Die Kommunikation in Unternehmen entwickelt sich rasant weiter – und mit ihr die Erwartungen an Flexibilität, Effizienz und digitale Integration. Während viele Firmen Microsoft Teams bereits für Chats, Meetings oder Videokonferenzen nutzen, eröffnet sich ein weiterer, oft noch ungenutzter Anwendungsbereich: Teams als vollwertige Telefonanlage. Für mittelständische Unternehmen bietet das enorme Potenzial – sowohl technisch als auch wirtschaftlich.

Telefonieren in der Cloud – ein Paradigmenwechsel

Viele Unternehmen setzen heute noch auf klassische oder VoIP-basierte Telefonanlagen. Diese Systeme arbeiten entweder über das öffentliche Telefonnetz oder leiten Gespräche via Internet (Voice over IP) weiter. Doch die Digitalisierung eröffnet neue Wege: Mit Microsoft Teams steht Ihnen eine Lösung zur Verfügung, die klassische Telefonie in die Cloud bringt – flexibel, sicher und ortsunabhängig. Die Plattform bietet nicht nur Video- und Chatfunktionen, sondern lässt sich um eine vollwertige Telefoniefunktion erweitern. Damit wird Teams zur digitalen Zentrale für alle Kommunikationskanäle im Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen VoIP und Teams?

VoIP (Voice over IP) überträgt Sprache über das Internet. Technisch gesehen läuft das über das SIP-Protokoll zur Gesprächssteuerung und das RTP-Protokoll zur Sprachübertragung. Unternehmen verwenden dafür meist spezielle Endgeräte oder Softphones, die an eine VoIP-Telefonanlage angebunden sind.

Microsoft Teams geht einen Schritt weiter: Es vereint die Vorteile der VoIP-Telefonie mit einer vollständig integrierten Arbeitsplattform – und kann auf Wunsch die komplette Telefoninfrastruktur ersetzen. Dabei agiert Microsoft als PSTN-Anbieter und ermöglicht Gespräche ins öffentliche Telefonnetz – ganz ohne zusätzliche Hardware.

Warum der Umstieg auf Teams sinnvoll ist

1. Standortunabhängige Kommunikation

Ob Büro, Homeoffice oder unterwegs – mit Teams sind Mitarbeiter:innen jederzeit und überall erreichbar. Alles, was sie brauchen, ist ein internetfähiges Endgerät und eine gültige Lizenz. Die klassische Bindung an den Arbeitsplatz entfällt komplett.

2. Reduzierter Wartungsaufwand

Physische Telefonanlagen erfordern Wartung, Updates, Ersatzteile – und oft auch externe Techniker. Bei einer Cloud-Lösung wie Teams entfällt dieser Aufwand. Neue Nutzer:innen lassen sich zentral verwalten, Rufnummern flexibel zuweisen oder entfernen.

3. Einheitliche Plattform für alle Kommunikationswege

Warum drei Tools nutzen, wenn eins genügt? Mit Teams werden Videokonferenzen, interne Chats und Telefonate über eine einzige Anwendung abgewickelt. Das reduziert Schulungsbedarf, Lizenzkosten und Systembrüche.

4. Skalierbarkeit und Transparenz

Microsoft Teams wächst mit dem Unternehmen mit. Neue Standorte? Neue Mitarbeitende? Kein Problem – Lizenzen lassen sich bedarfsgerecht buchen oder anpassen. Gleichzeitig behalten IT-Administratoren über das zentrale Dashboard jederzeit den Überblick über Nutzung, Anrufvolumen und Infrastruktur.

5. Kostenvorteile gegenüber klassischen Anlagen

Die Einrichtung und der Betrieb einer physischen Telefonanlage sind kostenintensiv – nicht nur in der Anschaffung, sondern auch im laufenden Betrieb. Cloud-Telefonie ist deutlich wirtschaftlicher: transparente Lizenzmodelle, keine Hardware-Investitionen und geringere IT-Kosten.

Wie könnte die Umstellung in der Praxis aussehen?

Wenn ein Unternehmen mit mehreren Standorten sich dazu entscheidet, seine bestehende Telefonanlage durch Microsoft Teams zu ersetzen, dann wird die bisher genutzte VoIP-Infrastruktur über einen Session Border Controller in Teams eingebunden, sodass ein sanfter Übergang ohne Kommunikationsunterbrechung möglich ist.

