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Microsoft, SharePoint

Dateien mit Gästen, die sich außerhalb von Microsoft Teams befinden, zu teilen, ist nativ in SharePoint eingerichtet und ohne Add-Ons möglich. Office 365-Gruppen bilden die Basis von Teams und jede Office 365-Gruppe kann genutzt werden und ist sogar nötig, um ein Microsoft Team zu aktivieren.

Auf dieser Grundlage ist in Teams die Einstellung, die den Austausch mit Externen ermöglicht, standardmäßig deaktiviert. Die folgenden Arbeitsschritte müssen durchgeführt werden, um den Dateiaustausch außerhalb von Teams zu ermöglichen:

1. Organizational Setting (Tenant Level)

Dateien außerhalb von Teams teilen

2. SharePoint Site Collection

Microsoft SharePoint Einstellungen zum Teilen von Dateien.

3. Office 365 Groups setting

Organisieren wir nun die das Teilen nach Außen für Office 365 Group site collections:

Microsoft Teams Einstellungen zum Teilen von Links.


Dateien können direkt innerhalb Teams als Teams-Link oder als nativer SharePoint-Link geteilt werden. Abhängig von der Standardeinstellung, ist es in der Teams Gruppenseite nicht erlaubt, Dateien mit einem Gast zu teilen, der kein Mitglied ist.

Linksettings in Teams.

Das ist unabhängig davon, ob die externe Linkfreigabe auf globalem Tenant-Level oder in den globalen SharePoint Einstellungen aktiviert ist.

Daher müssen wir es als nächstes noch explizit in den Office 365 SharePoint Site Collections aktivieren.

PowerShell-Einstellungen für SharePoint und Teams.

Linkeinstellungen in Microsoft Teams

Falls Sie nur eine dedizierte Office 365 Site Collection updaten:

Wenn Sie alle geteilten Einstellungen im Tenant updaten, können Sie das folgende Script einsetzen, um die geteilten Einstellungen für alle Ihre Seite zu updaten:

Erklärung der Variablen:

  • TenantName – der Name Ihres Office 365 Tenants
  • SharingOption – die Sharing-Option aus der unteren Tabelle, die Sie einsetzen

Folgende Parameter stehen für die SharingOption bereit:

Parameter

Beschreibung

Disabled

Externes User-Sharing (teilen per E-Mail) und Gästelinks sind jeweils gesperrt.

ExternalUserSharingOnly

Externes User-Sharing (teilen per E-Mail) ist aktiviert, aber Gästelinks können nicht geteilt werden.

ExternalUserAndGuestSharing

Externes User-Sharing (teilen per E-Mail) und Gästelinks sind jeweils gesperrt. Das ist die Standardeinstellung.

ExistingExternalUserSharingOnly

Externes User-Sharing (teilen per E-Mail) ist nur für die externen Nutzer aktiviert, die sich bereits in der directory befinden.


Überprüfen der Sharing-Options:

Viel Spaß beim Ausprobieren!


Hier noch zwei hilfreiche Links zum Weiterlesen:

https://support.office.com/en-ie/article/Restricted-domains-sharing-in-SharePoint-Online-and-OneDrive-for-Business-5d7589cd-0997-4a00-a2ba-2320ec49c4e9

https://support.office.com/en-ie/article/Turn-external-sharing-on-or-off-for-SharePoint-Online-6288296a-b6b7-4ea4-b4ed-c297bf833e30#__turn_external_sharing

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Cloud, Microsoft, SharePoint

Aus Delve Analytics wird MyAnalytics. Microsoft stellt neue Features für das persönliche Office-Analysetool in Aussicht. Ein Anlass für uns, Delve insgesamt noch einmal auf den Prüfstand zu nehmen und die wichtigsten Aspekte vor einer potentiellen Einführung zu beleuchten.

