Die 7 Stufen zur Vollkommenheit mit Microsoft 365

Immer wieder erleben wir als IT-Dienstleister, wie viele unserer Kunden mit sich ringen, wenn es um das Thema Cloudservices geht. Viele scheinen die betriebswirtschaftlichen Benefits von Office 365 und Microsoft 365 nicht genau zu erkennen. Umso schöner, wenn Kunden nach ihrer eigenen Analyse mit dem Wunsch auf Implementierung von selbst auf uns zu kommen. Ein besonders erzählenswertes Beispiel ist das eines Administrators (39) aus einem mittelständigen Verlagshaus:

Als gestresster Europäer bin ich in dieses kleine Bergdorf am Fuße des Himalayas gekommen. Kein Handyempfang, kein Netz, keine Supporttickets – nur die alte Meditationsglocke des Klosters bestimmt den Rhythmus der Tage und das Rufen der Mulis stört hin und wieder die ausgedehnte Stille. Heute dann das erste Gespräch mit dem alten Meister. Aus seinem Gesicht lachten mir kleine wache Augen zwischen den unzähligen, Gebirgsfalten entgegen. Er erzählte mir von den sieben einfachen Schritten, um in jeder Hinsicht Vollkommenheit zu erlangen und ich lauschte gebannt. Bei einem heißen Masala-Tee mit fantastischem Ausblick blicke ich nun auf das wolkenverhangene Tal unter mir, lasse das Gespräch nachwirken und verstehe auf einmal, dass diese Prinzipien überall ihre Geltung haben – in jedem Projekt, in jedem Prozess, im Leben selbst. Inspiriert lasse ich meiner Phantasie freien Lauf.

In Gedanken sehe ich zurück auf meinen Arbeitsplatz in Deutschland. Hier könnte ich diese Erkenntnis auch praktisch anwenden. Die abschließende Bewertung von Microsoft 365 für unser Verlagshaus steht gerade aus und bietet sich als ein erstes Projekt geradezu an. Über dieses ganzheitliche und cloudbasierte Software-Paket der weltgrößten Softwareschmiede hatte ich bereits kurz vor meinem Abflug im Angebot unseres IT-Partners gelesen.

1.       Betrachte dein Schicksal

Verstehen Sie mich nicht falsch: Ich mag meine Arbeit als Admin in der Firma. Ich betrachte alle IT als einen konsolidierten Ausdruck der mentalen Leistungen des Menschen – als ein extrem hilfreiches Werkzeug, um unseren Verstand zu erweitern und zu entlasten. Einzig der ständige Umbau dieser Strukturen und die enorme technische Anpassungsleistung in einer immer komplexer werdenden und sich wandelnden Welt stehen diesem Grundgedanken, wie ich finde, diametral entgegen. Jedes Jahr kommen unzählige neue Updates, Bedrohungen, Datenschutzgesetze, Technologien und mobile Geräte hinzu, die meine Arbeit komplexer und aufwendiger machen. Unsere gesamte Infrastruktur fragmentiert sich über die Jahre in einzelne Cloudservices, On-Premise-Ressourcen und diverse mobile sowie stationäre Clients. Meine eigenen Projekte und andere kundenbezogene Aufgaben leiden bereits darunter. Niemand kann sich derart zerteilen und wir benötigen auf lange Sicht wohl noch weitere Mitarbeiter, um unsere Infrastruktur weiter auf diesem Level betreiben zu können. Natürlich, ohne dass dadurch ein zusätzlicher Gewinn im Kundengeschäft zu erwarten wäre.

2.       Hinterfrage deine Strategie

Unsere monatlichen Aufwände (TCO) für einen Arbeitsplatz betragen ca. 230,- € (ohne Strom, Miete, Heizung etc.). Darin enthalten sind alle Kosten für die gesamte Infrastruktur. Also für Hardware, Softwarelizenzen, Support, Absicherung, Administration, Setup und Dokumentation. Aus Sicherheits- und Datenschutzbedenken haben wir bisher auf einen All-in Cloudansatz bei Microsoft verzichtet. Ein eigener Server-Stack bildet daher das Herz unserer Infrastruktur. Mitarbeiter im Außendienst greifen per VPN auf das Unternehmensnetz, ihre Daten, Telefonie und das Intranet zu. Für all diese Services betreiben wir verschiedene Server-Dienste. Hinzu kommt eine recht lockere BYOD-Politik. Mitarbeiter bringen ihre eigene Devices mit und nutzen darauf z. B. Exchange, um auch mobile wichtige Daten und Termine verfügbar zu haben. Die Sicherheitsrisiken sind dadurch natürlich größer. Zudem sind unsere Server schon etwas veraltet und wir füllen die funktionalen Lücken mit Drittanbieter-Lösungen auf. Doch deren Wartung und die Beschäftigung mit all diesen Themen kostet immer mehr Zeit. Und mit der steigenden Komplexität verteuern sich auch unsere Updatekosten. Hinzu kommen von extern immer höhere Anforderungen an den Datenschutz und an die IT-Sicherheit. Allein dadurch sind unsere TCO letztes Jahr um ca. 12% gestiegen. Da stellt sich mir aus betriebswirtschaftlicher Sicht schon die Frage, ob das noch der richtige Weg ist. Der Meister würde sagen: Im stetig universellen Wandel von Erschaffung und Auflösung befinden wir uns derzeit eher am Beginn der auflösenden Phase. Die Zeit für eine neue Strategie bricht an.

