Zum 1. Juli 2025 stellt Microsoft ein langjähriges Förderprogramm für gemeinnützige Organisationen ein: Die bisher kostenlosen Lizenzen für Microsoft 365 Business Premium sowie Office 365 E1 werden eingestellt. Damit endet für viele Vereine, Stiftungen und NGOs ein Kapitel kostenfreier, leistungsstarker Office-Nutzung. Was folgt, ist eine Umstellung auf kostenpflichtige Abo-Modelle – allerdings mit erheblichen Rabatten. Für gemeinnützige Organisationen stellt sich nun die Frage: zahlen oder downgraden?
Das ändert sich konkret
Bisher konnten Non-Profit-Organisationen bis zu zehn Lizenzen von Microsoft 365 Business Premium kostenlos beziehen – inklusive Desktop-Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, 1 TB OneDrive-Speicher und erweiterten Sicherheitsfunktionen. Auch Office 365 E1 mit webbasierter Nutzung von Office-Anwendungen war frei verfügbar. Damit ist nun Schluss.
Ab dem 1. Juli 2025 wird Microsoft diese beiden Förderangebote einstellen. Bereits bestehende Lizenzen dürfen noch bis zum jeweils nächsten Verlängerungstermin genutzt werden. Danach stehen Non-Profits zwei Optionen offen: der Wechsel zu einer kostenpflichtigen Version oder ein Downgrade auf das weiterhin kostenlose Microsoft 365 Business Basic.
Letzteres bietet allerdings nur die Web- und Mobilversionen der Office-Apps und keine Möglichkeit zur lokalen Installation auf PCs. Für viele Organisationen, die klassische Desktop-Anwendungen im Büroalltag nutzen, ist das eine deutliche Einschränkung.
Automatische Umstellung kann finanzielle Folgen haben
Wichtig ist, dass Microsoft in ihren Mitteilungen darauf hinweist, dass Organisationen aktiv handeln müssen. Wer das aktuelle Abonnement nicht rechtzeitig kündigt oder umstellt, muss sich bewusst sein, dass die zuvor kostenfreie Lizenz bei Verlängerung automatisch in ein kostenpflichtiges Abo überführt wird – inklusive Abbuchung, sofern Zahlungsinformationen im Admin-Konto hinterlegt sind.
Teil einer größeren Strategie
Microsofts Entscheidung ist kein Einzelfall, sondern Teil einer übergeordneten Strategie. Sie möchten Non-Profit-Organisationen mit modernen, sicheren Lösungen unterstützen. Um das Zuschussportfolio zu vereinfachen, werden deshalb die Angebote verändert. Diese bringen viele Vorteile mit sich, denn Cloud-Lösungen sind längst kein Zukunftstrend mehr – sie sind Gegenwart und strategischer Standard für moderne Organisationen.
- Effizientere Zusammenarbeit, einfacherer mobiler Zugriff, geringere IT-Kosten dank integrierter Tools für E-Mail, Videokonferenzen, Dokumentenablage und KI-Unterstützung.
Microsofts Schritt ist somit nicht überraschend, sondern Teil eines klaren Trends: weg von starren Lizenzmodellen, hin zu flexiblen, cloudbasierten Abo-Lösungen und wenigeren administrativen Aufwand.
Laut einer von Microsoft beauftragten Forrester-Studie verspricht Microsoft 365 for Business eine Kapitalrendite von 223 % innerhalb von drei Jahren. Die Amortisationszeit liege demnach bei weniger als sechs Monaten. Auch der IT-Support profitiere: Laut Studie ließen sich jährlich über 680 Stunden an Supportaufwand einsparen.
Rabatte als Chance – wir unterstützen als Microsoft-Partner
Für gemeinnützige Organisationen mag der Wegfall der kostenfreien Lizenzen eine Veränderung sein – er ist jedoch nicht das Ende der Microsoft-Unterstützung. Im Gegenteil: Microsoft bietet weiterhin attraktive Konditionen.
Bis zu 300 Lizenzen von Microsoft 365 Business Basic sind kostenlos verfügbar. Wer mehr will – etwa die Desktop-Apps oder fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen – erhält von uns Microsoft 365 Business Premium sowie Office 365 E1 mit einem satten Rabatt von 75 % .
Beispiele für gebräuchliche Reseller-SKUs sind u. a.
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Als zertifizierter Microsoft-Partner unterstützen wir Sie aktiv bei dieser Umstellung:
- Wir analysieren Ihre aktuelle Lizenz Situation.
- Wir beraten zu passenden Alternativen (Basic, Premium oder Enterprise).
- Wir helfen, Lizenzkosten zu optimieren und Fördermöglichkeiten voll auszuschöpfen.
- Wir sorgen dafür, dass keine Risiken entstehen.
- Wir begleiten Sie bei der sicheren und datenschutzkonformen Migration in die Cloud.
Fazit: Klarer Schnitt mit neuen Möglichkeiten
Microsoft rationalisiert sein Angebot für Non-Profits. Das ist verständlich – aber fordert viele Organisationen zu kurzfristigem Handeln auf. Wer rechtzeitig reagiert, kann jedoch von leistungsstarken Cloud-Diensten profitieren, ohne finanziell überfordert zu werden.
Wir stehen Ihnen in diesem Prozess partnerschaftlich zur Seite. Mit unserer Erfahrung als Microsoft-Partner und unserem Know-how im Non-Profit-Bereich helfen wir Ihnen, die bestmögliche Lösung für Ihre Organisation zu finden – effizient, sicher und kostengünstig.
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