Kennen Sie das? Die Bearbeitung der Informationsflut aus verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens raubt Ihnen wertvolle Arbeitszeit. Die Fokussierung auf wichtige Aufgaben leidet unter einer Delve ist ein selbstlernendes Management Tool für Dokumente und Kontakte in Office 365 (Bildquelle: Microsoft)Vielzahl zeitraubender Meetings und Anfragen und die Priorisierung gestaltet sich zunehmend schwierig. Und wo war noch gleich der Abschlussbericht vom letzten Quartal abgelegt? Bereits 2014 hat Microsoft mit Delve (engl. „sich in etwas vertiefen“) eine Lösung für genau solche Probleme entwickelt. Als Office 365 App liefert das Tool alle Inhalte, Dokumente und Personen mit denen der Nutzer gerade zu tun hat oder die für seine momentane Arbeit relevant sind in einem card-basierten Feed aus. Das Ganze verhält sich ähnlich den beiläufigen Kontakt-Vorschlägen anhand eigener Profildaten in den einschlägigen, sozialen Netzwerken. Auf den so präsentierten Inhalten sind sofort alle nützlichen Metadaten wie Inhaltstyp, Ablageort, letzter Bearbeiter bzw. Publisher und eine kleine Inhaltsvorschau ersichtlich. Außerdem kann man die Inhalte nicht nur öffnen und teilen, sondern an dieser Stelle selbst auch kategorisieren sowie auf eigenen Boards dauerhaft fixieren bzw. verfolgen. Selbst E-Mail-Attachments aus dem Exchange-Postfach werden mit aufgelistet – doch selbstverständlich nur die eigenen. Generell liefert Delve nur Inhalte aus, für die man mindestens Leserechte besitzt. Im Personen-Feed hingegen tauchen alle Personen auf, die ähnliche Interaktionsmuster haben, also zum Beispiel auf die gleichen Dokumente zugreifen oder an den gleichen Meetings teilnehmen. Die Krone wurde der App bisher jedoch mit Delve Analytics aufgesetzt. Aus all den Daten, die benötigt werden, um aktuelle, personenbezogene Inhalts- und Kontaktvorschläge anzubieten, konnten mit Delve Analytics tiefe statistische Einblicke in die eigene Arbeitsweise gewährt werden. Die deskriptiven Statistiken umfassten eine umfangreiche Analyse der Arbeitszeit mit entsprechender Trendentwicklung, wie zum Beispiel der Meetingstunden oder der Zeit für die E-Mail-Bearbeitung. Quantifiziert wurde auch die gesamte Zusammenarbeit mit den Kollegen und Vorgesetzen. Ein kurzer Blick auf die wichtigsten Indikatoren genügte, um die eigene Arbeitsweise zu erfassen und bei Bedarf auch zu verändern, denn für die wichtigsten Kennzahlen konnten wöchentliche Ziele definiert und ausgewertet werden. Konnten? Richtig, denn aus Delve Analytics ist nun MyAnalytics geworden. Wohl aus Marketinggründen hat man das Tool umbenannt, es als eigene App neben Delve herausgestellt und gleich noch weitere Funktionen mit draufgepackt bzw. angekündigt. So ist es mit MyAnalytics nun möglich, wichtige interne und externe Kontakte an das Dashboard zu pinnen und die vergangene Zeit seit dem letzten Touchpoint zu tracken, um mit wichtigen Personen rechtzeitig in Verbindung und up-to-date zu bleiben. Außerdem soll es bald möglich sein, die persönlichen Schlüsselmetriken zu teilen (z. B. mit einem Coach), relevante Arbeitsgruppen abzubilden sowie das persönliche Zeitbudget für diese Gruppen festzulegen und zu analysieren (group insights). Diese Features sollen Anfang 2017 ausgerollt werden.

 

Brauchen wir sowas?

Angesichts der heutigen Überflutung des Markts mit neuen Tools und Technologien scheint diese Frage berechtigt. Doch gerade hier setzt der Business Case von Delve an. Microsoft Delve und MyAnalytics können bei richtiger Nutzung die persönliche Arbeitseffizienz erhöhen. Anstatt mit Zeit- und Energieaufwand aktiv projektbezogene Informationen einzuholen, informiert Delve die Anwender über Entwicklungen und Veränderungen im jeweiligen Arbeitsbereich. Anstelle der aufwändigen, manuellen Suche nach einem Dokument in einer fixen SharePoint- oder Ordnerhierarchie kann der bereits personalisierte Homefeed per Type-As-You-Find-Methode effizient durchleuchtet werden. Das spart produktive Arbeitszeit und schafft Raum für das Wesentliche. Da alle gelisteten Inhalte und Personen in Delve in irgendeiner Relation zum Anwender stehen, eignet sich das Delve Hub besonders gut, um Informationen und Entwicklungen zu erkennen, die zuvor im Alltag untergegangen wären. MyAnalytics wiederum kann wichtige Insights in die eigene Arbeitsweise offenbaren und bietet damit die Datenbasis für Optimierungspotenziale bei Planung, Strukturierung und Priorisierung der eigenen Arbeit sowie der Collaboration. Für Menschen die sich größtenteils im Office 356 Ökosystem bewegen, können solche Informationen sehr nützlich sein, um die eigene Effizienz zu bewerten oder negative Entwicklungen, wie z. B. Überbeanspruchung oder ein problematisches Zeitmanagement, frühzeitig zu erkennen. Es erscheint plausibel, dass sich durch den Einsatz von Delve ein globaler Benefit für die Arbeitskultur im Unternehmen einstellen kann. Denn gerade erfolgsorientierte Menschen suchen häufig nach konstruktivem Feedback zu ihrer Arbeitsleistung und Vorgehensweise und nach einem Benchmark an dem sie weiterwachsen können. MyAnalytics bietet alle diese Informationen und stellt die wichtigsten Kernmetriken immer auch dem globalen Unternehmensdurchschnitt gegenüber.

 

Wie funktioniert Delve?

Delve ist aus technischer Sicht hochinteressant. Im Grunde wurden zwei Technologien miteinander verbunden: die klassische Suchfunktion und moderne Machine Learning-Algorithmen. Microsoft taufte den dafür verantwortlichen Computing-Stack auf den Namen „Office Graph“. Im Prinzip werden über den Office Graph alle Dokumente und Personen in einem Office 365 Tenant mit Metadaten angereichert (Aktionen der Nutzer) und die Relevanz des Contents auf Basis verschiedener Signale mithilfe neuronaler Netzwerke kalkuliert. Solche Signale können z. B. das Lesen einer E-Mail, das Verändern eines Dokuments oder die Einladung zu einem Meeting sein. Ob und an welcher Position ein Inhalt oder eine Person in Delve angezeigt wird, hängt also von der berechneten, momentanen Relevanz ab, wobei Aktualität und Interkorrelationen des Contents sicher die bedeutendsten Einflussgrößen bei der prädiktiven Modellierung sind. Office Graph ist für eigene Business-Apps übrigens auch direkt über eine eigene API oder mittels Graph Query Language (GQL) für Entwickler zugänglich.