3.       Entdecke neue Möglichkeiten

Eine Alternativlösung wäre das neue Produkt und Servicepaket Microsoft 365.  Das Bundle verspricht eine intelligente und sichere Komplettlösung für die bestmögliche Unterstützung unserer Mitarbeiter. Um Microsoft 365 zu verstehen, sollte man zunächst wissen, was Office 365 ist. Ich habe das so verstanden, dass Office 365 eine cloudbasierte Variante der Microsoft Office Produkte ist, die in einem SaaS-Modell nutzerbezogen angemietet wird und durch vielfältige Zusatzfunktionen sowie Apps sehr nützliche Features, wie z. B. mobiles Filesharing, Dokumentenmanagement, Collaboration-Funktionen, Business Intelligence Features und detaillierte Nutzungsanalysen bietet.

Mit dem neuen Paket hat man nochmal etwas draufgelegt. Mit Microsoft 365 erhält man nun neben den Office 365 Features auch das aktuellste Windows, umfangreiche und zentrale Verwaltungstools für Nutzer und Geräte, Self Service PC-Bereitstellungsfunktionen, Automatismen für Roll-Out und die Installation von Office Apps, geräteübergreifenden und EU-konformen Datenschutz sowie Malware Protection, eine WLAN-unabhängige Dokumenten-Cloud für Mobilgeräte (1 TByte pro Nutzer) und neue Eingabeformen (z. B. Sprachsteuerung). Im Prinzip wird das komplette softwareseitige Client Management mit cloudbasierten Tools erledigt und das zugehörige Feature-Paket ist so umfangreich, dass es den Umfang meiner Ausführungen bei weitem sprengen würde.

4.       Wähle deinen Weg

Wie ich mich erinnere, kommt Microsoft 365 in zwei verschiedenen Ausführungen: Business und Enterprise. Die günstigere Business-Variante eignet sich vor allem für KMU, bei denen die Nutzerzahlen unterhalb von 300 liegen. Hier ist eine parallele Integration eigener On-Premise-Infrastrukturen, wie Active Directory-Domänen-Controller, SharePoint-Server nicht vorgesehen. Das Identitäts- und Zugriffsmanagement erfolgt also rein cloudbasiert. Dafür gibt es eine vereinfachte Verwaltungsoberfläche, über die alle Nutzer, Devices und Richtlinien komfortabel administriert werden können. Eigentlich bereits ideal für uns, wenn wir auf unsere eigenen Server verzichten wollen.

Die Enterprise-Option hebt einige Beschränkungen der Business-Version auf. Neben dem Mischbetrieb aus On-Premise und Cloud-Ressourcen, bietet Microsoft hier erweiterte Lizenzen für sein OS und die Office Apps an. Verbesserte Formen der Zusammenarbeit wie Microsoft Teams, Telefonie und die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit gehören genauso zum Paket wie verbesserte Mobilitäts- und Sicherheitsfunktionen sowie erweiterte Datenschutzgarantien. Microsoft 365 Enterprise kommt als Plan E3 und Plan E5. Gegenüber dem Plan E3 hat E5 ein Audiokonferenz- und Telefonsystem integriert, besitzt einen erhöhten Bedrohungs- und Informationsschutz, bietet das Azure Active Directory in der Version P1 statt in der P2 und liefert neben den üblichen Telemetriedaten auch die Business Intelligence Tools Power BI und MyAnalytics. Die Enterprise-Version kann also auch eine Option sein. Umso besser ich mich, mein Business und seine Ziele kenne, desto leichter fällt mir hier die Entscheidung.

5.       Entfalte deine Kräfte

Microsoft verspricht geringere TCO beim Betrieb der Clients durch den Einsatz von konsolidierten Lösungen, dem einfachen Management, der Nutzung der Self Service-Funktionen und dem Wegfall des Betriebs eigener Infrastrukturen. Das erscheint logisch. Das bereits reine SaaS-Angebote bei richtiger Strategie oftmals günstiger als On-Premise-Lizenzen sind, wurde schon oft gezeigt. Wenn nun ganze Teile unserer ohnehin zu modernisierenden Infrastruktur in der Cloud gemanagt werden, fallen natürlich jede Menge direkte und indirekte Folgekosten weg. Auch bei uns sieht diese Bilanz positiv aus. Schon allein, dass ich weiterhin unsere IT allein stemmen könnte, zieht die Zahlen ins Positive.