Jede:r Mitarbeiter:in erhält eine Teams-Lizenz mit Telefonfunktion. Anrufe erfolgen ab sofort über Headset, Smartphone oder Laptop – flexibel vom Arbeitsplatz im Büro, aus dem Homeoffice oder mobil unterwegs. Die zentrale IT verwaltet alle Nutzer:innen über das Microsoft 365 Admin Center, analysiert Anrufstatistiken und passt das System kontinuierlich an neue Anforderungen an.

Gleichzeitig integriert das Unternehmen Voicemail-Funktionen, Warteschleifen, automatische Anrufverteilung und Rufgruppen – alles über die Teams-Oberfläche. Das Ergebnis: weniger Komplexität, mehr Flexibilität und ein deutlich effizienterer Kommunikationsfluss.

Technischer Überblick: So funktioniert die Telefonie mit Teams

Für Unternehmen, die auf Microsoft Teams als Telefonielösung setzen möchten, sind folgende Voraussetzungen wichtig:

  • Endgeräte: Laptop, Smartphone oder Tablet mit Headset – mehr braucht es nicht.
  • Microsoft 365 Lizenzen: Je nach Bedarf und Unternehmensgröße kommen unterschiedliche Lizenzmodelle infrage (z. B. Microsoft 365 E5 oder Business Voice Add-ons).
  • Telefonielizenz: Für die Verbindung ins öffentliche Netz benötigen Sie zusätzlich eine Calling-Plan-Lizenz oder Direct Routing.
  • Session Border Controller (SBC): Falls Sie bestehende VoIP-Systeme integrieren möchten, wird ein SBC als Vermittler zwischen Teams und Ihrer Infrastruktur eingesetzt.

Unternehmen, die auf eine nahtlose Integration Wert legen, können sich über Anbieter wie Vodafone ein vollständiges Setup inklusive Lizenzen, Beratung und technischer Umsetzung sichern.

Welche Telefonie-Option passt zu Ihnen?

Sie können zwischen verschiedenen Integrationsmodellen wählen:

  • Microsoft Calling Plan: Ein Komplettangebot von Microsoft, ideal für einfache Setups.
  • Direct Routing: Teams wird über einen SBC mit Ihrer bestehenden Telefonanlage verbunden – geeignet für komplexere Infrastrukturen.
  • Operator Connect: Die einfachere Variante von Direct Routing – ohne eigenen SBC, direkt über den Telekommunikationsanbieter angebunden.

Je nach Unternehmensgröße und Anwendungsfall ergeben sich unterschiedliche Vorteile. Wir helfen Ihnen, das passende Modell zu finden.

Fazit – Platz und Aufwand sparen: So profitieren Ihre Teams

Frühere Telefonanlagen benötigten Serverracks, Kabelinfrastruktur und physische Endgeräte an jedem Arbeitsplatz. Das ist mit modernen Cloudlösungen wie Teams Geschichte. Alles, was Ihre Mitarbeitenden brauchen, ist ein internetfähiges Gerät – die Telefonie wird Teil ihrer digitalen Arbeitsumgebung.

Besonders spannend: Bestehende VoIP-Systeme lassen sich schrittweise ablösen oder parallel betreiben. So testen Sie die neuen Möglichkeiten in Ihrem Tempo – ohne Systembruch.

Mit Trans4mation in die Zukunft der Unternehmenskommunikation

Als erfahrener Microsoft-Partner begleitet Trans4mation Sie bei der Umstellung auf Teams – von der ersten Beratung bis zur vollintegrierten Lösung. Wir gestalten gemeinsam mit Ihnen eine moderne, sichere und produktive Arbeitsumgebung.

Mit einem starken Partner wie Vodafone gelingt die Umstellung reibungslos – Technik und Betrieb aus einer Hand. So kann sich Ihr Unternehmen ganz auf das konzentrieren, was zählt: die Zukunft gestalten.

Unser Ziel: Ihren Teams die Freiheit und Effizienz zu geben, die sie brauchen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Ihr Kerngeschäft.

Views: 169