 

Wie lässt sich Delve ins Unternehmen integrieren?

Delve ist bereits seit 2014 Bestandteil von Office 356 und wurde seitdem stetig weiterentwickelt. Für die Nutzung des Features benötigt man mindestens eine Plan E1 Lizenzierung. MyAnalytics ist erst ab einer Plan E5 Lizenzierung als Feature enthalten. On-Premise Versionen beider Tools für Microsoft Office gibt es nicht und sind im Sinne von Microsofts Cloud-First Strategie auch nicht vorgesehen. Allerdings sind hybride Nutzungsszenarios technisch möglich. Eine dieser Möglichkeiten ist die Nutzung von Delve mit einem On-Premise SharePoint 2016. Die Office 365 Apps sind komfortabel in SharePoint 2016 integriert und nutzerbezogene Activity Streams sowie oft genutzte Links und relevante Seitenvorschläge können direkt aus dem Office Graph generiert und angeboten werden. In Delve hingegen werden dann auch Dokumente aus SharePoint berücksichtigt und zugänglich gemacht. Dafür wird die Hybrid Search-Funktion von SharePoint genutzt. Der Hybrid Crawler durchsucht dabei alle On-Premise-Inhalte samt Metadaten und pusht diese in den SharePoint Online Index, der seinerseits wieder eine Signalquelle für den Office Graph Stack darstellt. Auf der Roadmap von Redmond steht auch die Anbindung von weiteren, externen Signalquellen an die Office Graph API, wie z. B. für Line-of-Business Anwendungen und Services wie Salesforce oder SAP. Das würde die Flexibilität der Nutzungsszenarios für Delve und MyAnalytics nochmals erhöhen und die Lösungen auch außerhalb des Office-Universums interessant machen. Im Hinblick auf ByoD-Szenarien (Bring-your-own-Device) in den Unternehmen stehen Microsoft Delve und MyAnalytics auch als Mobile Apps in den Stores kostenfrei zur Verfügung. Weiterhin ermöglicht ein spezielles Outlook-Add-In die Reichweite und Lebensdauer eigener E-Mails im gesamten Office 365 Tenant zu messen.

 

Wie schaut’s mit dem Datenschutz aus?

Wie bereits angedeutet sind alle persönlichen Statistiken und Dokumente nur für den jeweiligen Anwender einsehbar und die gesammelten Informationen dienen nicht der Überwachung von Mitarbeitern. Dafür gibt es seitens Microsoft auch kein entsprechendes Werkzeug. Dennoch gilt wie bei allen Cloud-Produkten, dass man seinem Cloudanbieter entsprechendes Vertrauen entgegenbringen muss. Dank Microsofts zwei deutschen Rechenzentren, die treuhänderisch durch T-Systems verwaltetet werden, wird die Datenhaltung auch der aktuellen, deutschen Datenschutzgesetzgebung entsprechen, sobald die genannten Office 365 Services innerhalb der deutschen Cloud zur Verfügung gestellt werden. Das wird voraussichtlich im 1. Quartal 2017 geschehen. Ein viel größeres Risiko bei der Einführung von Delve sind hingegen falsch gesetzte Zugriffsrechte im eigenen System. Solche Probleme würde Delve rücksichtslos zu Tage fördern. Delve kann natürlich vom Administrator sowohl für den gesamten Office 365 Tenant deaktiviert als auch von einzelnen Mitarbeitern jederzeit abgestellt werden. Schade wäre nur, dass in letzterem Fall das eigene Verhalten nicht mehr als Informationsquelle für andere Nutzer verwertet werden kann. Überhaupt kann Delve seine Stärken erst richtig ausfahren, wenn es sich tief in das Unternehmen „eingegraben“ hat und flächendeckend genutzt wird – denn auch Machine Learning braucht Zeit und vor allem Daten. Neben den Datenschutzbedenken ist gerade dies der Grund dafür, dass ein professionell geplantes Konzept die Einführung von Delve begleiten sollte. Andernfalls würde Delve nur lückenhafte Statistiken und Inhalte liefern und wäre kein verlässlicher Ersatz für ein top-down reguliertes Dokumentenmanagement und Collaboration System.

 

…und das Fazit?

Delve hätte das Zeug dazu, die moderne Arbeitswelt zu revolutionieren, benötigt allerdings eine tiefe Integration in eine bestehende Microsoft-Infrastruktur um seine Potenziale voll zu entfalten. Zudem ist es auf einen kompletten bzw. partiellen Einstieg in die Microsoft Cloud angewiesen. Das kann natürlich ein Stolperstein bei der Einführung sein. Dennoch liegen die Vorteile der eingesetzten Technologie und die Benefits für ein digital organisiertes Unternehmen mit Blick auf die zunehmende Datenfülle und Aufgabendichte klar auf der Hand. Als Microsoft Gold Partner unterstützen wir unsere Kunden gern bei der Einführung mit kompetentem Consulting, einem durchdachten Konzept und allen notwendigen Dienstleistungen.