Wie sieht es mit dem Return-on-Invest aus? Bereits für Office 365 hat Microsoft mit einer beauftragten Studie belegt, dass für KMU nach 3 Jahren ein ROI von 154 % zu erwarten ist. Für Microsoft 365 ist aufgrund des höher angesiedelten Service Levels auf der Clientebene sehr wahrscheinlich mit einer Freisetzung noch höherer Potentiale zu rechnen. Zudem sind viele der Features des Pakets darauf ausgelegt, direkt die Zusammenarbeit in Teams und das nahtlose, mobile Arbeiten zu verbessern, was sich deutlich in erhöhter Kreativität und Produktivität niederschlagen sollte. So könnten wir unsere Kräfte maximal auf unsere Aufgaben konzentrieren und unsere Umsätze ganz natürlich steigern. In der Ruhe liegt die Kraft – mal wieder.

6.       Lass alle profitieren

Dank der bereits durch Office 365 bewährten Collaboration Tools wie Yammer, SharePoint Online und Microsoft Teams käme es zur unternehmensweiten Vernetzung von Inhalten, Personen und Dokumenten. Soziale und organisatorische Strukturen in der Firma würden direkt abgebildet – gut für Zusammengehörigkeit und Orientierung. Mit den KI-Features und den Telemetrie-Tools könnten wir Dokumente schneller verfügbar haben, mehr Synergien erzeugen und individuelle Leistungsfeedbacks erhalten. Durch neue Arbeitsmethoden, wie Freihandschrift, Sprachbefehl oder Touchsteuerung auf den mobilen Devices bekommen unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, unmittelbarer und damit unbeschwerter zu arbeiten. Unbeschwerter wird für mich auch die Administration und Verwaltung unserer IT-Ressourcen durch die einfache und integrierte Verwaltungsmöglichkeit an einer Stelle sein. Unser Unternehmen wird durch die gemanagte Infrastruktur auf die jeweils besten Sicherheitsmethoden zurückgreifen können, für komplexe BYOD-Szenarien gewappnet und beim Thema Datenschutz dank GDPR-Garantien (EU-richtlinienkonformer Datenschutz) zukunftssicher aufgestellt sein. Und nicht nur ich werde deswegen ruhiger schlafen können. Zu guter Letzt könnten wir auch auf unsere langjährige Partnerschaft mit unserem IT-Dienstleister setzen. Als direkter Microsoft Partner kann er den Weg ebnen und uns bei der Einführung von Microsoft 365 unterstützen. Als alter Hardware-Hase wäre ich mit der Umstellung zunächst doch ziemlich überlastet und auch unser Partner wird sich mit diesem Deal sicher arrangieren können. Mit des Meisters Worten: Wann immer du deinen Weg gehst und nicht stur am Alten festhältst, werden alle in deiner Umgebung davon profitieren.

7.       Loslassen und aufsteigen

Jetzt erinnere ich mich auch an die zusätzlichen Leistungen unseres IT-Partners, die uns im Zuge der Microsoft 365-Anfrage genannt wurden. Konkret ging es darum, selbst die verbleibende Client Hardware komplett zu leasen und damit das Workplace Outsourcing komplett zu machen. Jegliche hardwarebezogene Leistung wie Beschaffung der neusten Geräte, Wartung, Support und Recycling würde der Anbieter übernehmen und uns natürlich in allen Fragen zu Microsoft 365 wie gewohnt zur Seite stehen. Würde mein Job dadurch überflüssig? Eher nicht. Als Admin für Microsoft 365 gibt es immer noch viel zu tun, aber ich müsste mich nicht jedem kleinen Hardware-Problem widmen, sondern würde unsere Infrastruktur einfach virtuell managen. Vorbei die Zeit der stundenlangen und oft frustrierenden Lösungssuche in diversen Fachforen und auf Dokumentationsseiten. Die gewonnene Zeit könnte ich in meine Kundenprojekte und meine berufliche Karriere stecken. In diesem Fall wäre das Loslassen tatsächlich der Schlüssel zum Erfolg.

Während mir das alles klar wird, blicken meine Augen tief versunken ins Tal hinab. Doch langsam komme ich wieder an – im Hier und Jetzt. Es ist schon komisch. Nach all den Jahren bin ich hier oben, auf dem Dach der Welt, sozusagen in der Cloud auf die Cloud gekommen. Die Meditationsglocke ruft mich zurück ins Kloster. Ich erhebe mich und ein Lächeln liegt auf meinem Gesicht, als ich mir vorstelle, wie ich das Ganze auf Arbeit präsentiere.

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