kunden

Im Bereich „Marketing und Vertrieb“ konnte ich meine kreative, analytische Seite entfalten.

Von Anfang an wurden mir verantwortungsvolle Aufgaben übertragen, wodurch ich schnell lernte, mich selbständig in Themen einzuarbeiten, recherchierte Informationen nach Relevanz zu filtern und out-of-the-box zu denken. Diese Abteilung hat mir gezeigt, wie viel Potenzial in mir steckt, auch wenn es oft herausfordernd war.

Zu meinen Aufgaben im Bereich Marketing/Vertrieb gehörten:

• Durchführung einer Wettbewerbsanalyse im Rahmen einer aktuellen Kampagne
• Durchführung einer Marktrecherche im Rahmen einer geplanten Kampagne
• Unterstützung beim Firmen-Sommerfest, einschließlich der Fotodokumentation, Erstellung und Gestaltung von Social-Media-Posts
• Erstellung einer Liste der Kundenstammdaten für die geplanten Weihnachtsgeschenke für unsere Kunden
• Recherche und Sammlung von Inspiration für LinkedIn-Ads
• Unterstützung im Vertrieb bei assistierenden Aufgaben (erstellen von Angeboten, anlegen von Verkaufschancen)

Entwickelte Fähigkeiten

Während der Ausbildung habe ich vor allem folgende wichtige persönliche Fähigkeiten erlernt:

Strukturiertes Arbeiten: Das Setzen von Prioritäten und ein gutes Zeitmanagement sind essenziell für erfolgreiches arbeiten.

Selbstsicheres Auftreten: Daran arbeite ich bis heute – aber ich bin stolz auf die Fortschritte, die ich gemacht habe.

Zu den wichtigsten fachlichen Fähigkeiten, die ich erlernen durfte, zählen:

• das Wissen über Unternehmens-/Geschäftsformen
• die prinzipiellen Vorgänge der Buchhaltung (Inventur, Inventar, Bilanzen, Kosten-Leistungs-Rechnung, Ergebnistabelle und Errechnung von verschiedenen Kennzahlen wie Eigenkapitalrentabiltität)
• das Grundgerüst von Marketing mit den wichtigsten Werkzeugen und Techniken, die es gibt inkl. Kennzahlen bzw. Metriken, anhand derer der Erfolg gemessen werden kann
• vertragsrechtliche Grundlagen, die besonders in meinem Beruf sehr wichtig sind.

Teamwork

Ein wesentlicher Teil meiner Ausbildung war die Zusammenarbeit mit großartigen Kolleginnen und Kollegen.

Über meine gesamten 3 Jahre der Ausbildungszeit hatte ich stets eine tolle Zusammenarbeit mit meinen unmittelbaren Kollegen. Ich wurde in jeder Abteilung mit offenen Armen und sehr freundlich empfangen und sofort integriert.

Die Zusammenarbeit mit den anderen Auszubildenden lief auch sehr gut. Die Auszubildenden aus meiner Abteilung und ich haben ein sehr gutes Verhältnis zueinander, in dem man sich auch gegenseitig hilft und unterstützt. Zudem habe ich auch Auszubildende aus anderen Bereichen und Berufen, mit denen ich mich ebenfalls sehr gut verstand und unabhängig von unseren verschiedenen Ausbildungen austauschen konnte. Dafür bin ich sehr dankbar.

Inspiration

Ein besonderer Aspekt meiner Ausbildung war die Unterstützung durch inspirierende Mentoren und Vorbilder.

Meine Ausbilderinnen und Kolleginnen haben mich mit Rat und Tat begleitet, mich in meine Aufgaben eingearbeitet und mir wertvolle Tipps sowie Lebensweisheiten mitgegeben.

Besonders beeindruckend war ihre Fachkompetenz, ihr Engagement und ihre Art, Herausforderungen souverän zu meistern.