 

Quellen:

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Development, SharePoint

Selten entfaltet die Entwicklung stimmiger Softwareprodukte eine so starke Eigendynamik, wie es uns mit employ – unserer hauseigenen SharePoint-Prozesslösung für das Human Resource Management – passierte. Dabei stand am Anfang eigentlich eine ganz einfache Frage: „Wie zum Teufel bekommen wir unseren komplexen Bewerbungsprozess vereinfacht?“

Jahrelang war es immer das Gleiche. Kaum hatten wir eine neue Stellenanzeige geschaltet, erhielten wir umwerfend viele, gute und vielversprechende Bewerbungen. Jedes Mal sichteten wir zahlreiche Dokumente, sortierten aus, führten Bewerbungsgespräche, wählten unsere Favoriten, vergaben Probeaufgaben, machten Tests und bewerteten deren Resultate. Wir verglichen, prüften, diskutierten – kurz: Es war ein viel zu hoher organisatorischer und kommunikativer Aufwand für Geschäftsführung, Fachabteilungen und die HR-Kollegen. Insgesamt dauerten uns auch die internen Kommunikationswege einfach zu lang und es wurde immer klarer, dass sich etwas ändern muss. Dann eines Tages, als wieder ein vielversprechender Bewerber nach zwei Wochen Bearbeitungszeit absprang, war die rote Linie erreicht. Spürbar emotionale Spannungen durchfuhren die Büros wie ein etwas längerer Güterzug den Großstadtbahnhof. Während das Auge des Sturms sich an diesem Morgen gerade über der Zimmermitte zentrierte, kam zufälligerweise Torsten (Name geändert) aus dem SharePoint-Team nichtsahnend und guter Dinge in der HR vorbei, um seine wohlverdienten Mitarbeiter-Goodies in Empfang zu nehmen. Die Kolleginnen erinnern sich genau: Er lehnte in der Tür, in der rechten Hand den Morgenkaffee, entspannter Blick und hörte einfach kurz mit. „Naja“, merkte er in einer längeren Pause an, „machen wir doch einfach einen automatisierten SharePoint-Workflow draus!“ Torsten ging gelassen wieder an seine Arbeit, so als sei nichts weiter gewesen, doch die Idee für employ war geboren und bereits hier nicht mehr aufzuhalten.

 

 

Also machten wir uns ans Werk. Nachdem wir unseren Bewerbungsprozess analysiert und visualisiert hatten, nutzten wir erstmal einfache InfoPath-Formulare und den SharePoint-Designer – beides Bordmittel von SharePoint – für die komplexe Workflow-Modellierung. Dabei zeigte sich relativ rasch, dass wir mit diesen Werkzeugen an unser Grenzen stießen – vor allem in puncto Wiederverwendbarkeit und Effizienz. Also haben wir kurzerhand eine eigene SharePoint-Solution programmiert. Einiges an Hirnschmalz, Kaffeepackungen und Entwicklungsstunden wurde verbraucht und schon bald stand employ 1.0 für erste Tests zur Verfügung.

Es war eine Offenbarung: Mit der neuen Lösung konnten wir unseren Bewerbungsworkflow nicht nur vollständig automatisiert abbilden, sondern auch die Durchlaufzeiten um bis zu 80 % reduzieren. Die geringere Anzahl manueller Handlungen, die automatische Aufgabenerstellung und Benachrichtigung aller involvierten Personen sowie eine lückenlose Dokumentation des gesamten Prozessverlaufs machten es möglich.  

 

Kommt das Thema auf employ, steigt sofort das Interesse im Raum

 

  Das Ganze funktionierte so gut für uns, dass immer, wenn wir in Kundengesprächen begeistert von employ erzählten, sofort ein konzentriert gesteigertes Interesse den Raum erfüllte. Anscheinend waren wir nicht die einzige Firma mit diesem Problem – aber bis dato die einzige Firma mit employ. Doch das sollte sich von nun an ändern. Da die Abläufe in jedem Unternehmen etwas anders aussehen, gaben wir employ die größtmögliche Flexibilität, indem wir unsere eigene Workflow-Engine AnyFlow darin integrierten. Heute können wir damit effizient jeden erdenklichen Arbeitsschritt in employ abbilden – ohne eine Zeile Programm-Code schreiben zu müssen. Seitdem ist employ für jedes Szenario gewappnet, dank der Best Practice-Vormodellierung und der Möglichkeit des Template-Imports ist das Bewerbermanagement in wenigen Minuten einsatzbereit und dennoch kinderleicht an die jeweiligen individuellen Anforderungen anpassbar. Die Lösung besticht durch ein übersichtliches Dashboard, frei konfigurierbare Formulare sowie selbstverständliche Basis-Features, wie z. B. dem Aufgaben- und Terminmanagement oder das ausgeklügelte Rollen- und Rechtesystem.

 

 

Bei so viel Potenzial lag es nahe, aus employ noch viel mehr zu machen. Etwas, womit das gesamte HR-Management einer Firma an einem zentralen Ort verwaltet werden kann. Unseren SharePoint-Entwicklern – allen voran natürlich Torsten –  kribbelte es bereits in den Fingern. 200 Kaffeetassen später hatten wir neben dem originären Bewerbungsmanagement noch zwei weitere Module für die Bereiche Stellen- und Einstellungsmanagement fertiggestellt.

 

Dieses Tool hat sich zu einer Power-Solution für Personaler entwickelt

 

  Mit dem Stellenmanagement kann nun der gesamte Ausschreibungsprozess samt Genehmigungsworkflow optimal geregelt werden. Von der Bedarfsmeldung der Abteilungen über die Anforderungsdefinitionen des HR-Teams bis zur automatischen Publikation in einschlägigen Job-Portalen – an alles wurde gedacht. Das Einstellungsmodul hingegen sorgt für die automatisierte Abwicklung und Unterstützung bei der Integration und Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Arbeitsplätze können schneller vorbereitet, einstellungsrelevante Entscheidungen zentral festgehalten und gegebenenfalls ein Mentor bestimmt werden. Aufgaben und Benachrichtigungen erreichen jetzt termingerecht alle involvierten Personen und auch die Auslieferung von Nutzerkonten, Zugriffsrechten oder Zugangskarten kann perfekt standardisiert vonstattengehen. Damit hat sich employ endgültig emanzipiert und zu einer Power-Lösung für Personaler entwickelt.

 

 

Ende 2016 wird unser viertes employ-Modul released. Mit der Integration des kompletten Mitarbeitermanagements in employ bauen wir eine vollständige und hochflexible HR-Lösung auf. Die Verwaltung und Pflege aller Stammdaten, Dokumente und Qualifikationen wird dann direkt über employ ermöglicht. Mitarbeiter werden über Self-Service-Funktionen z.B. in der Lage sein, neue Arbeitsmittel oder Weiterbildungsmaßnahmen direkt anzufragen. Das Modul schließt somit den Kreislauf und bildet sowohl Start- und als auch Endpunkt aller personalwirtschaftlichen Prozesse – vom Mitarbeitergespräch bis zum Ausstellungsprozess.

 

 

Ein kurzes Schlusswort

Employ beschleunigt und vereinfacht das moderne Personalmanagement und nicht nur im Entwicklerteam hinterlässt das Projekt feucht glänzende Augen. Auch das Management und unsere Kunden sind davon begeistert. Die HR-Abteilung atmet spürbar auf und es weht ein frischer Wind durch die Büros – auch an Torstens Platz vorbei, wo ein heißer Kaffeepott neben der Tastatur genüsslich vor sich her duftet. Robert Otto – Trans4mation  

Quellen / Daten

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Was lange währt, wird gut. Nach Jahren der (Neu)Orientierung scheint es, als habe Microsoft zu sich selbst gefunden und wartet nun mit einer Vielzahl an coolen Innovationen und neuen Konzepten auf. Eines davon möchte ich Ihnen heute einmal vorstellen: Microsoft PowerApps.

Im Prinzip handelt es sich bei PowerApps um ein Baukastensystem mit dem Enterprise Kunden und Mitarbeiter eigene Business Anwendungen zusammenstellen können – und das ganz ohne die Nutzung von Programmcode. Das Konzept entspringt der Arbeitsweise sogenannter Mashups, wie sie bereits aus der Webentwicklung bekannt sind. Dabei werden einzelne Services und Module unterschiedlichster Anbieter je nach Anwendungszweck neu zusammengestellt, verbunden und mit Daten gefüttert. Das wohl bekannteste Beispiel ist die Anwendung des Kartendienstes „Google Maps“ auf Webseiten, der über eine API-Schnittstelle eingebunden und mit eigenen Daten angereichert sowie optisch angepasst werden kann.

 

 

Eines wird damit schon deutlich: Mashups brauchen das Netz. Nicht verwunderlich also, dass die fertigen PowerApps entweder Webanwendungen für den Desktop-Browser oder Mobile Apps für iOS oder Android sind. Die Tage der reinen Desktop-Applikationen sind gezählt. Für die Erstellung der Apps bietet Microsoft die Anwendung PowerApps Studio an. Neben umfangreichen Vorlagen, Templates, Masken und Formularen stehen hier vielfältige Datenverbindungen zur Verfügung, um die PowerApps zum Leben zu erwecken. Die Datenquellen können dabei fast überall liegen – als Excel-Listen bei Office 365, auf dem Webspace, beim Cloud-Anbieter, in SQL-Datenbanken und sogar im SharePoint.

 

 

Die Integration des Microsoft Dienstes Flow ermöglicht zudem den Aufbau unterschiedlichster Workflows zwischen einer PowerApp und populären Social Media Diensten (z.B. Twitter, Facebook oder Youtube), aber auch zu anderen Business Anwendungen des Softwaregiganten (z.B. Dynamics CRM, TFS, SharePoint, Office 365 usw.). Beispielsweise könnte in eine PowerApp ein Kundenauftrag vor Ort eingeben werden und dieses Ereignis triggert dann automatisch einen Eintrag im CRM. Daraufhin wird eine Benachrichtigung auf die PowerApp eines Kollegen gesendet und um seine Freigabe für diesen Auftrag gebeten, die umgehend erfolgt – ohne doppelte Arbeit und zusätzlichen Absprachen.

Der Abbildung bzw. Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse sind hier kaum Grenzen gesetzt. Ob einstufig oder mehrstufig, ob mit app-übergreifenden Aktionen für die Benachrichtigungen, Datensynchronisierung, Datenorganisation oder Genehmigung – die Kombination von PowerApps und Microsoft Flow trägt einiges an Potential in sich.