Egal, ob ich Fragen hatte oder Unterstützung brauchte – ich konnte mich jederzeit an sie wenden und bekam stets Verständnis und Hilfe. Dafür bin ich sehr dankbar.

Ausbildung bei der Trans4mation

Für meine Ausbildung hätte ich mir keinen besseren Praxispartner wünschen können.

Neben der permanenten Unterstützung durch meine Ausbilder oder Ansprechpartner und die Möglichkeit, die Business Units flexibel kennenzulernen, hat mich Trans4mation auch in anderen Bereichen unterstützt. So wird beispielsweise das Schulgeld für die private Berufsschule komplett für alle drei Jahre übernommen.

Zusätzlich unterstützt Trans4mation uns Auszubildenden mit einem Fahrkartenzuschuss, Corporate Benefits, bei der Vorbereitung auf die Prüfungen und monatlich 40,00 € zur freien Verfügung durch eine Mitarbeiterkarte.

Im Rahmen des Azubi-Stammtisches, der 1x im Quartal stattfindet, erhalten wir Auszubildenden zudem die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen und Probleme oder Anliegen unter Vertrauen mit der Ausbildungsbeauftragten zu besprechen.

Da ich mich für eine duale Berufsausbildung entschieden habe, war natürlich auch das Meistern der regelmäßigen Wechsel zwischen Berufsschule und Ausbildungsbetrieb herausfordernd. So musste ich versuchen, alle zu erledigenden Tätigkeiten und Aufgaben zu beenden, bevor ich wieder in die Schule wechselte. Aber auch das Lernen für Arbeiten, das Erledigen von Hausaufgaben und das Vorbereiten von Präsentationen während der Zeit im Ausbildungsbetrieb, vorbereitend auf den nächsten Schulblock, war oft anstrengend. Trotz dieser Herausforderungen habe ich viel über Zeitmanagement, Selbstorganisation und Belastbarkeit gelernt. Ich habe gelernt, Prioritäten zu setzen und mich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anzupassen. Diese Erfahrungen haben mich nicht nur fachlich weitergebracht, sondern auch meine persönlichen Fähigkeiten gestärkt, sodass ich mich nun zunehmend sicherer und motivierter in meiner Ausbildung fühle.

Ein Blick in die Zukunft

Nach meiner Ausbildung sehe ich meine berufliche Reise noch lange nicht als abgeschlossen. Ich plane, mich weiterzubilden – vielleicht zum Fach- oder sogar Betriebswirt – und hoffe, eine Position zu finden, in der ich meine Stärken optimal einbringen kann. Ich würde mich auch sehr darüber freuen, wenn ich nach meiner Ausbildung von der Trans4mation IT GmbH übernommen werde und noch etwas länger im Bereich Vertrieb arbeiten kann.

Mein Rat an zukünftige Auszubildende

Wenn du eine Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement anstrebst, lautet mein wichtigster Tipp: Sei offen und bereit, Neues zu lernen! Die Vielfalt dieses Berufs bietet unzählige Möglichkeiten. Natürlich gibt es Aufgaben, die mehr Spaß machen als andere, aber jede Erfahrung bringt dich weiter.

Und noch etwas: Beginne frühzeitig damit, dein Wissen zu vertiefen. Kontinuierliches Lernen während der Ausbildung erleichtert die Prüfungsphasen enorm – ich spreche da aus Erfahrung.

Fazit

Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement hat mich nicht nur fachlich, sondern auch persönlich weitergebracht. Sie hat mir gezeigt, wie wichtig es ist, über sich hinauszuwachsen und Herausforderungen anzunehmen. Ich bin dankbar für die Erfahrungen, die ich bisher machen durfte und für die gute Vermittlung der zu lernenden Tätigkeiten sowohl durch die Lehrkräfte der Berufsschule, als auch durch meine Ansprechpartner im Betrieb und freue mich auf das, was die Zukunft bringt.

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