Zum Schluss werden fertige Apps in der Microsoft-Cloud gehosted, was natürlich ein Problem beim Datenschutz sein kann. Als Nutzungsgrundlage müssen in Unternehmen also das Vertrauen in Microsoft als Cloud-Anbieter vorhanden sein und rechtliche Bestimmungen beim Umgang mit den Daten abgeklärt bzw. eingehalten werden.

 

 

Wenn man die enormen Vorteile von PowerApps betrachtet und bedenkt, dass für diese Flexibilität keine Zeile Code mehr geschrieben werden muss, kann berechtigt die Frage gestellt werden, ob Programmierer in naher Zukunft nicht vielleicht überflüssig werden und eine Entlassungswelle in der IT Branche droht.

Meiner Meinung nach ist diese Befürchtung allerdings unberechtigt. Neben der Heterogenität an Software-Ökosystemen, Einsatzzwecken und Technologien am Markt, reicht auch schon ein einfacher Blick in die Dokumentation von PowerApps um zu erkennen, dass Laien – ohne ein grundlegendes Verständnis von Mechaniken der Informationstechnologie ­– kaum in der Lage sein werden eine komplexe PowerApp zeiteffizient aufzubauen. Auch die Analyse und umfassende Planung von Geschäftsprozessen braucht einiges an Know-How. Dafür ist selbstverständlich die Entwicklung einer einfachen App insgesamt wesentlich einfacher und günstiger, solange keine Sonderwünsche oder ausgefallene Anforderungen hinzukommen. Andernfalls müssen dann doch wieder die Profis ran und dedizierte API-Schnittstellen samt Diensten schreiben.

Doch bis es soweit ist, dauert es möglichweise noch etwas. PowerApps Studio ist derzeit nur als Preview Version für Office 365 Kunden mit „Geschäfts- oder Schulkonto“ zu Testzwecken verfügbar.

 

Fazit

Insgesamt haben wir mit PowerApps eine extrem flexible und plattformunabhängige Mashup-Lösung im Anmarsch. Der Name ist in diesem Fall tatsächlich Programm. Abstriche muss man, wie bei jedem cloudbasierten Produkt,  bei der hundertprozentigen Datenhoheit machen. Wie dem auch sei, wir dürfen gespannt bleiben, wie dieses Werkzeug den Markt für Line-of-Business Anwendungen, die Zusammenarbeit in vernetzten Unternehmen und die Arbeitsweise von Entwicklern beeinflussen wird.

Robert Otto – Trans4mation

 

Quellen & Links

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Abseits des Mainstreams wurde SharePoint 2016 am 6. Mai 2016 relativ leise released. Dabei hätte eines der erfolgreichsten Produkte von Microsoft wesentlich mehr mediale Aufmerksamkeit verdient. Rund um den Globus setzen immer mehr Unternehmen und Konzerne auf diese gereifte Collaboration-Plattform. Grund genug für uns, sich einmal mit der neusten Version des wohl etabliertesten Enterprise Content Management Systems zu beschäftigen.

 

SharePoint 2016 erschien am 06.05.2016

Bildquelle: Microsoft

 

Tobias Gäbler, Leiter unserer SharePoint-Abteilung bei Trans4mation, lächelt während des Interviews für diesen Beitrag wissend in sich hinein. Natürlich will auch ich erfahren, was die neuen Features von SharePoint 2016 sind, welche bedeutenden Änderungen wir zu erwarten haben und wie die neue Version aus der Sicht von Professionals bewertet wird. Und er, bzw. Microsoft haben Glück, denn ich mag SharePoint – ziemlich gern sogar. Wer also einen zu 100% neutralen Bericht erwartet, könnte natürlich an dieser Stelle bereits die Flinte werfen. Ich ermuntere dennoch zum Weiterlesen, denn wir werden hier auch ein wenig die Wermutstropfen kosten und eine sachliche Bilanz ziehen.

Soviel sein schon mal gesagt: Wer bei SharePoint 2016 eine Vielzahl sichtbarer Neuerungen erwartet hat, wird wohl eher ernüchtert sein. Die wesentlichsten Änderungen gibt es vor allem in der Architektur, also im technischen Hintergrund und weniger auf der funktionalen Seite. Microsoft hat sich hier dafür entschieden die Architektur der On-Premise Version identisch mit der Online-Version zu halten und letztere gemäß eines Cloud-First Prinzips zuerst mit Updates zu versorgen. Damit dürften spätere Aktualisierungen der On-Premise Version aufgrund der vorgelagerten Massentests durch Online User wesentlich ausgereifter und stabiler laufen. Überhaupt wurde mit der Version 2016 die  Grundlage für ein SharePoint geschaffen, welches sich dynamisch durch automatisierte Updates und cloudbasierte Feature-Upgrades weiterentwickeln kann – ein neuer strategischer Ansatz, den der Software-Veteran aus Übersee bereits seit Windows 10 stringent verfolgt. Dieser engeren Verbindung folgend, können nun auch Features von OneDrive for Business in On-Premise Versionen genutzt werden. Allem voran ist hier natürlich Microsoft Delve als eine sehr interessante Erweiterung für die interne Suchfunktion zu nennen. Delve liefert als Machine-Learning-Algorithmus je nach Nutzeraktionen im gesamten Office-SharePoint-Ökosystem die automatisch assoziierten bzw. alle zu einem Thema gehörigen Dokumente als Suchergebnisse on-the-fly aus. An diesem Punkt hört man faktisch schon den Aufschrei des Datenschutzbeauftragten – womit wir bei dem Geschmack der ersten Wehrmutstropfen angekommen wären. Denn natürlich müssen zu diesem Zweck alle Dokumente zunächst von einem Cloud Service analysiert und indexiert werden. Ob dieses praktische und technisch raffinierte Feature zum Datenschutzkonzept des eigenen Unternehmens passt, steht natürlich auf einem anderen Blatt und sollte zuvor gründlich abgewogen werden. Doch übermäßige Anspannung ist nicht nötig: Delve kann natürlich einfach deaktiviert werden. Grundsätzlich vereinfacht wurde der Aufbau der Schnittstellen und der Administration für die Option eine On-Premise Umgebung mit einer dedizierten SharePoint Online Umgebung verbinden zu können, was besonders bedeutsam für die Verwendung von SharePoint in Extranent-Szenarien ist. Diese Möglichkeit gab es zwar auch schon in der Version 2013, wurde hier aber gerade mit Blick auf das Sharing besser gelöst. So ist es nun zum Beispiel möglich die Suchfunktion über beiden Umgebungen gleichzeitig laufen zu lassen, so dass sowohl Online als auch On-Premise durchsucht werden kann. Wo wir gerade beim Thema Administration sind: Microsoft führt mit seinem „MinRole-Konzept“ neue Farmmodelle mit SharePoint 2016 ein, was SharePoint Admins freuen sollte. Durch eine Art Template-System wird die Skalierbarkeit heterogenen Farmen gerade auch für größere Konzerne wesentlich beschleunigt. Einem neuen Server wird einfach eine wiederverwendbare „MinRole“ zugewiesen und sofort fügt sich der frische Gehilfe in die ihm zugewiesene Rolle, wie z.B. Datenbankverbindung, Workflows oder User Requests ein. Etwas bitter für kleinere Unternehmen ist die Entscheidung Microsofts, SharePoint Foundation ab sofort nicht mehr kostenfrei mit Windows Server Lizenzen auszuliefern. Für diese Zielgruppe möchte Redmond anscheinend eher seine Cloud-Lösungen Office 356, OneDrive for Business und SharePoint Online positionieren. Allerdings sind sowohl Wartungs- und Administrationsaufwand bei einer On-Premise Lösung für kleinere Betriebe nicht zu unterschätzen, weshalb die Cloud-Angebote vom Microsoft gewiss ihre Marktberechtigung haben.

 

FAZIT

Am Ende konnte ich meiner fachlichen Quelle doch noch eine globale Bewertung und Empfehlung hinsichtlich der neuen Version entlocken. „Das Upgrade auf 2016 ist vor allem für Unternehmen interessant, die ihre Kosten für Wartung und Betrieb senken wollen. Die veränderte Architektur von SharePoint 2016 schafft zudem die Voraussetzungen für stabile sowie validierte Updates und Upgrades, für cloudbasierte Features und einen reibungslosen Hybrid-Betrieb bei effektiver Skalierbarkeit.“ Und da war es dann auch schon im Kasten, das Ganze. Bei Trans4mation testen wir SharePoint 2016 übrigens schon neugierig aus und auch erste Kunden fragen bereits nach Migrationsoptionen, was wir natürlich grundsätzlich begrüßen. Bei Fragen oder Beratungsbedarf stehen unsere erfahrenen SharePoint Consultants immer für Sie bereit! Robert Otto – Trans4mation

 

Links & Quellen

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Wir haben eine SharePoint-App erstellt, die ab sofort kostenfrei im SharePoint- bzw. Office-Store verfügbar ist.

App icon - T4M Tag CloudSharePoint ist als Systemlösung für die interne Dokumentenverwaltung mittlerer und großer Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Vor allem in größeren Unternehmen befinden sich viele Items, Listen und Dokumente in einer meist (mit)gewachsenen Informationsstruktur. Die Zeit, die für die Suche von Einzelinformationen in SharePoint aufgewandt werden muss, steigt daher an – gerade auch für Benutzer, denen die firmenspezifische Informationsstruktur noch unvertraut ist. Abhilfe schaffen hier Ergebnislisten von Volltextsuchen oder manuell definierte Quick-Links (Favoriten), die als Webparts verfügbar sind. Im Internet haben sich zudem sogenannte Schlagwortwolken (engl. tag clouds) etabliert. Mit Klick auf ein entsprechendes Schlagwort innerhalb einer Tag Cloud, erscheint eine Auflistung aller passenden Informationen, die zuvor mit jenem Suchbegriff assoziiert worden sind. Die Auswahl eines der Treffer auf der Liste führt dann direkt zum angefragten Item oder Dokument. Der Unterschied zur Volltextsuche: Die gefundenen Informationen stehen in einem echten semantischen Zusammenhang mit dem Schlagwort und sind nicht vom jeweiligen Textinhalt abhängig. Weiterhin kann die Informationssuche so besser gelenkt werden und über optische Vergrößerung der Schlagworte, in Abhängigkeit der Häufigkeit ihres Vorkommens im System, wird die kognitive und visuelle Beanspruchung bei der Informationssuche weiter vermindert. Der Einsatz einer Tag Cloud kann die individuelle Suchzeit deswegen signifikant verkürzen (vgl. Gwizdka, 2009). An der Optimierung solcher interner Workflows haben auch wir bei Trans4mation ein großes Interesse. Da SharePoint ebenfalls auf Webtechnologie basiert und durch Apps flexibel erweiterbar ist, hat Trans4mation aus diesem Grund eine eigene Tag Cloud App entwickelt, die ab sofort im SharePoint- bzw. Office-Store zum Download zur Verfügung steht.

 

T4M Tag Cloud mit Schlagworten

 

Man könnte vermuten, dass es bereits zahlreiche Tag Clouds für SharePoint in den Stores gibt. Dass dem nicht so ist – gegenwärtig gibt es nur zwei alternative Apps – zeigt, dass die Entwicklung einer solchen App einiges an Know-how erfordert. Was die T4M Tag Cloud gegenüber den Konkurrenzprodukten so attraktiv macht, sind ihre flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten, die Ausführung in zwei Sprachversionen (englisch u. deutsch) und natürlich der unschlagbare Preis. Doch sehen wir uns die Software-Extension noch etwas genauer an.

 

Die T4M Tag Cloud im Detail

Im Grunde liest die App mittels Suchabfrage über die REST-API alle Tags aus den Meta-Daten der Listen und Bibliotheken von SharePoint aus. Die Tag Cloud kann nun auf jeder beliebigen Seite als Webpart eingebunden werden. Hierbei helfen zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten die Instanzen der Tag Cloud auf ihren Einsatzort und -zweck genau abzustimmen. Fünf Einstellungsmöglichkeiten haben wir implementiert. Konfigurationsmenü T4M Tag Cloud1. Die Anzahl der Suchergebnisse kann hinter jedem Schlagwort optional angezeigt werden. 2. Die Berechnungsmethode für die dynamische Größendarstellung der Schlagworte kann entweder linear oder logarithmisch erfolgen. Je nach Anzahl der Suchergebnisse und ihrer Verteilung, kann die logarithmische oder die lineare Berechnung ein besseres Ergebnis bei der Darstellung liefern. 3. Die Ausgabeseite für die Suchergebnisse ist individuell definierbar (über URL bzw. relativen Link) oder nutzt die Standardausgabe von SharePoint. Auf individuellen Ausgabeseiten sollte hierfür ein Suchergebnis-Webpart eingebunden sein. 4. Für die Tag-Cloud kann ein Titel vergeben werden, welcher oberhalb der Tag Cloud in einer Titelleiste erscheint. Hierbei sind auch HTML-Tags erlaubt. Die Titelanzeige ist somit frei gestaltbar. 5. Das Auslesen von Tags und Suchergebnissen ist auf bestimmte Listen und Dokumentenbibliotheken eingrenzbar (Verwaltete Eigenschaften). Hierzu können einfach die benutzerdefinierten „Managed Property“ eintragen werden. Wichtig ist an dieser Stelle nicht zu vergessen in der zentralen Administration in der jeweiligen „Managed Property“ die Option „Refinable“ auf „Yes“ zu stellen.

 

Herausforderungen bei Entwicklung und Veröffentlichung

Die T4M Tag Cloud App basiert vollständig auf JavaScript und baut hierbei auf dem jQuery-Framework auf. Etwas knifflig war das Auslesen des Term-Stores von SharePoint, der in Gruppen, Sets und beliebig tief verschachtelten Subsets unterteilt ist. Dabei ist die Tiefe und Struktur der Verschachtelung für die App natürlich unbekannt. Die Lösung brachten hier asynchrone JS-Requests an die REST-API mit definierten Callback-Events. Ein weiterer Stolperstein war die Veröffentlichung im SharePoint-Store. Eingereichte Apps werden von Microsoft gründlich geprüft. Für unsere App war dieser Prozess nur zweistufig. Hier haben wir uns als Publisher streng an den Validierungskriterien von Microsoft orientiert.

 

Die Installation der App

Die Installation der App ist für SharePoint-Administratoren denkbar einfach. Dazu wechselt man zu „Site Contents“ und wählt das Icon „add an app“. Nun findet man in der Sidebar den Verweis zum SharePoint-Store, kann darin nach der „T4M Tag Cloud“ suchen und diese per Klick hinzufügen. Ist dies geschehen, taucht die App dann in der Liste unter „Site Contents > add an app“ auf und kann ausgewählt werden. Nachdem bestätigt wurde, dass dieser App vertraut wird, ist die T4M Tag Cloud als Webpart verfügbar. Wie gewohnt kann die App nun auf jeder Seite unter „Edit Page“ als Webpart hinzugefügt und konfiguriert werden.

 

Das Fazit

Mit der T4M Tag Cloud App für SharePoint 2013 erhält man eine zweisprachige Lösung zur Steuerung und Beschleunigung interner Suchanfragen. Dabei lässt sich die App auf jeder SharePoint-Seite frei als Webpart einbinden und ist individuell konfigurierbar. Wir sind stolz auf unsere erste, weltweit verfügbare App im SharePoint-Store und möchten andere gern an dieser Premiere teilhaben lassen. Aus diesem Grund ist unsere Tag Cloud als Freeware erhältlich.


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Quellen/Links:

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